浅析人事档案管理发展趋势

文/天津市东丽区疾病预防控制中心 王春元

社会主义市场经济的发展环节中，必须充分激发员工的积极性，提高工作效率，这是当下各大企业必须重视的环节，其中人事档案管理属于较为特殊的工作。人事档案管理存在问题较多，限制了该工作的进一步发展。部分单位对人事档案管理的重视度低、观念淡薄，档案管理工作存在混乱、利用效率低的问题，限制了员工工作的积极性。部分状况还会导致人事档案信息失真、公信力差等。

一、人事档案管理现存问题

（一）工作效率低。人事档案管理中，虽然建立了一套完整的管理制度，但是档案收集归档周期长，无法合理应用新型技术手段，跟不上当代人力资源管理的要求。管理人员在进行资料汇编时，外部信息资源渠道有限，同时编辑人员并未考虑主动服务、超前服务等要求，一般需要资料时才进行信息处理。最终结果是人事档案材料的收集整理存在较为严重的滞后性，一方面成果利用率低，另一方面无法充分反映人员信息。此外，部分人事机构检索工具缺失、落后，无法进行快速查找，人事档案管理的唯一用途表现在资源获取、资料查阅方面，且多为手动查询，耗时、费力、准确率低。

（二）规范性差。首先，档案资料归档不及时。搜集资料中，受管理人员工作意识影响，存在资料临时存放的情况，导致信息不全、资料混乱，归档资料存在间断性的特点。其次，人才竞争激烈，部分单位在人才招聘中经由人力资源开发中心人事代理机构进行档案资料的处理。发生调入、调出情况时，档案交接极易出现纰漏。第三方审查不及时便会导致档案丢失、破损。

（三）信息化程度差。人事档案的信息化管理中，计算机将会发挥主要功能，包括收集、传递、开发等。当下部分单位已经着手进行电子档案的应用，但是软件设计、软件开发环节中，人员参与有限，无法保证档案管理满足预期要求，相关工作不能展现高效性、便捷性等要求。信息归类不严谨、搜索错误等也会导致电子信息无法利用。不健全的信息管理系统使相应技术功能无法全面展现，导致计算机在人事档案管理应用效果大打折扣。

二、人事档案管理在当代人力资源管理的发展趋势

（一）管理机构、管理对象和服务对象趋向于社会性。市场经济体系下，国内经济组织形式发生了较大变化，新变化更有利于人才的招聘、吸收，但是这一状况与传统人事管理体系存在一定矛盾。因此，现代人力资源管理逐渐出现，如人事代理制。在人力管理方面，相关工作逐渐演变成一项社会性行为。因作为当代人力资源管理的关键工作，人事档案管理也随之发生变化，更具社会性。结合管理机构进行分析，在计划经济时代，各企业的人事档案管理仅针对本单位人员信息进行管理。市场经济情况下，各地区建立了相应的档案管理机构，如省人才市场，该机构的服务对象并非针对某一具体企业，而是面向社会，包括所有流动人员的人事档案，可为社会人士进行档案信息方面的服务和管理。

（二）保证人事档案材料收集、鉴别、查阅的规范性。为了保证人事档案的科学化管理，必须及时进行相关信息的收集、补录。其中收集、鉴定工作的规范化会对材料质量产生直接影响，如手续完整性、表达精确性等。相关管理人员要针对不符合要求的内容采取退回、限期整改等措施，最终进行归档处理。此外，工作人员要及时进行档案管理系统的查询，保证查阅精度、查阅效率，还要保证信息的安全性不受负面影响。

（三）加强干部人事档案的管理。人事档案是个人组织工作、人事工作状况的重要参考依据，对人员分配、资源利用、结构调配工作等起到较大影响。档案管理效果对人力资源管理会产生较大影响，已经成为人力资源管理的重要支柱。部分机构负责人可结合人员学历、个人素养、发展状况等进行培训，从而提高人员综合能力。保证人事相宜，完成组织规划目标。

（四）管理体系、服务方法的开放性转变。市场经济体制下，人事档案管理不像传统管理的政治化处理，随着信息技术、互联网体系的发展，人事档案管理工作、服务模式逐渐发生了改变。借助现代化管理手段，可将非隐私内容公布于网络，借助网络化管理，实现档案管理机构和外界人才信息的交流。即单一化管理途径逐渐朝着多元化、开放化的模式发展。知识经济时代，人才资源的优势将会更加突出，人才质量、人才数量对流动效果等均会产生影响。此外，政治体制的完善，人才将会成为无政府角色的资源，新时期，人事档案的社会化、开放化管理将逐渐发展成为通用型管理模式。

（五）提高人事档案的管理效果、编研水平。人事档案的管理受内容繁杂、专业要求高、档案保密性强等影响，必须及时建立符合实际发展状况的档案管理体系进行有效控制。尤其是档案资料的传递、登记、考核环节中，一旦发现资料丢失，必须及时进行材料查找、补救处理，保证档案信息的完整性。必要时要结合人力资源管理要求建立分期实施的规划，维持人力资源管理专题汇编数据的有效性、完整性，并及时利用相关资料信息。

（六）提高人事档案管理人员的专业素养。新时期，人事档案管理人员必须满足“创造性、复合型、协作性”的要求。一是档案管理人员要及时进行新知识体系的学习，了解现代化人事档案管理的要求。二是必须加强以人为本模式的开发，借助科学的管理手段进行处理，充分激发并提升员工工作积极性、创造性，保证所有工作人员能保持在高效、稳定的工作状态下为企业发展作出贡献。三是建立人才竞争机制，采用择优录用的模式，招聘符合档案管理的专业人员，并及时进行人才培养和管理。关心人才在业绩、职称晋升等方面的实际状况，保证其工作获得相应回报。

（七）提高现代化管理手段在人事档案管理中的应用。人事档案管理中，必须加强现代化技术手段的合理应用，有效发挥人力资源管理的价值。如增加资金投入、引入现代化技术等。保证档案管理工作硬件设备设施齐全，并及时进行库房管理，配置相应数量的计算机、除湿机等，建立防火防盗监控系统。借助计算机软件进行人事档案信息的存储、检索和控制，实现人事档案资源的合理应用，保证人才培养、干部聘用等环节切实落实公开、公正的要求。保证人尽其才，为市场经济的全面发展打好基础。

（八）优化检索工具，构建档案目录中心。人事档案检索工具存在一定缺陷，包括形式单一、功能不全、检索滞后、效率低下等状况，换言之，传统档案管理工作已经无法满足新时期档案用户对信息的要求。为了保证档案数量、档案利用等适应新时期要求，必须及时进行档案利用方法的优化，提高检索系统的自动化，对检索工具进行优化，建立档案目录中心已经成为新时期发展趋势。检索工具在编制中必须考虑规范性、查找便利性、指导性等要求。及时进行馆藏档案的收藏和处理。

三、结语

经济全球化时代，人才在企业发展中发挥着重要的作用。必须建立全面有效的人力资源管理体系。人事档案管理、人力资源管理是不可分割的两大部分，要保证上述有机整体的全面发展和同步优化。合理进行人事档案方面的妥善管理，做到知人善任，提高人力资源管理的有效性、完整性、合理性，力求大幅提高企业的核心竞争力。