谈高校档案网络服务社会中的安全管理

张立

（黑山县水利事务服务中心，辽宁锦州 121400）

1 引言

高校档案是高校师生和职工在为党育人、为国育才的教学、管理和科研活动中直接形成的对社会有价值的各种原始资料，也包括实物。随着档案信息化的普及，高校档案部门不仅要提供对档案原件进行有针对性的个体服务，还要通过互联网对社会提供服务，这既给档案工作人员和利用者带来便捷，也给档案信息的安全、个人和单位的隐私保护带来隐患。因此，保障高校档案的原件安全、档案网络服务社会的信息安全显得尤为重要。

2 高校档案原件安全管理

档案原件的安全因素很多，高校档案随着时间的推移、档案保管条件和环境的变化以及自然灾害（如火灾、地震、建筑物破坏、水灾等）的影响，档案原件受到安全威胁甚至是销毁，同时随着时间流逝和原件的损坏，档案信息也会受到危害，影响利用和长期保存，给社会和历史造成损失。

2.1 高校档案原件载体安全管理

档案载体在光、热、灰尘和二氧化硫、硫化氢等有害气体等物质的作用下发生了不可逆转的化学变化，如胶片的影像变得模糊不清甚至消失、纸张发黄和变脆等。使档案制成材料耐久性下降，缩短了高校档案的使用寿命，阻碍了档案功能的正常发挥。为此首先要建立和完善各种有效的保护制度，如档案借阅制度、档案保密制度、档案统计制度、检查制度等；其次是强化档案工作人员的档案安全意识，在实际工作中提高自己的工作能力；再次制定长期的档案灾害预警机制，从而最大程度地降低档案灾害发生所造成的损失，保障档案安全；最后改善档案保管条件，控制好空气温度、空气相对湿度、照明度、空气内有害杂质的含量、含尘量、库内换气倍数、文件感染微生物的程度及其他因素，给高校档案原件的保护提供良好的保管条件，增加档案寿命。

2.2 高校档案原件信息安全管理

随着时间的变化，档案载体上附着的信息在生成、保存和使用中，人们对档案信息资源内容的使用次数会变得越来越少，信息资源包含的信息内容价值会逐步降低，直到可用价值降为零甚至销毁，这是一种档案信息老化的现象。档案信息老化管理是一个复杂和永不停歇的过程，为此一方面把控好档案价值的时效性标准，根据档案的价值在保管期限上可以分为短期、长期和永久，到期档案的再鉴定和销毁。另一方面把握好需求动态，社会和人们的需求也在不断的改变，今天需要或许明天就不再需要。作为高校教学科研育人活动中原始记录的档案，它的内容、属性也必定会根据社会的发展、科技水平的上升而发生变化。此外，高校档案原件信息的保密安全是高校档案原件信息安全管理重要内容。无论是档案原件的提供利用还是网上的传输利用，都要把档案信息安全做好，遵守保密法，防治机密档案信息内容扩散和传播，甚至篡改行为的出现。

档案原件的安全治理和信息安全是档案安全管理工作中的重要环节，也是基层档案工作者的一项重要职责。安全治理档案的目的就在于延长档案寿命，更好地利用档案，但是档案利用环境的复杂性和保管条件的差异性、档案载体的多样化，又会给档案老化治理带来一定的困难。因此要通过安全管理让档案在保管和利用过程中的治理更加完善，使档案的治理与利用完美的联系在一起，从而充分发挥档案价值。

3 高校档案网络服务安全管理

3.1 高校档案网络服务安全管理方面的突出成就

2017年6月《中华人民共和国网络安全法》实施，相继配套的法律法规出台，如《信息网络传播权保护条例》《互联网信息搜索服务管理规定》为网络安全和净化网络空间环境奠定了坚实的基础。网络安全保障能力明显提升，全民的安全网络意识显著增强。

为加大高校档案网络安全管理的法规制度保障力度，国家档案局出台了一些加强高等学校档案工作的文件，国家教育部陆续颁布了关于我国普通高校档案工作规范和普通高等学校档案管理办法等一系列文件法规，这些行业主管部门和业务主管部门所下发的文件使得高校档案网络服务制度不断完善，高校档案网络安全管理有了依据。

随着网络的发展，高校档案的数字化文件和电子文件都存入存储设备，高校档案电子化和无纸化管理逐渐成为主流，这样一方面提高了档案的利用效率，另一方面减少了档案管理人员的劳动量，一份电子文件可以同时提供给多个利用者共享。网络化和数字化技术的应用，有效提升了纸质档案的安全管理水平。与此同时网络安全技术的成熟，为数字化的档案信息提供了保障。

