浅谈采购文本制作过程中影响政府采购效率因素

【摘要】政府采购是有着规范的操作流程的工作，但是只讲规范不谈效率，规范就没有生命力，如果只讲效率不讲规范，就与政府采购公平宗旨相违背，所以正确处理规范和效率关系是推动政府采购完善的重要内容，采购文本制作环节作为政府采购流程中的重要一环节，对政府采购效率有着重要的因素。本文将从采购文本制作环节来分析如何处理好规范和效率关系;如何在规范的前提下在制作采购文本的过程中提高政府采购效率。

【关键词】采购文本制作 政府采购规范 政府采购效率

一、采购文本制作的重要性

采购文件是指采购人向供应商提供的为经行投标工作而告知和要求性的书面材料，是通过采购文本提出采购要求、采购需求、以及采购中标标准的一种文本，采购文本根据不同的采购方式，有着不同的文本制作要求，比如一般的询价采购，只需要制作简单的询价函即可，但是比较竞争性谈判、竞争性磋商、公开招标等招标文件制作则要求更多，采购文件是政府采购招标投标活动中最重要的法律文件，它不仅规定了完整的采购程序，而且还提出了各项具体的技术标准和交易条件，规定了拟订立的合同的主要内容，是供应商准备响应文件或者投标文件和参加竞投标的依据，评审委员会评标的依据，也是拟订合同的基础。但是无论是何种采购文本，其在采购环节中都是至关重要的一环节。

二、采购文本制作的内容

采购文件的内容范围概括比较广，以公开招标文件为例，从常用公开招标的文件模板目录中可以看出，其包含七篇，第一篇投标邀请书包含招标项目内容、资金来源、投标人资格要求、投标、开标有关说明、投标保证金、采购项目需落实的政府采购政策、投标有关规定、联系方式等方面;第二篇项目技术规格、数量及质量要求;第三篇项目商务要求，其包含实施时间、实施地点及验收方式二、报价要求、质量保证及售后服务、付款方式、知识产权、附件、图纸及包装要求、培训、其他商务要求内容等;第四篇资格审查及评标办其包含资格审查、评标方法、评标标准、无效投标条款、废标条款等;第五投标人须知则包含了，投标人注意事项、招标文件、投标文件、开标、评标、定标、中标通知书、询问、质疑和投诉、签订合同、政府采购信用融资等;第六篇合同主要条款和格式合同（样本）包含了合同主要条款、政府采购合同（格式）;第七篇投标文件格式包含了经济文件、技术文件、商务文件、其他要求包含相关模板，投标人小微企业认定证明、小微企业声明函、监狱企业证明文件、残疾人福利性单位声明函、其他与项目有关的资料（自附）、资格文件（单独装订）、营业执照（副本）或事业单位法人证书（副本）复印件、组织机构代码证复印件、法定代表人身份证明书（格式）、法定代表人授权委托书（格式）、某年度财务状况报告（表）或其基本开户银行出具的资信证明复印件、书面声明、税务登记证（副本）复印件、缴纳社会保障金的证明材料复印件、特定资格条件证书或证明文件，但是在准备一个项目的采购文本时，常常会用在模板的基础上修改，所以真涉及到采购效率的主要是采购文件的资格要求、技术需求、商务需求、评分细则等方面。

三、采购文本制作过程中影响政府采购效率的因素

1.采购文件的标准化因素。所谓标准化是指为在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用条款的活动。招标文件标准化当然也具备这种特性，在本文中讨论的招标文件标准化主要是指招标文件商务部分的标准化，因为技术部分是无法进行标准化的（每个项目都不同，当然技术需求说明书也要不同，但可以规定一个基本内容、格式等要求）。采用标准化的招标文件可以大大提高招标文件编制效率、减少人为差错发生，例如，采用标准化招标文件后，就无需为每一个项目都要与采购人就评标办法、评分标准、合同条款等内容进行协商、沟通，可以节约大量编制招标文件的时间，也就是说，招标文件的标准化对于提高政府采购效率，减少招标文件倾向性，促进政府采购项目的公平、公正具有重要意义。

2、采购需求合理化因素。采购需求一般指的货物采购的技术需求，商务要求等方面，这方面的需求提出一般是使用部门在申报采购时就提出，然后在只做采购文本时可根据采购实际情况做适当补充，这就看使用部门是否做好了政府采购的前期考察工作，以高校的政府采购为例，高校的政府采购一般实现分段责任制，采购计划由使用部门或者二级学院提出、政府采购执行由采购部门负责。在具体操作过程中，一般教学设备的购置，教学部门应在掌握政府采购性能、质量、品牌的基础上提出申购计划及项目论证报告大型贵重精密仪器的文购置，教学部门需聘请相关专家或学科专业人员进行1似贝勾置的前期论证工作，要细致分析，撰写出可行性报告等，这就说明在提出采购需求时如果考察充分，对行业行情，价格都了解清楚，那么在提出采购需求时就会合理很多，那么来参与竞价的供应商数量一般也会处于正常状态，这样开标成功的几率就会大很多，如此大大提高了政府采购的效率。

3、采購需求表述因素。采购文本包括标书、评分办法、采购合同、补充文件等，而在这些文本的制作上，无论是准备不充分，还是制作不规范、表述不清楚，内容不完整等，都会影响政府采购效率。以标书制作为例，倘若准备不充分，就不能全面或准确理解采购人提出的采购需求如果标书在对供应商的资质要求，所采购物品的技术要求，价格要求，实施指运输、安装、售后服务等要求，评标要求、验收要求的表述上不清楚，就会发生多种多样的理解偏差，形成多种多样的矛盾与问题，轻则修改标书，重则会引起质疑与投诉，或会发生重新招标的事故如果标书内容不完整，有可能遗漏一些实质性要求，不得不采取有关措施补救，从而拖长采购期限，降低了采购效率。所以，采购文本制作精细完备程度是提高采购效率的基础。

参考文献：

[1]杨敏.浅析影响高校政府采购效率的因素及对策.中国现代教育装备2009.2

[2]姜海燕.基于科学管理效率理论来分析高校政府采购效率影响因素及对策.商情，2019.5

[3]姜海燕.高校政府采购效率的影响因素及对策研究.商情，2019.12

课题项目：重庆广播电视大学重庆工商职业学院科学研究项目，项目号为FGYB2018-05。