退伍军人档案管理工作存在的问题及改进建议

文/洮南市退役军人服务管理中心 程鹰

军人是维护百姓利益、保卫国家安全的核心力量，退伍军人的安置和安抚工作是社会稳定的根本前提，也是我国国防建设的重要内容。就目前整体情况来看，我国退伍军人的安抚工作开展比较科学有序，很多退伍军人获得了应有的补助以及支持。而档案管理工作是开展退伍军人管理以及补助工作的根本前提。

一、退伍军人档案管理工作的重要意义

退伍军人档案是军人在部队中所有表现的综合记录，其涉及的内容众多，包括军人的履历、奖惩、身份、升职以及任免等，因此退伍军人的档案能够为退休年龄裁定、职位招聘以及工资等级提供重要的依据。目前我国实行的是义务兵服役制度，军人在退休以后能够享受到应有的福利，这些福利的享受则需要具备能够证明自己身份的档案。因此，为了保障军人退伍后正常工作以及生活，相关部门要对军人的档案工作给予高度重视。档案是社会组织、机构以及个人从事相关的经济、军事、文化、教育等活动过程中形成的一种具有价值的影像以及文字资料，能够真实反映个人的生活经历以及工作经历，其价值不可估量。而对于退伍军人档案来说，不仅可以保障军人退伍后的正常生活与工作，还能为和谐社会的构建提供保证，因此退伍军人的档案管理工作有着十分重要的意义。

二、退伍军人档案管理工作的基本原则

（一）集中统一管理原则。档案管理部门要明确退伍军人档案管理工作的根本目标以及关键点，要清楚自己的职责范围以及工作的相关内容，在对退伍军人档案进行管理时，要做到统一管理、集中管理，并保持有序性，在规范管理的同时，相关单位以及部门要根据档案管理部门的要求如实把退伍军人的档案整合成文件资料，上交给档案管理部门，这样才能促进档案管理人员更加方便、快捷地对资料进行整合以及归档。

（二）可靠、真实、完整性原则。退伍军人档案的完整性、真实性与档案保存、使用价值有着直接关系，退伍军人档案管理工作有效开展的基本前提就是要遵循真实、可靠的原则，要将真实性和可靠性贯穿于整个档案管理过程中，相关人员要根据有关规定对退伍军人的资料进行整合分类，切勿把虚假信息与真实信息混淆，以免破坏了档案的参考价值以及档案质量。此外，退伍军人档案的完整性与档案资料的齐全有着直接关系，因此档案管理人员在实际开展工作时不能出现遗漏或是残缺现象，要尽可能保证档案的实际原貌，不能因人为原因而导致文件割裂。在开展工作时，还要保持文档的保密性，制定安全维护制度的同时，还要做好档案的防火防盗工作。

（三）以人为本原则。退伍军人的档案管理一定要遵循以人为本的基本原则，在此基础上做好档案管理与利用工作，这样才能为退伍军人提供人性化且高效的档案服务。当然，管理人员还要根据上级的方针以及政策，耐心根据实际规定和要求，为档案利用者提供查询以及借出等服务，并做好详细的记录。

三、退伍军人档案管理工作存在的问题

（一）退伍军人档案管理的管理主体不明确。目前，我国关于退伍军人档案管理的管理主体不够明确，很多部门都可以存放退伍军人的档案，例如民政部门、组织部门、乡镇机关单位等都有权对退伍军人的档案进行保管，导致很多退伍军人在办理相关手续时出现无从查起的情况，需要奔波于多个部门进行档案办理以及查询，有的时候部分退伍军人甚至无法查询自己的档案，这些情况都给退伍军人带来极大的麻烦。

（二）档案管理部门对退伍复员军人的资料保管不善。对于大部分农村退伍军人来说，他们更加倾向于退伍后回乡务农，加上长期不与档案部门联系，或者部分人员已经有新联系方式，导致不能及时对自身信息进行更新，这些原因都导致档案管理部门无法联系上退伍军人，导致退伍军人的档案交接不详细、保管不善甚至是原始资料丢失或者发生损坏的情况，退伍军人需要提取档案时面临着许多档案业务办理的麻烦。

（三）社会部门对退伍军人档案管理宣传力度不够。近年来，我国有关退伍军人的安置政策以及档案管理工作宣传不够到位，使得很多退伍军人对相关安置政策不够了解，不知道自己的档案应该归属于哪个部门，导致其获取信息的渠道变得越来越狭窄。正是由于上述原因，为了有效改善退伍军人的档案管理体系，保障退伍军人的合法利益，我国相关部门要对退伍军人的档案管理工作进行改进。

