妇幼保健院档案管理工作要点研究

文/山东省菏泽市单县妇幼保健计划生育服务中心 吕爽

作为我国卫生服务机构不可或缺的重要组成部分，妇幼保健院承担着保障妇女儿童身心健康、不断提高妇女儿童健康水平的重要责任。在妇幼保健院卫生检测、妇幼疾病防治、各项改革建设发展、妇幼卫生研究、妇幼保健等活动中形成的具有保存价值的图像、视频、文字以及其他不同形式的历史记录就是妇幼保健档案。这些档案真实地记录着妇幼保健的职能，是妇幼保健院长期积累的宝贵财富，是其稳健长远发展不可或缺的重要依据和重要信息资源。受多种因素的影响，妇幼保健院档案管理中还存在诸多问题，亟待进一步解决。

一、当前妇幼保健院档案管理存在的问题分析

（一）档案管理思路较为落后。绝大多数妇幼保健院受计划经济的限制和影响，其档案管理服务幅度较窄，具有一定的局限性，导致档案管理工作效率不尽人意。另外，部分档案管理人员思想意识上没有认识到做好档案管理工作的重要性，没有坚持与时俱进，造成档案管理工作无法紧随时代的步伐，无法顺应社会发展的需求，影响了档案管理意义和价值的充分发挥。

（二）缺乏完善的档案管理制度。虽然当前绝大多数妇幼保健院在开展综合管理工作中制定了相应的规章制度，但是受多种主客观因素的影响，在当前所设置的管理制度中基本上很少涉及档案管理内容，还有部分妇幼保健院并没有将这项工作有效纳入日常考核工作中，这样一来，就导致整个档案不完整，收集效率过低。另外，有少部分妇幼保健院没有立足于自身的实际情况，制定管理标准或是制度，导致档案管理工作范围不清晰，管理工作较为混乱，一些重要管理信息或内容无法纳入档案管理工作中。

（三）缺乏综合型档案管理人才。由于档案管理的特殊性，需要高素质、综合型人才，当前绝大多数档案管理人员是从其他科室借调过来的，很大一部分工作人员并不了解档案管理知识，无法有序开展档案管理工作。

（四）管理模式落后，安全性差。随着信息技术的发展，网络技术逐渐渗透到各个领域中，信息技术逐渐被运用到档案管理工作中。由于资金或是条件限制等问题，部分保健院档案管理没有开展信息化建设，档案管理模式依旧在延续传统模式，导致档案管理现代化水平较低，给档案管理工作带来极大的挑战。部分妇幼保健院虽然使用了信息技术，但是没有及时更新数据库，加之当前我们处在信息共享时代，部分黑客蓄意破档案库，导致档案管理存在一定的风险，阻碍了我国妇幼保健院事业的稳健长远发展。

二、新时期妇幼保健院档案管理要点

（一）更新档案管理观念，树立正确管理理念。对于妇幼保健院管理工作而言，档案管理是至关重要的，文书档案管理是妇幼保健院管理工作的重要内容，当前部分管理人员片面地认为档案管理这项工作可有可无，敷衍对待档案管理工作。为从整体上提高档案管理质量，必须要坚持与时俱进，转变观念，对此，这就要求妇幼保健院管理层向档案管理人员讲解做好档案管理工作的重要性，同时还要告知他们档案管理工作是一项工作分类复杂、涉及面广、要求高的工作，正是因为这项工作的专业性，必须要接受专业的培训，从思想意识上认识到做好档案管理工作的重要性。如此才能从妇幼保健院的实际情况入手做好档案编目、整理、收集以及储存等工作，最大限度地保障档案的真实性和准确性，从整体上促使档案管理水平的提升。

（二）完善档案管理制度，提供管理理论依据。首先，妇幼保健院领导人员要立足于当前管理的实际情况，不断完善相关规章制度，探讨分析当前管理制度存在的问题，针对问题进一步细化责任，在制度中明确职责，通过这样的举措，一方面可以促使档案管理工作人员工作效率的提升，另一方面可以减少档案管理过程中的失误，更好地为档案管理人员提供理论依据，构建科学合理的工作目标，统一权责，有效确保档案管理工作顺利有序地开展。其次，建立健全档案管理制度，可以规范档案管理人员工作，减少管理中资料缺漏或是信息缺失等情况发生，促使档案管理人员工作效率提升，有助于节约妇幼保健院的开支，提高社会对妇幼保健院的信任度，为优化资源配置、实现医院资源共享奠定良好基础。最后，必须要构建明确的奖惩制度，通过制度激发档案管理人员做好档案管理工作的积极性。

（三）积极引入管理人员，重点加强人才培养。首先，妇幼保健院为进一步提高档案管理工作效率，要配置高素质、复合型的管理人员，尤其是信息化管理人员，促使档案管理人员更好地利用先进信息技术，整合庞大的档案数据信息。其次，通过“引进来，走出来”重点加强对档案管理人员的培训教育，通过培训教育，促使档案管理人员综合素质和工作能力提升。在培训教育中，一定要加强考核，确保对人才的培养落到实处，同时还可以激发档案管理人员工作的积极性，促使他们认真做好档案管理工作。最后，妇幼保健院还要为档案管理人员营造一个良好的工作环境，投入人力物力。创设一个信息化、现代化的档案室，以便更好地为档案管理工作有序开展奠定良好基础。

（四）实现规范化和现代化，规范管理确保安全。首先，妇幼保健院要投入一定的人力、物力、财力加强保管基础设施建设，对此，可以设置一个专业的档案库房，同时配置一定的安全保管设施，摒弃传统落后的管理手段，重点加强档案的信息化管理。档案管理人员利用计算机程序管理，监控档案的收集、整理、归档以及开发利用等环节，与此同时，还必须要进一步建设档案资源内部局域网，以便更好地共享档案资源，从整体上提高档案管理的现代化水平。其次，构建档案扫描系统，采用扫描系统扫描录入方式取代传统人工录入方式，促使档案管理质量和水平的提升，在这一过程中，还必须要注意充分利用各种信息手段，整理收集信息。另外，还可以借鉴其他医院的先进档案管理经验，促使妇幼保健院档案管理的现代化和规范化水平提升。最后，要利用先进技术做好档案信息的加密保护工作，提高重要档案的访问密码级别，最大限度地确保档案信息资料的安全。对于泄露信息的工作人员，一定要采取措施，严肃处理。只有通过上述举措，才能更好地形成安全有效的保障系统。

三、结语

总而言之，妇幼保健院是专业为儿童或是妇女提供医疗服务的，在我国医疗卫生体系中是至关重要的。要想促使妇幼保健院稳健长远发展，就必须要认识到做好妇幼保健院档案管理工作的重要性，分析当前档案管理中存在的问题，寻找解决之道，优化档案管理工作措施，为新时期妇幼保健院的稳健长远发展提供强有力的保障。