城市建设档案管理现状与规范化措施

文/福建省邵武市城市建设档案馆 叶惠

在我国当前社会经济发展进程中，随着城市化进程的不断加快，城建档案已经成为城市发展和变迁的证据，对未来城市建设有着参考作用。要求管理部门加强对城建档案管理工作的重视，从实际管理工作出发，提升档案在收集归纳、存储、利用方面的标准化、规范化水平，发挥信息技术与大数据技术的优势，提高城建档案管理效率。

一、城市建设档案包含的内容

根据《城市建设档案管理规定》的内容，城市建设档案是指在城市规划、城市建设以及城市管理活动中形成的对国家与社会具有保存价值的文件材料。城建档案来源广、种类多，且有持续性和发展性的特点，现代化城市建设档案管理工作中，城建档案已成为记录城市发展历程的专用档案，人们应迎合时代发展潮流，充分利用信息技术和大数据技术规范管理档案，使档案发挥出更大价值。城建档案主要包含城市规划、城市建设管理、城市勘测、市政工程、交通运输、公共设施、工业建筑、民用建筑、环境保护、人防工程、名胜古迹园林绿化以及地下管线布设等方面内容。

二、加强对城市建设档案规范化管理的必要性

探究城建档案规范化管理的必要性，主要体现为以下几点：1.城建档案规范化管理有利于个人和企业查询相关信息。档案是一种服务窗口，其价值主要体现在为个人和企业提供资源。城建档案规范化管理能够对这些历史资料分类管理，使其保存完好，在档案借阅过程中根据一定的标准执行档案借阅流程，以便个人和企业查找资料。2.有利于提高城建档案管理水平。无论是哪个行业，规范化管理都能够保证工作顺利进行，在提高工作效率的同时提升工作水平。由于城建档案类别较多，加强对城建档案的规范化管理是城市发展进程的重要工作内容，对提升档案管理水平意义重大。3.有利于为城市发展建设提供信息参考依据。城市建设档案是一个城市发展的见证，从侧面可以反映出这个城市的历史风貌，展现发展脉络。所以保证档案内容的完善和准确至关重要，在城市长远规划中应以城建档案作为参考依据，在档案信息中提取并归纳一些有用的资源，供管理者和决策者进行参考和分析。4.有利于保证城建档案的可靠性。无论是借阅档案还是查询档案，档案在使用的过程中有可能出现折旧或磨损，有的纸质档案年代久远，档案在借阅的同时也会出现消耗。因此，有必要加强对城建档案的规范化管理，通过规范流程保护资料，严禁密级档案信息内容泄密，保证档案的安全性。

三、城市建设档案管理现状分析

（一）档案管理任务重，人员安排不足。城市建设档案内容繁杂，涉及面广，档案管理任务重，但从事城建档案管理的人员较少。工程项目从施工到竣工的全过程需要城建档案管理部门参与其中，但城市建设工程的工期不长，所需档案数量大且种类杂，参与单位比较多，档案管理信息化水平不足，不同人员的档案管理能力差异明显，导致工程项目验收迟缓，费时费力。各方人员没有正确意识到城建档案管理工作的重要性，只重视城市建设的进度，忽视档案管理工作，导致档案资料体系建设受到阻碍。

（二）城市建设档案管理的信息化程度不足。很多城市重视发展建设，却忽视了城建档案的信息化建设，在硬件方面投入较少。信息化背景下的城建档案管理要求信息资源实时共享和信息高速传递，但目前档案管理缺乏相应的硬件配套设施，部分地区依然是依靠人力收集档案。此外，档案管理者缺乏全面的专业知识积累，自身素质不足，无法达到城建档案的规范化管理工作需求。由于城市管理者缺乏对城建档案管理工作的认识，对该项工作没有展开系统化管理，导致档案管理时无法对城市建设中产生的问题及时处理。

（三）相关法律法规不够完善。与城建档案管理有关的法律法规不够完善。随着社会的发展和进步，近年来，我国城市建设的步伐逐渐加快，城市建设规模也在扩大，这就导致城市建设产生的信息资源在短期时间内增加，城建档案管理工作量和工作难度也在加大。现存的城建档案管理法律法规已无法满足需求，法律法规建设不完善，管理人员在工作中缺乏参考依据，使档案无法达到规范化管理程度。

