提升档案管理科学化水平的路径选择

文/山东省地方病防治研究所 朱文澍

从文字的产生到商代的甲骨档案再到西周的金文档案，再到当下的数字化档案，档案管理历经了悠久的发展历史，其管理形式也日渐完善，而随着人类活动的日渐丰富，档案管理工作难度有所提升。在此背景下，相关人员应不断提升档案管理科学化水平，并最大限度挖掘档案的潜在价值，维护社会发展秩序。

一、档案管理科学化的意义

（一）维护社会发展秩序。档案记录着人类活动过程中产生的关键信息，对社会发展影响极大，一旦发生涉及国家机密的档案信息的泄露，情况严重时可能会引发社会信任危机。因此，只有不断加强档案管理的科学化建设，才能保证档案的信息安全，维护社会发展秩序。

（二）挖掘档案管理工作的潜在价值。随着社会的发展，个人档案的法律效应也日渐加强，档案的利用价值有所提升。通过档案的科学化管理，可最大限度地挖掘档案管理工作的潜在价值。例如，在毕业生就业时，不重视个人档案的管理，忽视了档案的“落户”，则会影响毕业生的工龄计算，也会影响毕业生相关社会福利，如未来退休金的发放等。档案管理工作应引起社会的高度重视，才能有效规避此类问题的发生。

（三）推动我国科技文化的发展。档案管理涵盖了多方面的内容，其中包括个人档案、文史类档案、科技档案等。科技与文化的发展对档案管理提出了新的要求，如果档案管理方式不紧随经济社会发展进行创新，则会在一定程度上限制我国文化与科技的发展。因此，应不断提高我国档案管理水平，推动档案管理科学化发展，为我国文化与科技的发展提供有力支撑。

二、档案管理科学化过程中存在的问题

（一）管理人员素质难以提升。人员综合素质是影响档案管理水平的关键因素，而档案学这一专业并未受到社会重视，从而限制了档案事业的发展。当前，尚缺乏有效途径促进档案管理人员素质的提升。此外，档案管理人员自我定位不明，工作积极性不高，工作缺乏主动性，也影响着档案管理科学化的发展。

（二）管理机制不完善。在大数据时代，信息量暴涨，档案管理工作难度增大，对此，档案科学化管理需对管理过程进行动态分析，但目前管理机制灵活性不高，管理实效性低。应创新管理机制，提高其灵活度，但并非倡导无规则管理，目前部分人员对管理扁平化存有认知偏差，不重视管理机制的创新，从而影响了档案管理工作的开展。

（三）数字化应用水平不高。我国档案数字化管理尚处于探索阶段，应用水平不高，档案管理科学化发展缺乏技术支撑。例如，在进行档案转化时，档案的扫描工作缺乏专业研究，出现档案失真现象，降低了工作质量。而在文字识别时，外文文字识别率也相对较低。此外，在进行档案调取时，智能识别技术应用不足，导致档案管理工作效率低下。

（四）档案管理应用方向不明。管理人员普遍认为档案管理是一个简单的信息统计及文件归档的过程，缺乏深入研究，导致档案管理应用方向不明，从而影响了档案管理科学化进程。此外，社会对档案管理定位不明，个人及集体不重视档案信息，也在一定程度上加剧了这一问题。

三、提升档案管理科学化水平的路径选择

（一）加强档案管理部门与学校教育的联系。为进一步优化人员培养机制，可加强档案管理部门与学校教育的联系。对此，可深入分析产教融合办学模式，采用“一系一产业”，实现档案管理工作与学校教育工作的相互促进。在此过程中，档案管理部门应重视与学校的合作关系，积极参与人才队伍培养，拓展人才培养渠道。在此基础上，档案管理部门为学校教育实践教学提供实习平台，深化社会对档案管理认知的同时，也可提升学生理论知识的应用能力，促进学校教育质量提升的同时，也可为档案管理输入高端人才，从而奠定档案管理的科学化发展基础。

（二）加强数字化技术研究。数字化技术的应用可有效推动档案管理工作的科学化发展，因此，在开展档案管理工作时，相关人员应当加强数字化技术研究，推动档案数字化发展，并创建信息化管理平台，加强技术融合。例如，在进行档案管理时，可优化计算机系统，奠定数字化技术的应用基础。并加强智能技术的应用，通过智能技术的学习功能优化文件扫描方式。在此基础上，可提高对图像信息处理技术，降低图像压缩对图像分辨率的影响。为进一步提升档案数字化应用水平，应当完善档案信息管理平台，降低信息检索难度，尤其在大数据时代背景下，信息检索机制至关重要。

（三）完善管理机制。在进行档案管理时，应当加强对管理机制的研究，完善管理条例及激励机制，确保管理工作有序进行。对此，相关人员可注重档案管理过程分析，并结合工作环境制定相关条例。首先，需对现有体系进行深入分析，摒弃不适用的条例，补充适用性条例。其次，需完善部门交流机制，并不定期对管理过程中存在或出现的问题进行探讨，例如，在对电子文档与纸质档案进行管理时，需确保各部门数据的互通性，避免数据重复或者信息缺漏等现象。最后，完善责任制，对表现优秀者给予奖励，对工作懈怠人员给予相应的惩处。在此基础上，应加强对管理场景的分析，不同类型的档案管理，其管理要求不同，如干部档案管理，需做好档案保密管理，而科技类档案则应做好数据分类及信息分析工作，从而提升档案管理的应用价值。

（四）加大档案管理工作投资力度。目前，社会对档案管理工作定位不明，档案管理工作岗位人才流失率高。因此，为解决这一问题，可适当追加档案管理工作的投资，提升档案管理工作人员的资本含量，吸引高端人才，全面提升档案管理的工作水平。此外，通过加大档案管理工作的投资力度，可为档案管理工作的开展创造物质条件。对此，可划分部分金额创设技术研发小组，用于档案管理技术的创新研究及制定档案管理问题解决方案，从而加强档案集中化管理。在此基础上，也可设立人才培养专项基金，定期派遣管理人员出国深造，学习先进管理经验及管理技术。

（五）以档案管理价值为工作导向。档案科学化管理的主要目标便是确保档案管理工作的价值能最大限度地得到利用。但目前，社会对档案管理这项工作并不了解，阻碍了档案管理工作的开展。对此，相关人员应当加强对档案管理价值的分析，并以实际价值为工作导向，明确档案管理工作目标，针对性地进行管理。例如，个人档案管理主要与其工作发展及社会福利有关，可从这一点入手完善档案管理工作。可加强对异地档案管理工作的研究，降低异地档案调取难度，通过现代技术简化相关程序。而针对保密要求较高的档案信息，如军事档案，则可在保密机制上进行相关研究，从而明确档案管理工作方向。需结合时代特性进行档案管理工作价值的分析，全面优化档案管理的工作流程。

四、结语

实现档案管理工作的科学化发展应当加强对数字化技术的研究，并完善信息化管理平台，加强档案的集中管理。应对档案管理内部环境及外部环境进行深入分析，适当调整资金投入，强化管理人员对档案管理工作的价值认知，明确档案管理工作方向，并加强人才培养，为档案管理工作的科学化发展创造有利条件。