大数据背景下档案工作的走向和档案工作者的使命

陈晓静 广州城市职业学院

一、大数据的定义

大数据（big data），IT行业术语，是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。

大数据的特点：在维克托 迈尔-舍恩伯格及肯尼斯 库克耶编写的《大数据时代》 中大数据指不用随机分析法（抽样调查）这样捷径，而采用所有数据进行分析处理。大数据的5V特点（IBM提出）：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（低价值密度）、Veracity（真实性）。

二、档案与大数据的关系

（一）国家机构、社会组织或个人在社会活动中就会产生档案，表达方式有文字、图片、声像等所以产生的档案数量大，形式多样；（二）档案从文件的拟制-办理（收发文处理）-管理就处于高速运转中，所以档案在一定程度上也有高速运转的特点；（三）档案大都是孤本且档案的本质属性是原始记录性。“物以稀为贵”，所以档案同时具有大数据的低价值密度及真实性的特点。综上所述，档案也是大数据，而且是大数据中最真实可靠权威凭证性的信息记录。

三、大数据背景下档案工作的走向：档案载体的变迁催生数字档案馆（室）

（一）数字档案馆（室）的定义

数字档案馆（室）是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。

（二）数字档案馆（室）的由来及必要性

随着信息时代的发展，档案的载体也从最初的甲骨、金石、简牍、纸张到现在普通使用的电子文件等新型载体。与传统档案相比，它们的科技含量更高，处理速度快，承载的信息量也更大。数字档案馆（室）随之产生。狭义上的档案业务工作的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作都可以通过数字档案馆（室）运用现代信息技术对档案信息进行采集捕获、整理、鉴定等。

（三）传统档案工作者向档案信息管理师过渡

传统的手工劳动等被计算机取代，是不是档案工作者就要退出岗位了呢？数字档案馆（室）的出现，除了要求档案工作者具备专业的档案知识外，还要求具备一定的信息技术能力。档案的前身是文件，从文件的形成开始就要进行前端控制，文件的内容、不同稿本及文件处理单等的齐全程度，文件的格式等都要处于全程在线可控，确保文件的真实可靠、完整安全；另外数字档案馆（室）可自行对处理完毕切具有查考利用价值的文件进行归档、鉴定、整理、编目等，系统自动处理的同时档案工作人员也要对计算机的处理结果进行检查，要确保分类方式、案卷、归档文件目录、卷内目录、档号等的标准规范，符合相应的法规办法。到了末端，系统也会自动保存并对达到保管期限的档案弹出鉴定保存处理。整个过程要特别注意元数据的收集保存。看似简单，但档案工作者必须全程检验档案的真实、完整、安全、可用性。所以大数据的时代，不但不会让档案工作者退出“潮流”，只会要求档案工作者拥有更多技能。这就要求档案工作者在加强专业知识的同时，还要学习掌握信息技术，跟上时代的发展与进步。

四、大数据背景下档案工作者的使命

（一）确保档案更齐全完整

所谓的齐全完整，就是指档案在数量和质量上要高度统一。《中华人民共和国档案法》第十条：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。在数量上，要确保档案的齐全。在质量上，要确保档案的完整。正附件、文件处理单、批复请示件等，要遵循文件之间的形成规律，保持文件材料之间的内在联系。那么要如何才能保证档案的齐全完整呢？

1.要制定有强制性的规章制度，强化档案意识。如：我国制定的《中华人民共和国档案法》

2.必须认真参照国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、国家档案局10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等规定，结合实际情况，具体问题具体分析，制定出符合本单位实际的档案归档范围、保管期限表等。

3.要将档案的移交收集工作纳入到各部门的职责范围内，作为岗位责任制或绩效考核的其中一项，分工明确，责任到人。

4.档案工作者必须对收集到的材料进行档案文件真伪的鉴定，判定档案的形式及内容是否属实（原则上存档的文件材料需原件）；此外，需对档案价值进行鉴定，根据档案的价值，确定档案的保管期限。

（二）让档案活起来、亮起来

什么叫让档案活起来、亮起来呢？用原中央档案馆馆长、国家档案局局长杨冬权的话就是要关心档案，利用档案，重视档案的开发，盘活档案资源，搞活档案工作，用档案中的智慧之光照亮人类、照亮社会，让档案在现实中发光闪亮，让档案工作在社会上放射光芒。

作为档案工作者，我们应该积极创造硬件、软件，大力开发档案信息资源，想利用者之所想，急利用者之所急，竭诚地为利用者服务，让档案造福人类。

1.以馆（室）藏档案为主要研究对象，在深入了解档案资料及利用者需求的基础上，有针对性地围绕一定的题目范围对档案进行汇编、编述等工作。如编辑收发文或者专题文件汇编和全宗指南、大事记、组织沿革等参考资料。

2.主动、周到及时地开展档案利用服务。定期举办档案专题讲座，档案网上陈列、巡回、专题展览等，开发网上档案信息检索系统，建立档案信息网站，实现在线查档以及线上线下档案咨询服务。

3.加强档案部门跟媒体的合作。尽量选用当下最流行、最大众化的传播形式发挥档案信息传播的效力，扩大档案的利用范围，增强广大人民的档案意识。如广东省档案局（馆）与广东电视台新闻频道合作推出的“解密档案”

（三）让档案更安全可靠

由于自然和社会的各种原因，档案都是处于一种渐变性的自毁过程中，或可能遭到突变性的破坏（如自然灾害），而本单位或者社会对档案的利用是要求我们长远地拥有完好的档案，让档案更安全可靠，这也是我们维护保管档案的底线。而档案安全包括物质安全及政治安全，物质安全指档案的实体安全，让档案不受到人为或者外部环境的破坏，尽量延长档案的寿命。政治安全是档案的内容要做到不失密不泄密。

1.管理上确保安全。管理上包括档案库房管理标准及库房内档案科学管理的日常工作。要有完善可操作性强的库房管理标准规范，库房内的温湿度控制及档案“十八防”等要做到位。须对档案进行定期检查，特殊时期要进行风险排查，杜绝隐患，确保档案安全。

2.存储上确保安全。首先把带有归档标识的文件集中，拷贝至耐久性好的载体上（一次性光盘，只读光盘），一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对已加密文件，则应在解密后再制作拷贝。此外，档案管理系统的安全保障系统要放在首位。档案管理一直强调统一集中管理原则，这不仅包括档案的实体管理权限属于档案管理部门，也包括档案要统一存储，要建立档案系统的机房和服务器。

3.利用上确保安全。利用上以网络利用为主，充分利用数字信息和网络技术的特性，实现信息公开、共享，做到高效、高质。（1）设置访问权限，确定利用范围。（2）开放的范围、时间，档案管理部门对照利用申请者的情况和档案的内容确定是否提供利用，必要时征求档案形成单位的意见。（3）档案的利用需办理严谨的申请登记手续（阅览、复制）