清理库存离职人员人事档案的做法和思考

文/山东理工大学人力资源处 刘英；山东理工大学学报（自然科学版）编辑部 杜清玲

一、造成库存离职人员人事档案的原因

（一）改革开放以来，各地用人制度的调整减弱了人事档案的凭证功能。许多单位和地区为吸引人才，在办理入职手续时不再需要人事档案，甚至打出可以为人才重新建档的条件，致使许多人才跳槽成本降低，人员流动无序。

（二）人员的柔性流动，也促成了库存档案的情况。所谓柔性流动，即在不改变与原单位隶属关系的前提下，以智力服务为核心的流动。由于不受传统人事制度、户籍、档案、身份等的限制，极易造成人已离开多年，档案还留在原单位，甚至原单位由于管理不善，在不知情的情况下，仍然按月为其发放工资。对原单位来说，扣留档案留不住人才，不扣留档案，所造成的损失更无从追回。

二、清理库存离职人员人事档案的做法

接到省人社厅关于清理离岗多年、占用单位编制人员人事档案的通知后，我们主要采取以下步骤，逐步清理库存离职人员人事档案。

（一）整理库存离职人员档案相关信息。根据本单位现存离职人员档案情况，汇总整理出详细情况表，包括：姓名、离职时间、当时去向、联系方式、处理方式。其中将“当时去向”详细分为出国（境）、国内事业单位、国内企业单位、自由职业、其他五种规范方式。对不同去向人员的档案，分门别类，研究制定出不同的处理方式，如转递到新单位、存放人才服务机构、单位暂存等。

（二）联系档案当事人，告知转移档案事宜。由于时间久远，查找联系当事人颇费一番周折。我们根据原有档案中记载的家庭成员情况、工作简历证明人情况甚至采取到派出所查询等多种途径，与多数当事人取得了联系，并要求其办理档案转移手续。现在就职高校或其他国有企事业单位人员，按照处理方案，只要对方提供调档函，当事人来校办理完相关离校手续，即可转移档案。由于当事人现在大多临近退休，现单位也提出需要人事档案办理退休手续的要求，这部分人员大多能够积极主动地办理档案转移手续。

（三）联系当地人事人才服务机构。对目前在私有企业工作或自由职业者、出国未归者等没有人事关系单位的，就要联系可以存放档案的人才服务机构。由于人才服务机构存放档案的主要目的是为将来当事人办理退休手续、申领退休金提供可靠依据，所以对转入的档案有严格要求。人才服务机构对存放的档案要求主要有：人事部门形成的招聘材料、事业单位聘用合同、企业单位劳动合同、人事部门减编证明、解除劳动合同证明、社会保险缴纳证明等，特别是关系当事人出生时间、工龄、参加工作时间等的认定材料，更是不可或缺。存档时为防止在新的存档单位形成新的无头档案，人才服务机构要求原单位工作人员和当事人一同携带密封的档案，当事人亲自与存档单位签订存档协议方可存放档案。由于部分离职人员仍在国外，无法到场，人才服务机构按规定不能接收档案，所以部分出国人员的档案只能暂时存放在原单位。

三、对人事档案功能回归的思考

清理库存离职人员人事档案工作变得必要和可行，与人事档案功能的回归分不开。人事档案功能的回归主要依赖于政府的政策引导、行政管理、法律监督以及档案管理者的不懈努力。

（一）人事档案在国有企业、事业单位中的凭证功能越来越重要。人事档案是企事业单位工作人员办理转正定级、评定职称、保险以及报考公务员等的重要凭证，保险经办机构在建立参保人员信息数据库时，也要相应采集参保人员的姓名、性别、出生日期、民族、身份证件号码、参加工作时间、聘用岗位等基本信息。退休待遇申领时人事档案的作用主要体现在两方面：一是申领资格问题，即工作人员是否符合退休条件、是否能够享受养老金，这一方面取决于档案记载的出生日期，同时取决于本人所从事的工种、岗位级别。二是待遇水平问题，工作人员退休后能享受多少养老金，取决于养老保险缴费基数、缴费年限、工作年限等。保险经办机构在审查参保人员退休条件、核算待遇时，必须依据人事档案的原始记载和缴费记录，对当事人出生日期、参加工作时间、工作年限、工作岗位级别等做好审查。如果参保人员人事档案材料不完整，无法满足退休条件和养老金计算，申报单位必须按照档案管理规定完备相关材料后重新审查确定。

（二）干部人事档案不仅是组织选拔任用干部的依据，而且是干部解决个人切身利益问题、维护个人合法权益的重要凭证。2018年11月28日，中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》第三十一条明确规定“干部本人……可以按照有关规定提请相应的组织人事等部门查阅档案”。近年来，干部人事档案越来越多地服务于干部个人及其亲属，在解决干部个人职称职务晋升、攻读学位、办理财产公证、确定离退休待遇等有关工作中，起到重要的凭据作用。在实际工作中，为了子女出国（境）、财产交易、财产纠纷、亲属随迁落户、就医医保、退役人员兵役登记等事项，几乎每天都有人来查阅人事档案。利用者的合理需要得到合法满足，发挥了档案的作用，扩大了档案的影响力，对档案管理者和利用者就是双赢。

（三）个人的动态信息及时补充进人事档案，维护人事档案信息的时效性。人们不重视档案是认为市场经济越发达，档案越没用。人事档案应该根据时代的变化有选择地补充新产生的人事信息内容，比如反映当事人综合素质能力和有权威机构认定的业绩考核等材料，扭转传统人事档案在市场经济条件下被抛弃的尴尬。简化人事档案中的静态信息内容，提高这类信息的准确性和完整性。档案信息价值的权威性、服务性是人事档案赖以生存和发展的基础。让利用者从档案的利用中尝到甜头，从而发自内心地重视档案工作。