基于计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究

周晓曙 江苏省盐城市市场监督管理局

引言

随着计算机、互联网技术的不断发展，计算机及其配套设备在社会生产各行各业中的应用越来越广泛，企业生产、人们生活产生的各种信息数据被大量汇集在网络上，这些信息成为企业发现商机、提高经济价值的关键。为了处理这些信息，计算机信息处理技术成为提升办公效率实现办公自动化的关键技术，成为企业办公室工作人员必须掌握的基础技能之一。

1 常见的计算机信息处理技术

1.1 文字处理技术

文字是办公工作中最常见的也是最基本的工作之一，因此，针对文字进行处理的也是最常见的、基础的计算机信息处理技术。目前，市场上最常见的文字处理软件就是微软的Word、金山的WPS、openoffice等，主要作用是对文字进行排版、格式化、模板化等处理，有效提高办公人员的工作质量和效率，使企业办公进入电子化阶段。

1.2 数据处理技术

海量数据的有效处理是办公工作自动化最大的诉求，因此，数据处理技术也就成为计算机信息处理技术中的关键。大数据时代，无论是企业自身创造的海量数据，还是市场、客户活动产生的海量数据，其中都蕴含着对企业而言意义重大的信息，是企业在市场中生存、发展的基础和关键，及时进行挖掘、及时进行利用能够有效提升企业的核心竞争力，帮助企业规避掉不必要的风险，推动企业更加健康地发展。目前，市面上最常见的数据处理软件就是微软的Excel，具备数据采集、存储、计算、分类、归并等多种功能，在企业办公工作中发挥了重要的作用。市场上的DPS、origin等数据处理软件通常应用于具体的专业领域，比如专业函数绘图等，专业性较强，这足以说明在各行各业中都已经离不开数据处理技术及其相关软件。

1.3 图文处理技术

图文处理需求是近几年才出现的，最初办公工作人员对图文处理的需求是将零散的信息以图片的形式展示，或将表格内的数据以图像的形式展示，或将表格、图像、文字组合展示，或根据需求插入音频、视频，实现图文展示效果的最大化。随着PowerPoint应用的兴起，办公工作人员提交总结报告、上级领导开分析会议、产品部门讲解产品等活动中都开始应用PPT，对PPT的画面也开始有了美观度、整洁度方面的要求，大幅度提升了办公工作人员的创造能力和审美能力。

1.4 图片处理技术

随着市场竞争的日趋激烈，企业开始在各种宣传渠道中投入大量的资金和精力，大型企业有财力将设计、宣传工作交给聘请的专业设计团队，中小微型企业往往没有这样的财力，一些小型活动的宣传物料需要企业办公工作人员自己进行设计和处理，因此，海报、易拉宝、投屏等宣传活动的大量开展也使得对图片处理技术及软件的需求开始上升。目前，图片处理领域中既有专业的Photoshop、Picasa等软件，也有大众化、操作更加简单的美图秀秀等软件，能够充分满足办公工作人员的需求。

2 计算机信息处理技术在办公自动化中的具体应用策略

2.1 提高办公工作人员的综合素养

信息化时代背景下，计算机信息处理技术应用在办公工作中已经成为必然，是办公实现自动化的核心技术，这就对办公工作人员提出了更高的要求，要求工作人员必须熟练掌握文字处理、数据处理、图文处理或图片处理技术中的一种或几种，能够熟练应用相应的技术软件处理企业运行过程中遇到的日常工作和特殊问题。因此，企业要想方设法提高办公工作人员在这方面的综合素养，外部招聘和内部培养工作缺一不可，信息处理技术上的培训和工作意识上的提升要双管齐下，要引导办公工作人员主动学习先进的计算机信息处理技术，提高他们的专业水平，提高企业办公的质量和效率。以人力资源管理条线上薪酬模块工作人员为例，为了高效处理每个月的企业薪酬计算工作，工作人员必须熟练掌握Excel电子表格软件的公式功能，保证薪酬计算的质量和效率，不耽误企业员工薪资的正常发放。

2.2 提高企业办公信息网络安全水平

计算机信息处理技术的应用推动了企业办公的自动化，提高了企业办公工作人员的工作效率，也为企业信息网络安全带来了一定的隐患。在企业计算机与互联网连接的状态下，企业保存在计算机和局域网上的信息始终处于暴露的威胁之下，一旦防火墙被木马、病毒、黑客攻克，企业的信息会成为他人非法牟利的工具，严重损伤企业的自身利益。因此，企业在推动办公自动化的同时，要积极提高办公信息网络的安全水平，从硬件、软件两个方面入手提高企业的信息安全等级。在硬件上企业需要升级办公计算机、数据交换机、办公室网络等部分，保证企业办公的顺畅和安全；在软件上企业要运用身份认证、密钥加密技术等信息安全技术，提高企业信息的防护等级，为相关人员设置不同信息查阅、使用、修改的权限，保证管理人员的优先权，提高企业信息的安全性，最大程度上避免信息外泄。除此外，企业还要做好工作人员的安全意识培养工作，要求工作人员遵循安全管理制度，不用办公计算机登录来源不明的链接或网站，不用办公计算机看影视剧、玩游戏，不在办公计算机上使用不明来源U盘，保护计算机及企业网络安全。

2.3 构建更加完善的办公自动化框架

企业办公自动化程度的提高离不开完善的办公自动化框架，企业要加大对自动化框架的构建投入，为办公工作人员提供操作更加简单、效率更高、流畅度更佳的工作平台，辅助办公工作人员的日常工作。以企业销售部门的业务统计工作为例，业务统计工作人员需要每天将销售部门的实际销售数据进行分析和汇总，提交管理领导处备用，在没有与销售后台数据库连接的办公框架时，销售数据的汇总工作就要占据工作人员的大量时间，数据的有效性和准确性还不能得到有效保证；当销售后台数据可以实时导出时，工作人员能够将更多的精力和时间放在业务数据分析环节，为后续销售任务提供更有效的数据支持。

2.4 升级企业网络带宽开展视频会议

企业在发展过程中总是离不开各种会议，总结会议、分析会议、规划会议等。这些会议往往会消耗大量的时间，导致参会人员身心俱疲，分公司分布多地区的情况，参会人员往来、住宿、餐饮还是一笔额外的开支，增加了企业内部运行的成本。因此，企业要积极升级网络带宽，打造适合企业使用的视频会议渠道，这样既提高了会议的效率，也能够降低参会人员的疲劳程度，节省一笔企业运行成本。

3 结束语

在信息化时代的背景下，计算机信息处理技术在企业办公自动化中的应用已经成为必然，能够有效提升企业办公质量和效率，节约企业内部运行的耗时和资金消耗，减轻办公工作人员在重复工作上的压力，促使工作人员将更多的精力和时间花费在更有益于企业发展的环节，提高企业的核心竞争力。因此，企业要积极加强对工作人员的培训培养，提高企业办公网络信息安全水平，构建贴合企业办公需求的自动化框架，使办公自动化真正得以实现。