多媒体技术在档案信息化建设中的应用

李丽

（德州职业技术学院 山东省德州市 253000）

可以说随着信息化时代的到来，无论是国民的日常生活还是企业的经营管理，对于信息技术、多媒体技术的依赖程度也在不断加深。尤其是在档案管理工作当中，充分利用多媒体技术不仅可以有效提高档案管理的工作效率，同时也可以保障相关工作的精确性，还能够优化档案信息资源的开发利用。而如何运用多媒体技术，如何开发相关档案信息管理软件，如何输入和整理相关信息，如何将多媒体技术的应用和档案管理工作进行深度融合，也成为了档案管理人员最为重要的工作重点。

1 多媒体技术在档案信息化建设中应用的作用

1.1 改变传统档案管理模式

首先，多媒体技术在档案信息化建设过程当中的应用作用可以简化传统档案信息管理建设的工作流程。在传统档案建设过程当中需要由人工完成相应的档案整理和存放，不仅需要消耗大量的人工，还需要花费很长的时间建立索引目录。同时由于大量的人工操作，还会存在各种遗漏和操作失误。这些行为不仅会导致后期在档案调取和使用过程当中浪费时间，甚至还会发生档案信息遗失的严重问题。而多媒体技术的应用，不仅可以极高的提高档案建设工作效率，同时也能简化相应档案管理的工作流程。另外由于是使用计算机和扫描仪进行档案信息录入管理，能够最大程度上减少人为操作的占比，避免人为操作的失误，让整个档案资源从收集整理到调取使用流程变得更加简洁、科学、高效。

1.2 存储介质的改变

其次，应用多媒体技术最明显的变化是将传统的纸质档案变成了数字化档案，这种档案的数字化信息化建设能够便于信息的读取和传输。在传统档案调取和使用的过程中不仅会受到时间和空间的限制，同时整个档案内容的调取流程还需要进行筛选、甄别、复印、打印和邮寄。不仅调取时间较长，同时纸质档案的远距离邮寄还有可能遇到丢失破损等情况。而传统的档案一旦丢失，就很难进行补办或回复。但是数字化档案则不会再受到相应问题的困扰，通过互联网络和高清扫描可以实现及时远程传输共享，既避免了人工查找浪费时间的问题也不会再出现档案遗失或破损等情况。即便数字档案出现传输失误也可以调取备份再次进行操作，这种及时共享，及时传输的功能可以极大的提高档案信息和相关资源开发利用的效率。

1.3 优化工作模式

另外，在现代化档案信息建设工作当中多媒体技术的应用打破了传统档案管理的固定模式。使档案的形式和用途变得更加多样化，经过高清扫描建档之后，通过相应软件的操作能够对相关档案信息按照不同的类目进行储存和归档。在使用过程当中只需要输入相关信息，就可以在档案资料库当中及时调取。这种模式不仅让档案的调取功能变得更加简约，同时也可以嫁接到现代化的档案信息处理软件当中，对全部的档案信息进行数据化统计，按照不同的功能和需求，将每一个档案中所包含的时间日期，姓名，地点，内容以及相关事件进行系统梳理，对全部档案信息内容资源的开发有着极大的提升。

1.4 存储和检索方式的改变

最后，多媒体技术在档案信息化建设过程中对信息储存方式和内容检索方式也有了直观的优化。根据相关软件设置不同功能，可以让档案信息从收集，保存，储存，归档，整理等各个环节进行有机串联。让工作人员在检索相应信息过程当中只需要通过1～2 个关键词，就能够将全部档案进行调取和排序。无论是在政府相关职能部门还是在企业日常运营活动当中都可以让信息资源的开发利用变得更加简洁高效，可以说多媒体技术的应用对于档案信息化建设工作而言解决了传统模式下信息收集较为复杂，加工整理难度大，耗时耗力等核心问题。也对信息安全，信息整理，信息检索，信息传输等内容进行了针对性优化时期，能够满足不同需求不同环境。

