新时期加强社区档案管理工作的有效措施

文/山东省胶州市阜安街道办事处 李黎

当前，人类社会已经从工业经济时代向知识经济时代过渡，作为一种资源共享方式，社区档案已受到了人们的密切关注。社会档案管理是信息时代的大势所趋，同时也是城市发展中不可或缺的重要力量。社区档案管理工作的重要性已受到了政府的高度重视。但因为各种原因，我国当前的社区档案管理工作存在诸多问题，这些问题严重阻碍了社区档案管理的顺利开展，所以，对新时期加强社区档案管理工作的有效措施进行探讨意义重大。

一、社区档案管理的内涵

社区档案属于民生档案范畴，其既是国家档案中不可或缺的一节内容，也是信息资源的一项重要来源。其与多方之间均有十分密切的联系，包括政府、企业、组织等，并将提供必要的信息，通常一个城市发展的程度可通过民生档案的管理水平反映出来。社会发展速度日益加快，人类社会产生了大量的信息，也拥有了更加多样且便捷的信息获取手段。因此，新时期，档案管理工作需对现代科学技术予以灵活运用，促进工作的完善与提高，让档案信息得到高效合理利用。具体来说，社区档案与其它档案管理是一样的，都是实现由传统纸质档案向电子化管理的转变。但过程中需利用诸多先进的信息管理技术和设备，从而更加高效地进行档案管理。

二、加强社区档案管理工作的有效策略

（一）制定严格的档案管理工作标准。现阶段，我国社区档案管理工作缺少严格的管理制度，只有积极构建档案管理工作的标准化体系，才可以在日常工作中将约束作用充分发挥出来，有效解决档案管理中实际问题。社区档案管理部门应与行政部门建立起良好的沟通合作关系，一同为社区档案管理工作制定一套适宜的档案管理工作体系。第一，要在上级肯定的同时，对完善的档案报送机制予以制定，加大档案管理部门和其他部门之间的联系力度，促进档案管理部门工作协调性提高。第二，要立足于社区档案管理的日常工作，对现阶段社区档案管理工作中存在的问题进行分析，制定科学完善的修正方法，确保社区档案管理工作制度的完善性，引导档案管理部门，使其充分了解具体的档案业务范围。第三，针对社区档案管理工作，加大调研工作力度，分析所有活动的开展或某一阶段工作的实际情况，对先进经验进行总结，将社区档案管理工作榜样树立起来，促进整体管理能力的提高。

（二）做好档案管理人员培训。要想有效解决社区档案管理工作中的一些实际困难与问题，进一步提升社区档案管理工作的有效性，就必须加强培训现有档案管理人员，全面提升档案管理工作人员的能力水平。第一，加强建设档案管理领导小组，形成基层社区档案管理人员培训机制，囊括行政、街道、社工、民政等多个部门，从而切实做好档案管理人员的重点培训工作。第二，形成三层档案管理与档案人员的监督机制，主要对象为社区的街道、行政管理部门、社区领导，给予具体业务积极指导。第三，针对档案管理专家与基层档案管理人员，加强沟通与交流，进一步完善专题培训机制，定期展开培训，让教育档案管理人员得到有效培训。第四，把社区档案管理人员统一纳入一个业务群，借助自媒体空间布置此阶段工作，形成具体业务流程指导机制，就相关问题在业务群中展开积极探讨。

（三）纳入社区发展，加大资金投入。要安排专门的人员负责管理社区档案工作，将本辖区发展规划和年度工作计划纳入社区档案工作，并以此进行考评。选择某个固定时间对社区档案工作进行了解，并展开督促与检查。显然接受上级档案行政管理部门对业务方面的监督与指导。让社区档案管理更加标准化、制度化与规范化。针对工作中存在的问题，应第一时间进行研究和协调解决，在人、财、物方面保证社区档案工作顺利展开。把设施、装具和用房等实际问题解决好，为社区档案工作的开展奠定坚实的基础。新建社区，应将综合档案室建设纳入整体建设规划中，除了政府加强投入，还需将相关要求结合起来合理配置社区各种用房，使之与启用、建造和设计在同一速度上。对于老旧社区，可通过多项措施（改造、置换、租赁、购买等）有效解决档案用房问题，但上述办法必须是在未有商业开发用地与无空房划转的情况下进行，以得到相关方面的大力支持。

（四）大力宣传档案工作，提高居民的档案意识。对社区档案工作者来说，应不断拓宽社区档案宣传工作的深度与广度，提高社区居民的档案意识。在开展宣传工作的过程中，要运用群众愿意接受、灵活多样的宣传方式，将宣传工作成效提高，营造良好的社会氛围，确保社区档案工作顺利开展。首先，开展各种各样的档案知识讲座，借助讲座和群众进行趣味性、面对面的档案知识宣传，借助这些宣传让老百姓充分体验到档案工作离我们很近，为社区档案服务利用创设良好的社会环境。其次，充分借助网络、广播、电视等传播媒介对档案工作进行宣传，加深人民群众对档案工作的认识。最后，将档案宣传活动与档案业务监督指导工作充分联系起来，在业务指导过程中加强宣传档案，在宣传活动中开展社区业务工作，共同开展档案业务指导工作和宣传工作。

（五）提高档案利用率。时代在不断发展，社区档案的管理模式也进行了一定的革新，为此需要在管理过程中对错误与不足予以积极改正，突破传统老旧管理模式，走新的管理道路。过去的档案管理工作以人工方式为主，不论是记录、整理，还是收集、管理均是人在进行，这种方式很容易造成各种问题的出现，不仅需要投入较大的人力和时间，且出错的几率也非常高，很容易出现缺码和漏页等情况，未完整分类。因此，随着信息技术的快速发展，档案管理人员一定要摒弃过去所使用的模式，把计算机的优势发挥出来，对档案进行存储，从而完成社区全自动管理模式，如此一来，既能够使人力资源得到最大程度的节约，且还助于提升工作效率，让环境得到有效保护。现阶段，重视数量、忽视质量的现象在部分社区普遍存在，档案记录存在严重的重复现象，导致社区档案看似很多，但利用价值却非常低，所以，档案人员一定要对社区档案做出合理分类，单独存储社区中比较有特色的专属社区档案，科学指导社区工作，使之对今后发展方向有充分认识，将社区档案的优质之处汲取到，将社区档案中无用的内容剔除，以此将社区档案的利用效果最大化呈现在人们的面前。

三、结语

总而言之，新时期加强社区档案管理工作，可以为社区的建设奠定坚实基础，在现阶段城市化进程越来越快的形势下，社区档案管理所发挥的作用极为显著，对其管理也提出更高的要求。这就需要在实际的档案管理中与实际情况相结合，灵活运用各种各样的管理方法和手段，最大化提高管理效率。