3.2 高校档案网络服务安全管理存在的主要问题

从目前高校档案网络服务的安全管理现状看，首先体现在网络安全管理制度上，部分高校档案馆尚未建立灾害预警机制，应对自然灾害能力不足；高校档案服务社会方面的规章制度尚需完善。其次，档案安全管理人员专业素养有待于提高，保密意识差，往往未到开放期的档案信息被非授权人员获取。第三，高校档案形成者对其成果、作品依法享有专有权利，高校档案馆的网络服务会涉及著作权及相关的数字化权和网络传输权等法律问题，需要妥善处理好高校著作权问题，避免导致侵权行为发生，此外高校档案信息网站的更新缓慢对高校档案网路服务和社会公众的档案利用热情都造成了消极的影响。

3.3 高校档案安全管理在网络服务社会中的对策

高校档案部门作为国家事业单位，保存着重要档案信息资源，这些档案资源要运用到社会发展之中，才会产生效益。为此，高校档案部门提供档案网络服务社会是高校的社会责任，为了更好地加强高校档案网络安全管理并服务社会，需要加强四方面的工作。

（1）完善高校档案网络服务社会中的档案安全管理制度

要做好高校档案网络服务社会中的档案安全管理工作，首先，制定科学的用人制度，利于聘任有档案工作经验、熟知维护档案信息安全的基本知识与技能的人员进行社会化服务。其次，遵守档案实体和信息安全的制度。档案信息载体在耐久性方面都有自身的缺陷（如纸张易老化，磁盘、光盘易消磁或磁粉脱落等），在经历重复复印、拷贝的过程中，档案信息的完整性、原真性和可读性就会受到威胁。上网的档案信息资源要建立备份制度，备份时一定要有一份纸质文件归档并明确的规定其保存格式，还要执行国家保密制度，完善档案信息公开发布。第三，执行档案馆藏公开制度和保密制度。高校档案馆有相当一部分馆藏涉及到著作权，要特别重视这部分档案的利用服务，档案馆员必须很清楚地了解馆藏档案的著作权状态，要清楚地向利用者阐明档案馆对利用这部分档案的相关规定，避免法律纠纷。档案馆藏信息公开和发布时要经过保密程序的审查，使得档案信息资源在公开时得以安全评估与保护。

（2）建立高校档案灾害预警机制保证档案安全

为了保障高校档案的原件安全和信息安全，各高校均建起了以电话、无线通信、气象部门等预警发布网络，为提高对自然灾害的预警、监测和预防提供了条件。高校档案部门也都制定了详细的《档案馆灾害预警预案》和《档案灾害防灾计划》，建立完善的预警信息管理机制，并明确计划执行者在危机发生时的职责，切实理解执行防灾计划及预案，提高档案部门的灾害预警和防控能力。国家教育行政部门和各级高校还要对建立高校档案灾害预警机制予以重视，配备一流的档案设施设备，安排一定的经费保障，引进高端设备和先进技术，完善预警体制、机制和手段，保障高校档案的安全并达到档案灾害预警的效果，进而降低档案灾害发生所造成的损失。

此外，要完善高校档案馆网络服务社会的沟通反馈渠道，高校档案网络服务社会的过程中与用户建立互联网、电子邮件、信函和电话等信息沟通渠道，档案利用者在来访和利用过程中如若发现存在一些安全隐患，可通过互联网进行信息沟通，高校档案馆也可以定期向利用者群体发送利用者安全隐患的调查邮件，进而发现问题及时解决。

（3）应用安全管理技术保障高校档案网络服务

高校档案网络服务的安全是档案服务的先决条件和技术保障，因此高校档案网络服务安全管理要从管理安全、平台安全、应用安全、系统安全、恶意代码与病毒、黑客攻击、网关接口漏洞、内部人为因素等多方面考虑。网络安全是动态的，高校档案服务网络的维护和管理也需要实时监督检查，属于技术与管理的结合。

在选用网络安全产品时，本着先进、经济和实用的原则，要综合考虑网络安全生产的技术性和复杂性，对防病毒、防火墙、入侵检测、容灾与数据备份等安全技术进行理论分析和深入研究，弄清原理、技术特点、未来发展趋势，一方面安全产品有较好的可维护性、可扩展性、可升级性，另一方面还要考虑产品间的匹配性、互联性、互动性和互补性，选择适合高校档案网络化服务需要。

建立完整的异地备份系统会将人为的一些过错给档案数据造成损失现象降到最低，达到保证档案安全的目的。引用新型加密技术以防止利用者获取非授权用户获取不该获取的档案信息、甚至篡改档案信息，进而保障档案的信息安全。应用用户访问控制技术对网上档案信息资源的有效安全措施，防止对网上档案信息的非法利用和蓄意破坏，保护网上档案信息的安全。

（4）增加高校档案网络服务社会的核心竞争力

高校的职能是人才培养、科研、社会服务和文化传承与创新，相应的高校核心竞争力也在于高校在为党育人、为国育才过程中的人才培养能力、科研能力、社会服务能力和文化传承与创新能力。高校档案网络服务社会的核心竞争力也表现在把高校的核心竞争力宣传出去，供社会各界参考学习和运用。

