电子信息技术在行政管理中的应用

周 璇

(武汉市洪山区社区教育学院 湖北 武汉 430070)

引言

在信息时代，信息技术是各行业中最基本的技术手段，当前，我们正处在行政信息技术化的起点，充分认识信息技术在行政领域中的变革及影响，对于我们在行政领域中应用信息技术是有重要意义的。

1.利用视频会议，提高办事效率

传统的行政管理过程中，部分行政人员的行为散漫，消极怠工，不能及时有效的解决当地居民的行政诉求。无论是事务会议还是总结会议，总会有人员缺席的情况，会议精神无法全面传达，且由于会议准备工作较为繁琐，不便于行政事务的处理，另外与会人员在听取会议的过程中，并不认真，这也造成大量的人力物力资源被浪费。信息技术的发展为各行各业带来了极大的便捷，于行政管理而言，同样如此，电子会议的产生，有效的改善了传统会议中的弊端。

例如，在对突发状况进行处理时，由于无法召开及时会议，可利用视频会议有序布置工作。在会议之前要确定与会人员名单，之后由专人向与会人员发送会议相关信息，提醒其提前做好准备。在会议开始阶段，应先对与会人员进行统计，确定有无缺勤人员。在会议进行过程中，应提前进行申明，与会人员需先将麦克风关掉，以防人员同时讲话，造成语音效果不佳的问题。在会议中负责人需多与参与人员进行有序沟通，以确保人员在认真聆听会议内容。视频会议对设备要求较高，且存在设备故障的可能性，因此要此类问题准备多方面的应急方案，以确保会议正常进行。在与会领导人较多的情况下，摄像师要注意及时的将镜头给到发言人的身上。待会议结束之后，与会人员不可直接关闭设备，应在领导人关掉设备之后，再有序退场。且每次视频会议之后都应检查各类设备有无损坏情况，以便在下次使用时，能够及时运作。当然视频会议也存在着许多隐患，如黑客侵袭的情况，会严重危害会议的私密性，导致会议重要内容被外泄。由此，在信息技术不断发展的进程下，相关部门也应不断完善视频会议系统，以便视频会议能够更加高质有效的展开。

2.云端信息库的建立，提高信息交换效率

信息技术的不断发展，也为我们迎来了大数据时代。于行政管理而言，数据分析的好处体现在各个方面，不仅能够使管理人员了解人民的诉求，也能够提升自身的行政处理能力。在传统的行政管理过程中，各类部门及单位相互之间的沟通较少，大量的数据信息没有得到充分的应用，办事效率也相对缓慢。因此建立云端信息库非常有必要，相关人员只需登录到信息库中，便会拥有大量的数据资料，处理事务也能够更加得心应手。

例如，就事业单位部门而言，建立云端信息库，可以使各部门服务数据公开化，更便于行政管理。当然各类似单位也可进行谈判沟通，在达成合作意向之后便进行非私密性信息共享。在实践过程中会存在着数据太过杂乱的问题，这也要求在数据库建立过程中，应对各类相关数据进行分类存放。对于数据的采集与分析，可以由特定分析部门来完成，而行政管理部门则需结合分析所得的报表，进行下一步的工作安排。

3.数字管理一体化，缩减中间管理层

政府及各类单位在传统的行政管理的过程中，决策层与诉求方无法进行直接有效的沟通，其相互间的信息交流多有各类中间管理层人员进行传达。由于中间管理层人员素质不同，这便给部分违法乱纪的人员提供了可乘之机，不仅消极怠工，更有甚者还会私吞赃款，严重影响到行政管理的公正性。因此，建立数字管理一体化便可将为诉求方与决策方提供一个公平、公正、公开的平台，能帮助行政管理人员更好的为人民服务。

例如，在政府部门的官方网页中设置居民服务诉求栏目，当地居民可登录政府官方，通过邮件的形式，将自己的诉求发送给相关决策人员手中，此法可有效的避免中间人员加入工作，即可确保居民诉求的真实性，也能减少政府部门对人力资源的浪费。当然此类方法也存在一定的缺陷，即由于网络交流并不设置门槛，很容易导致大批量的诉求信息进入到决策者的视野中，其中不乏一些低质、不实的诉求信息，容易造成决策者的误判，因此可在此环节中，设置一定的权限，如只有具有一定声望且信誉良好的人，才能获得与决策者直接沟通的权限，以此来保证各类诉求信息的有效性。

总结

社会信息化是当代社会的一种大趋势，它正推动着公共行政现代化的进程，且信息技术的发展对行政管理工作产生着深远的影响。在现阶段电子信息技术在行政管理中的应用，主要包括利用视频会议，提高办事效率、建立云端信息库，提高信息交换效率、数字管理一体化，缩减中间管理层等，希望在未来的发展中，信息技术能够得到更多的应用。