2 多媒体技术在档案信息化建设中应用的有效策略

2.1 重视软件和硬件的基础建设

首先，想要优化多媒体技术在档案信息化建设中的实际应用效果，就需要针对不同环境和不同功能设计完善的多媒体硬件和相关的软件系统。对于多媒体技术科软件的开发工作是档案管理信息化建设的重要核心，拥有更加流畅的操作，具备更多便捷的信息处理功能，形成更加快速的信息检索和信息传输端口，是整个多媒体技术档案信息化建设工作的要点。尤其是在面对越来越复杂的市场和用户需求过程中，如何满足不同职能部门或不同企业针对市场、客户、销售以及售后等环节的实际需求。从建立档案库输入相应资料，到后续的调取数据分析和数据传输都需要完善的前中后三个阶段的架构搭建。对于多媒体技术档案信息化建设的前期工作而言，既要保障相应硬件设备的采购使用维护和更新，使其能够完整的存储和快速的调取相应档案信息，同时还需要根据档案信息库的实际容量对硬件服务器或云端存储环境进行更新，扩容和优化。而在具体的档案信息化建设过程中，为了能够方便使用还需要有针对性的打造专业化的档案信息管理软件平台，根据实际用途丰富相应软件功能。可以说软件是实现单信息化建设和后续使用的重要基础，其功能应该包括档案信息收集，整理，汇总，分析和归档等几个环节，在此过程当中对于不同的政府部门和企业而言，想要使档案信息变得更加清晰、透明、合理、有利用价值，还需要在信息调取和检索过程当中匹配数据分析功能，而这也是和传统档案管理工作区别最大的一点。为了让档案信息化建设流程和相应资料内容得到有效利用，就需要在软件系统建设过程当中针对所需要检索的档案和相关部门的工作性质进行高度匹配，在不断调试过程中逐步完善软件的各种功能。目前我国有很多专门开发相关软件的公司已然具备较为完整的软件设计实力和水平，同时在云计算、区块链等新兴技术的支持下，档案信息化的功能和使用体验也变得更加优质，对于我国绝大多数部门和企业而言，都能够满足档案信息建设的实际需求。

2.2 数字化处理系统的建设

其次，由于档案信息化建设所需要处理的信息量较大，因此在运用多媒体技术的过程中还需要重点做好数字化处理系统的建设，在多种类档案以及相关资料和信息录入整理的过程中，很多资料是由传统档案或其他介质档案转来的，为了能够更好的适应对已有档案内容加工和利用就需要完善多媒体技术的前期端口，通过数字化处理系统将包括传统纸质档案在内的多种档案类别进行有效切换。具体说明：对于很多传统纸质档案的存储和调取工作，想要完成档案信息化建设就需要将相关内容进行数字化处理，如果按照现有多媒体技术进行操作就需要有人工将传统档案逐一输入为信息化档案。这种工作不仅费时费力，也可能出现各种操作失误。为此多媒体技术的应用过程中，还产生了一种传统档案信息数字化加工技术，通过高清扫描仪和数字化媒体转换器，将相关的档案信息进行图像扫描以及内容识别。这种内容的识别是基于扫描仪对文字、数字、图片云辨析云计算功能而完成的，虽然无法保证100%准确率，但是却可以在相应档案的储存和调取过程中保留高清图片。如果在使用相关答案信息内容的过程中遇到了无法甄别或存在明显错误的情况，还可以结合数字化档案对比高清扫描图片进行人工识别。这种双保险的数字化处理机制可以针对海量的老旧纸质档案进行二次加工和运用，既提高了工作效率，也保障了数字化信息处理的准确性。另外使用数字化处理系统来建设档案信息库，还能够有效的避免信息孤岛效应的出现，确保全部答案在经过数字处理系统的加工之后，能够有统一的使用方式和出口。对不同的档案、目录、数据库形成不同主题，进行科学的分类和管理，优化数字化档案的管理效率。