四、城市建设档案管理的规范化措施

（一）规范档案资源收集与处理。首先，实现城建档案收集的规范化。明确资源收集对象和结构层次，科学制定工作目标，按照一定阶段去达成目标。根据城建档案的分类情况，对缺少的内容及时补充。分析档案分布情况，保证档案收集的完整性。其次，采取多样化城建档案收集方法。依靠信息化平台展开档案收集工作，重视特种载体的城建档案资源的分类，提高管理效率，为今后档案资源的使用提供保障。再次，实现城建档案处理的规范化。对城建档案内容科学分类，保证档案数量和质量，对档案收集和处理流程加以规范，采用多种方法提升档案管理效率。加大城建档案管理的监督力度，采用平推检查和互检相结合的方法，提升城建档案监督和交流效果。加强对档案管理人员的个人素质和工作能力培养，提升其道德修养，让档案管理人员深刻意识到这项工作的重要性，创建新的服务形式，增加城建档案查询方式，在今后的工作中为社会大众提供优质化服务。最后，将档案资源进行统一管理与备份。大数据时代，将海量数据统一进行收集和存储，这些数据可以在云端储存管理。当前国内已经对大数据产业园展开规模化建设，产业园为数据处理提供了帮助，人们对数据的安全保障尤为在意，通过数据备份可以防止档案丢失。将档案备份与计算机信息技术相结合，加强对大数据产业园的开发，在产业园内建立数据备份中心，并实现备份中心的全国联网，全方位保障数据安全。

（二）注重城建档案管理工作的信息化建设。大数据时代背景下，城建档案管理思路已经发生了变化。传统的城建档案管理主要由精准化小数据构成，为了提高数据的多样性，保证数据完整，档案管理人员必须对现有的工作方式做出改变。从思路转变出发，正确认识城建档案数据的核心价值，即提高数据资源的利用效率，深入发掘数据潜在价值，发挥档案数据库的真实作用。为了实现城建档案管理工作的信息化建设，可以按照以下几点进行改进：1.加强对档案数据库的开发。由于大数据技术涉及多方面，城建档案管理应引入大数据技术，相关管理部门应加强合作，与技术研发单位协同展开数据库的开发，共同建立数据分析和资源开发工具。对现有的城建档案资料展开分析，整合有利用价值的资源，做好档案分类管理工作，落实城建档案数据库研发成果，及时向公众公开发布数据库的使用规范，为各城市的城建档案规范化管理工作和档案数据库的高效利用提供便利条件。2.完善资源建设，创建信息平台。推进城建档案数字化建设，将纸质档案转化为数字档案，创建城建档案管理系统，让纸质档案以数字化的形式存储在系统中，对城市建设中重大项目档案进行专项验收，保证该项目档案及时收集归档和规范整理。重视对城建档案资源的开发利用，明确档案内容的价值不仅存在于历史记录中，这些珍贵的资源也会为城市未来发展提供数据参考，也能为人民群众提供信息服务。所以，档案管理部门应重视对档案资源的利用，树立服务意识，向大众开展优质化档案服务，在提升城市建设档案开发水平的同时，深入挖掘出更多有价值和意义的资源信息。3.逐步增加城建档案的硬件投入，加快软件与系统开发步伐。结合信息化时代的发展需求，应用最先进的设施完善档案管理平台，缩小档案整理周期，保证城建档案管理的及时性。加快软件开发速度，对纵向城建档案和横向城建档案进行分类管理，满足一定区域内城建档案管理的信息化，兼顾大范围区域内信息化的过渡。

（三）完善制度建设，制定流程规范。从制度方面入手，通过制定科学的流程规范，实现对城建档案的规范化管理。对此，以下建议可供参考：1.加大对城建档案管理的宣传力度。呼吁各部门和人民群众意识到城建档案的重要性，为社会营造良好的档案资源管理环境，也让管理人员明确这项工作的严肃性。组织档案管理人员学习《中华人民共和国档案法》《城市建设档案管理规定》等法律条例，将档案规范化管理工作作为年度重点工作任务，定期进行检查，做好工作整改。2.建立更加科学的城建档案管理制度体系。随着时代的发展与变化，有必要创建新的城建档案管理模式，而相配套的城建档案管理制度也会不断变化，要求工作人员定期更新制度内容，做好补充工作。根据本单位当前城建档案管理现状，强化制度管理体系建设，推动城建档案管理工作迈向规范化的道路。3.从细节入手，严格执行流程规范。寻找当前城建档案管理工作中可能存在的漏洞，对每一项管理步骤都提出规范化要求，明确标注城市建设档案的正确归档时间、移交时间、保管期限以及业务类别等信息，对城建档案立卷和保存情况展开规范化管理，按照城建档案管理制度开展各项工作。

五、结语

总而言之，随着社会经济的快速发展和城市建设步伐的加快，城建档案数量大幅度增加，我们要了解影响城建档案规范化管理的原因，积极面对问题，强化思想上的认识，以乐观向上的工作态度正视困难，从而完善城建档案管理工作，为城建发展提供优质化服务。本文通过探讨档案资源收集与处理、城建档案管理工作的信息化建设、完善制度建设和制定流程规范等希望使当前存在的一些问题能得到解决。