四、退伍军人档案管理工作改进建议

（一）明确退伍军人档案管理工作的管理主体，明确保管地点。退伍军人档案管理工作需要建立一体化的工作流程，这样才能有效避免雷同与重复的工作程序，当然也应在开展实际工作时，使用超前控制的方式，提升档案管理的质量。首先，为了有效解决分离管理的弊端，要对档案信息源头进行统一管理以及全周期管理，通过档案一体化的管理软件提升管理的连续性。在对档案资料进行管理以及整理时，如果发现材料缺失，要及时通知本人前往档案管理部门进行补全，工作人员在查看与整理以后要做好对应的归档处理工作，尽可能保障退伍军人档案的完整性。此外，档案管理部门要定期总结军人档案管理工作中存在的不足以及对应的解决措施，通过分类管理的模式，对军人的籍贯、姓名等统一分类并进行对应的编号，这样更能方便日后的档案查找和提取。最后，在档案处理时，要尽量实现电子档案与纸质档案等不同形式档案的一体化读取与存储，利用双轨制模式保障退伍军人信息的安全性以及有效性。为了促进档案管理的信息化建设，档案管理部门还要重视专业人才的相关培训与队伍建设，为提升档案管理的安全服务提供更加可靠的保障。

（二）退伍军人档案管理人员要加强学习，对档案进行科学管理。退伍军人的档案管理工作属于人事档案管理范围，因此我国相关部门可以用人事档案管理的方法对退伍军人档案进行管理，有关档案管理人员要对退伍军人的档案管理知识进行不断学习，要能清楚意识到退伍军人档案与其他人事档案材料的不同之处。例如，退伍军人的档案记录的是其在部队生活的种种以及参加过的社会活动的资料，其中主要包括晋升报告、奖励材料、鉴定材料以及社会活动材料等，因此相关档案人员要积极学习与档案管理有关的知识，用充足的责任心与工作热情做好退伍军人的档案管理工作。此外，由于退伍军人的档案资料涉及一些国家机密，因此必须由专业人员进行保管并负责，要把档案保密性放在档案管理工作的第一位，并在此基础上严格根据规章制度开展工作，避免不相关的人员接触到档案资料。在开展档案管理工作时，可以开发一些检索工具，方便日后的查询以及翻阅，这样能够促进档案管理工作的现代化与制度化。档案管理部门可以建立退伍军人档案有关的阅览室以及储藏室，让退伍军人能够更加方便、快捷地获取自己所需要的服务，能更好地开展伤残鉴定、调整补助以及招聘信息的提供等一系列服务，进一步方便军人的退伍安抚工作。

（三）加强分类并统一管理，做好宣传工作。在对退伍军人资料进行整理时，一定要秉持认真负责的态度对资料的齐全性进行检查，一旦发现资料缺失，要立即通知本人或移交单位进行补全。对军人档案管理工作来说，一定要实现分类统一管理模式，每一位军人在部队的时间不一样，有的是两三年，有的长达七八年，一般档案接收管理部门是根据退伍的时间来进行档案接收的。因此，我们可以创新档案管理的模式，采用退伍年限为基础进行分类，根据籍贯或姓名进行统一划分，这样可以在查找退伍军人档案时，更加清楚地了解退伍军人的退伍时间、名字、入伍时间等。但是由于退伍军人户籍与档案中的户籍地可能存在差异，因此档案管理人员在整理档案时，要对退伍军人的入伍、退伍登记表进行查阅整理，并把涉及的变化内容清楚标注在档案封面上。最后，档案管理部门要在全社会宣传档案管理的重要性，营造良好的档案管理氛围，让每一个人都尽可能地了解退伍军人的安抚政策，促进退伍军人安置工作更加方便、快捷、高效。

（四）提升信息化基础设施建设，保障档案安全性。时代在不断发展，信息化成为当下主流的发展趋势，因此，要想做到退伍人员档案管理工作的有效性，就需要开展信息化档案管理资源建设，各级部门都要重视档案信息化的基础建设，在能力范围之内扩宽接收范围，做好退伍军人档案管理工作以及基础设施建设工作。首先，要加大对机房的管理力度，做好相关的环境评估以及检测工作，提升软硬件的配置。其次，要根据退伍军人档案管理工作的实际情况对系统功能进行不断优化，把精细化的电子文件处理机制与档案的接收、管理以及存储互相融合，从而打造智能化、数字化的退伍军人档案管理模式。

五、结语

综上所述，退伍军人的档案管理工作与退伍军人的利益直接相关，安置与安抚退伍军人工作最重要的内容之一就是科学管理其档案。我国相关部门要担起责任、提升认知、有效配合，共同做好退伍军人的档案管理工作，这是维护我国社会稳定、保证国家长治久安的根本前提。