高校自身的核心竞争力体现在办学方向和目标、办学定位、办学资源、办学特色、校园文化建设及各项成果上，同时也能在高校档案中体现出来，要想增加高校档案网络服务社会的核心竞争力。首先，优化馆藏，提高馆藏的质量。高校档案馆除了党群档案、教学科研档案以外，还要在档案精品、特色馆藏方面下功夫，面向校友、教职工、社会大范围的征集资料，来丰富馆藏；还可以通过当事人的口述，建立科学的口述档案，来还原历史、完善馆藏。其次，强化档案编研。根据档案馆馆藏，不断深入研究高校档案文献内容，根据社会需要按专题分类别地选题和编研，进行较高层次的信息开发，为档案利用提供更好的服务。第三，开展特色专题服务。高校档案馆要走进社会，通过各种渠道开展有针对性的社会调查，努力了解社会各方面的需求，并以此为基础，确定自己的主要服务方向，结合档案馆的特色专题，提供个性化档案服务和档案专题服务，在广泛层面上满足社会对高校档案信息的要求。第四，构建网络服务平台，开展多样化的服务形式。积极开展高校档案网上的服务，竭力把高校档案馆的馆藏信息资源在执行保密制度的基础上共享利用，为用户提供更为快捷、方便的服务。档案馆可以通过网上发布新信息、电子邮件服务、毕业生档案信息的在线检索、目录信息的网络检索、利用者存疑的在线咨询等，建设档案信息服务平台，尽力满足社会对高校档案信息的需求。还可以采用微博、微信等方式，定期做一些主题，向社会介绍档案知识、介绍档案馆馆藏等，高校档案馆的服务内容不要只局限于一次档案信息，还要选好主题开展专题编研，为利用者提供二次、三次的档案信息。服务方式也要打破传统的面对面的服务，可以通过传真、网络、邮件等多种形式多渠道服务。

4 统筹保障高校档案原件及其网络服务的安全

4.1 网络安全是高校档案网络服务社会的根基

高校档案的网络安全管理是高校档案管理的重要内容之一，伴随着我国社会的进步和公民档案素养的提高，社会经济发展需要高校档案的智力支持，公民的文化道德建设需要高校档案的滋养，高校档案馆储备着重要的经济、文化、政治、军事等重要战略资源，为社会提供安全的、真实的高校档案信息，如果高校档案安全管理没做好，造成失密、档案篡改、无限制传播等，那么高校档案的网络服务社会工作不仅会出现问题，还会给国家造成重大损害，因此要高度重视高校档案的网络安全管理。

4.2 高校档案原件安全是高校档案网络服务社会的保障

高校数字档案馆为社会提供了网络服务方便快捷，但是档案利用者有时会利用实物档案和尚未数字化的其他载体档案，一方面利用者在利用这些档案过程要避免受到残留的毒素，灰尘、细菌给档案利用者造成人身伤害，另一方面这些档案会因时间的推移使得载体老化，信息过时老化，不要因为数字档案的普及而疏于安全防护，进而给高校档案带来安全管理隐患。

2019年2月，国家档案局印发了《档案馆安全风险评估指标体系》，这对包括高校档案馆在内的各级档案机构提出了更高要求，要健全人防、物防、技防“三位一体”的档案信息安全防护体系；要求选用忠诚可靠、负责担当的档案工作人员；贯彻落实保密法及其相关制度；安装“三铁一器”（铁门、铁窗、铁柜、防盗报警器），装视频监控、门禁管控等安全设备，确保档案原件和档案内容信息的绝对安全。

4.3 档案信息安全是高校档案网络服务社会的前提

高校档案网络服务社会的主要方式是把档案数字化的档案数据库连接到互联网上，档案利用者通过互联网去筛选所需要的档案信息。在提供档案网络服务社会的过程中，数据库信息如果被不法分子窃取、档案真实性就会随之下降，如果发现这类问题，要拿出措施，消除隐患，解决问题，确保档案的安全保密。因此，在做好档案网络服务工作过程中，必须做好档案安全管理，落实各种技术安全防范措施、档案信息网络安全保密制度，配齐网络安全保密设备，确保档案信息存储、传输和服务利用的安全，要加强网络安全管理和权限设置，对联网的核心计算机要安装杀毒软件和防火墙，堵住网络失泄密漏洞，防止越权使用。

5 结束语

在信息化和网络化的时代背景下，高校档案工作的核心也由重“藏”到重“用”，从仅向学校内部师生服务到面向社会公众服务的发展。高校档案馆作为公共事业单位的一部分，推动高校档案网络服务社会的进程，是实现档案社会价值和档案工作的价值。高校档案网络服务是档案工作的发展趋势，做好高校档案网络服务的前提是安全地管理好高校档案原件的载体和信息，贯彻好高校档案网络服务的相关法规制度，完善档案安全管理预警机制，加强安全基础设施建设，运用好网络安全技术，提高档案管理人员的专业素养、安全意识、安全防护能力，促使高校档案馆实现高效、安全、科学的管理，为社会提供多层次全方位的服务注入新的活力。