如何提高事业单位的档案管理信息化水平

文/谭旭

一、档案管理信息化对于事业单位的重要性

我国社会经济发展迅速，网络信息技术的发展应用越来越广泛，信息化已成为当今社会的发展趋势。随着时代的发展，事业单位对档案管理工作越来越重视，传统的事业单位档案管理仍是纸质档案保管模式，以人工管理为主，其人工管理工作量巨大，保管难度较高，信息的查询、更新、调阅等管理方式相对落后，使得档案的利用率降低[1]。

信息化管理对于提升档案管理效率、降低档案保管工作量以及人工成本、提高档案的安全性以及利用率等方面具有重要作用。因此，推进事业单位档案管理水平提升，促进事业单位各项业务顺畅开展，需要切实地提高档案管理信息化水平。

档案管理信息化可以对事业单位传统的纸质档案进行数字化转化，从而提高档案查询、调阅、保存、共享等方面的工作效率，同时提高工作质量，减少档案资料丢失、破损等问题，使得档案资料传递、翻阅、储存过程更便捷，打破了档案空间利用的局限性，保存的安全性更高，占用的空间更小，保存时间更长，档案的利用率更高。因此，加强事业单位档案管理的信息化水平具有重要意义。

二、事业单位档案管理信息化建设的现状及存在的问题

（一）档案管理信息化建设的认知不够

事业单位的档案管理内容、管理流程、管理模式、管理标准都相对较为严格，且以重复性、周期性的工作为主，很多事业单位对档案管理的重视程度不够，还是进行传统的、单一的管理模式，很多单位仍然以人工保管纸质档案的管理模式为主，管理资金不足，信息化建设投入较少，信息化程度较低，对档案管理的信息化认识还有待提升[2]。

（二）档案管理信息化建设的技术应用不全面

档案信息化的建设不仅要加大硬件设备的投入，同时也要加大档案管理软件系统的投入。很多事业单位对档案管理信息化的投入仅仅体现在形式上，只加大了信息化硬件设备的采购，但未配套管理软件系统，且设备实际应用没有达到要求，未发挥出档案管理信息化的优势，信息化技术应用还有待提升。

（三）档案管理信息化建设的制度体系不健全

由于各事业单位目前档案管理信息化的进程不同，信息化建设不完备，导致事业单位的相关档案信息化管理制度不完善，管理体系不健全[3]。

各单位在推进档案管理信息化的工作中，难免出现流程不完善、职责不清晰、管理环节有缺陷等问题，造成基层员工在推进档案管理信息化工作上，出现消极应对的现象，影响档案管理信息化水平的提升。

（四）档案信息化管理人员的综合素质较低

事业单位档案管理信息化的执行效果需要凭借档案管理人员实现，并且信息化管理的质量和信息化推进的程度都与档案管理人员的综合素质有关系。当前很多事业单位档案管理人员的专业能力相对较低，对档案管理信息化的认识不够，在信息化的操作和执行能力上，都存在很多技术障碍，降低了档案信息化建设的积极性，严重影响了事业单位档案管理信息化建设的进程。

三、提高档案管理信息化水平的措施

（一）提高事业单位档案管理信息化的认识

事业单位要重视档案管理信息化建设工作，采用先进的信息化管理理念，结合事业单位档案管理实际情况，分析信息化建设的合理性和可行性，确保档案管理信息化取得良好的实施效果。

根据单位档案管理的模式和内容，引进档案管理信息化系统，保证信息化应用在实际工作中发挥作用[4]。提升事业单位对档案管理信息化的认识，使得全体人员了解档案管理信息化的重要性以及未来的发展趋势，提升员工对档案管理信息化建设的认同与支持，加强各部门之间的协同配合，保障档案管理信息化建设顺畅进行。

（二）提升事业单位档案管理信息化建设的力度

事业单位档案管理信息化建设，首先，要保障信息化建设的设备物资，加大对档案管理信息化建设的资金投入，结合档案管理实际情况，采购档案信息化建设相关的基础设备，奠定档案管理信息化建设的物质保障基础；其次，要加大新技术的引进力度，引进满足单位档案管理要求的高科技设备，发挥信息化的大容量存储特性和信息化管理的便捷性，提升档案管理信息化水平；再次，要加强对纸质档案电子化、数字化、信息化格式的转换，评估传统的档案管理模式和信息化管理模式，有计划地进行模式过渡转换和科学分类编码存储，有效提升档案的检索、查找、调用、共享等档案的利用率；最后，要加强档案管理信息化的网络安全建设，及时升级网络防火墙，提升档案管理存储安全，保障档案管理信息化建设中档案资料的保密性和安全性。

（三）完善事业单位档案管理信息化的制度体系

传统的档案管理制度已经不能满足管理要求，需要引进高科技设备和管理软件，要根据档案管理信息化的进程，优化和完善档案管理制度。

建立健全档案信息化管理制度体系，合理设置管理组织机构，做到档案管理信息化工作的有效运行。要按照档案管理信息化实施的程度，不断修订档案资料的管理模式、管理内容、管理标准等制度要求，确保档案管理制度体系与信息化建设同步，有效指导档案管理工作开展。要同步制定相应的奖惩措施，调动员工参与信息化建设的积极性。还要查找信息化管理的漏洞，修订档案管理信息化的制度，不断完善档案信息化管理体系。

（四）提高事业单位档案管理人员的综合素质

在推进档案管理信息化的同时，也要注重档案管理人员技能水平、综合素质的提升。首先，要提升档案管理人员的能力水平，事业单位要统筹规划档案管理人员的引进、管理及聘用，对现有管理人员进行专业技能培训，提高现有人员使用高科技设备、先进管理软件的技能，提升对信息化技术的应用能力，加强高素质人才的引进，打造专业的档案管理人才队伍。同时，还要加强档案管理人员责任意识和安全意识的培训，引导员工注重档案信息化管理的流程、模式、方法的学习，注重流程的顺承，环节的有序衔接，提高责任意识，发现管理漏洞及时补位，确保档案管理信息化工作规范严谨开展。