2.3 安全机制的设定

另外，档案信息化建设过程当中，最为重要的环节是如何保障档案信息安全，在互联网环境下，任何一个信息都不是绝对安全的，就连全世界范围内各国最重要的安全信息中心都有可能被黑客攻破，更不用说是普通的民间档案信息数据管理系统。但是即便是面对互联网的不可预知性以及潜在安全威胁，仍然需要构建完善的档案信息化系统安全防护功能。其目的可以分为三个维度，第1 个维度是要保障档案自身的安全性完整性，避免出现档案的丢失或破坏。因此需要在加强档案信息化保密工作的基础上设置相应备份，并且在档案管理部门进行备注，让每一个档案信息库既保持相对的独立性又要加强系统安全的优化，对软件硬件进行持续更新，使整个系统安全属性一体化。第2 个维度是要防止黑客或木马病毒的外部攻击，导致有价值的信息被恶意泄露或者恶意篡改，针对上述情况，需要设置相应的防火墙。运用现在的加密防窃取，防篡改技术来抵挡外部攻击，这一技术是档案信息化建设的最后一道关口，同样也需要有专业团队或专职人员完成相应工作。第3 个维度是在面对档案信息遇到安全问题时，如何进行应对和处理。在保护在信息安全的过程中，一旦遇到外部威胁或系统错误就需要相关负责人员结合多层次、多角度的技术安全保障措施进行及时处理，基础的措施是更改访问权限，提高信息保密程度，加强信息的内部管理和控制权限。同时还需要做好防止病毒和外部黑客入侵的准备，只有完善的档案信息安全管理系统才能够为档案信息化建设提供安全保障，使多媒体技术能够在其中发挥自身的有效作用。而如果缺少了安全保障，那么档案信息化建设就如同空中楼阁，虽然看似美好，但是却危机重重。

2.4 预留新技术端口

最后，多媒体在档案信息化建设中的应用方式，在硬件软件基础设施，数字化处理系统和信息安全系统的基础上，还需要有目的的规划新技术对接端口该端口的架设。目的是为了匹配更加多样化的全新硬件和软件模块，具体说明：为了能够有效提高信息安全属性，区块链技术也会在信息化档案建设工作中发挥其重要作用。区块链技术的核心概念在于去中心化，是指通过信息流通过程在互联网各个节点以及移动电子终端当中留下自身痕迹，这种以加密数据包的形式在网上流通的相关档案信息，以数据的方式从档案信息库发出到指定目标节点后，会形成一次结算。这种结算不仅是一次信息的传输，同时也是一次信息的加密和独立信息的保存。针对不同信息传输和调取，档案信息库具备相应权限，一旦相关档案出现安全问题或被黑客攻击篡改，则会根据相应节点产生的时效性来判定相关数据报的安全等级。对于留存时间较早，安全等级更高的数据可以覆盖或取缔被篡改或攻击后的数据包，从而完成一次信息的加密。简单点来说就是通过多次节点储存的模式，来提高相应档案信息的安全性，即便档案数据库被攻破或数据被篡改，网络上同时也会保存多份原始文件。除非黑客或病毒同时攻击篡改所有的原始文件，才能够导致相关档案信息的失效。而这种情况在理论上来讲是不可能成功的，这种技术应用势必会融合到档案信息化建设体系中来，因此要为全新的硬件软件和相关技术预留端口。

3 结束语

综上所述，将多媒体技术应用到档案信息化建设中来，既可以完美的解决传统纸质档案信息管理存在的各种问题，提高档案管理的安全性，优化档案管理的工作效率，加快对各类信息的开发和利用，为相关部门和企业提供更有性价比的档案管理模式。为了能够实现这一目标，就需要加强多媒体软件基础建设，做好数字化处理系统的搭建，保障单信息安全等级，对接下来可能会遇到的各类技术变革预留端口，只有这样才能保障大安信息化建设的持续、高效、稳定、可循环。