信息化时代优化事业单位文书档案管理研究

张海生

宁武县民政局 山西忻州 036700

档案管理工作作为事业单位基础保障与流程环节，对事业单位健康发展产生越来越明显的影响。其中档案管理工作的核心就是文书档案管理工作，主要为日常工作中由文书转化而来的档案，既是总结过去经验，也是对未来工作指示的依据。过去事业单位通过纸盒外包纸质保存文书档案，数字存储仅起到辅助作用。但随着信息技术快速发展，社会认可与电子认证水平的提升，事业单位文书档案管理标准与规程出现较大改变，需要及时调整文书档案管理内容与方式以适应新时代的发展，本文就此展开论述。

1 信息化背景下事业单位文书档案管理存在的问题

1.1 档案管理流程存在问题

目前，就事业单位而言，档案管理的流程不够完善，具体体现在以下几个方面：第一，档案的编号不够系统。第二，档案的标题设置不够规范，在寻找相应的档案时，容易由于分类的不准确降低工作效率。第三，传统档案管理模式与现代档案管理模式存在一定的冲突，导致信息的整合标准不一，严重影响工作效率[1]。

1.2 不够重视信息化建设

就现阶段来说，一些事业单位缺乏对档案信息化建设的重视，其原因在于事业单位领导很多依然存在落后、陈旧的思想观念，因循守旧，缺乏创新意识，依然沿用传统纸质档案、人工管理的模式。也有一些事业单位在开展档案工作的时候已经应用了一些信息手段，但是没有积极、主动地开展档案信息化建设，只是抱着遵循时代发展潮流的想法，在技术投资、相关设施引进等方面存在不足，信息化建设只是徒有虚表，没有得到切实落实，无法为文书档案管理提供有效的支持，导致文书档案管理止足不前，不能得到创新发展。

2 信息化背景下事业单位文书档案管理的优化措施

2.1 建立健全文书档案管理制度

制度是提升管理标准的依据，对于事业单位的文书档案管理而言，也符合这种要求。在完善制度之前，事业单位的领导人员应该提高重视程度，并结合事业单位当前的实际情况，积极转变思想观念，充分认识时代变化给管理模式带来的影响，从而对整个文书档案管理模式进行创新。为加快大信息化背景下管理模式的转型，事业单位需要做好以下几个方面的工作：第一，加强硬件的建设，传统的管理模式在效率上表现出明显的滞后性，在信息化背景应该充分借助计算机技术和网络信息技术为管理提供便利。因此需要做好计算机的配置、网络的安装以及内网保密处理工作。第二，应该积极对现有的档案资源进行转化，借助电脑对相应的数据资源进行保存。第三，还应该协调相关的部门积极配合，确保文书档案管理系统的完整性。从而不断完善制度的建设，为数据档案管理提供标准化流程[2]。

2.2 有效应用信息技术

信息化背景下，事业单位文书档案管理中，应对信息技术进行有效应用，以实现管理模式的优化，即由以往纸质档案、人工管理的模式转变为电子档案数字化、自动化管理模式，这种新型档案管理模式有着明显的优势，主要体现在以下几点：首先，有利于保护档案的安全性与完整性。与传统文书档案管理模式相比，采取信息化管理模式可对档案资料进行统一记录、管理，并可以借助相关软件，将所有操作记录保存下来，还可以对档案资料进行备份，从而可以保障档案原始资料的安全性与完整性。其次，有利于实现档案管理工作效率的提升。虽然档案管理大多数工作内容比较简单，但档案资源较多、信息量较大，采取人工管理模式的时候需要花费大量的时间，且容易发生失误。信息化背景下，档案资料越来越复杂，单纯依靠人工很难高效识别有价值的信息，而通过应用信息技术，便可以将人员从复杂、繁琐的劳作中解放出来，可有效降低档案管理的人力成本，也有利于提高档案管理工作的效率，还可以避免人为因素而导致的失误。最后，可以实现对档案信息的高效利用，有利于实现档案信息资源共享。在以前，事业单位的文书档案仅供事业单位使用，同时纸质档案具有一定的局限性，检索、查阅的手续繁琐，导致档案的利用率不高。信息化背景下，数字信息技术的应用，改变了档案信息资源的保存方法，使档案信息能够以数字化的形式存储起来，便于检索、使用，同时互联网也为档案资源的共享提供了有效的平台。

2.3 加强信息人才的培养

文书档案管理的信息化，需要专业的信息技术人才才能得以实现，事业单位在发展的过程中，要把信息技术人才的引入作为事业单位中的重点工作，通过人才队伍的建设，实现文书档案管理的信息化，提升档案管理的效果。对于在岗的文书档案管理人员，事业单位要加强对他们的培训工作，通过培训来提升他们的业务能力。同时，也要在培训的过程中，加入大量的信息技术内容，提升他们的信息技术知识储量；事业单位要加强人才的引入工作，通过事业招聘或者定向培养的方式，吸引更多的人才进入事业单位，打造一直具有高水准的管理队伍，利用信息技术人才的专业能力，建立一个信息化的管理平台，事业单位可以把各种档案信息都发布到这个信息平台中，这样可以实现各个部门之间的信息共享，通过这样的方式，人们在办理相关业务的时候，可以在一个部门进行办理，不需要为了验证各种信息往返于多个部门之间，可以达到精简事业单位工作程序的效果；信息技术人才还需要做好网络安全防护工作，避免信息的泄露。通过高端人才的引入，来提升事业单位文书档案管理的效果[3]。

3 结语

综上所述，文书档案管理是事业单位中的一项重要工作内容，而在当今的信息化背景下，文书档案信息化管理成了文书档案管理的主要发展方向。事业单位只有充分重视文书档案信息化管理工作、建立健全文书档案信息化管理制度、增加文书档案信息化管理设备投入、提高文书档案管理人员的综合素质以及增强文书档案信息化数据的安全性，才能够优化文书档案管理。