利用档案管理数字化提高安全保密控制的策略研究

文/梧州市医疗保障事业管理中心 黄婕

目前，企业在发展过程中存在一些问题没有得到及时解决，档案可以为解决这些问题发挥重要作用。档案是企业发展活动的真实记录，档案信息的高效利用可以为企业未来发展提供相应帮助。如何在企业中合理应用档案管理来防范风险，同时提高企业在发展过程中的社会效益，是大部分档案管理人员考虑的问题。在经济社会不断发展的今天，档案管理在企业中占据着非常重要的地位，推动着企业不断向前发展。因此，要根据企业的实际发展情况，正确运用档案管理工作，发挥档案管理在企业发展过程中的作用。

一、传统档案管理风险发生的因素

（一）传统纸质档案管理风险分布较为广泛。在进行档案管理的过程中，存在着很多的问题。例如，档案信息遗漏、数据库损坏、查阅错误等因素都有可能直接影响到档案在企业中的作用，进而导致企业发展出现问题。而值得注意的是，在实际管理过程中，想要控制其中存在的风险，就需要投入大量的人力资源和物力资源，但如果相关资源应用过多，则会导致企业投入到档案管理中的资金量较大，反而影响档案管理的实际效果，出现本末倒置的情况。

（二）风险过于集中。就目前来说，在进行纸质档案管理时，通常都会建立完善的档案室，但在档案室中并没有设计相应的安全措施。据统计分析，大多数企业在进行档案室的建设时，都没有设置完善的防火、防盗设施，如果发生火灾，就有可能无法进行抢救，导致档案损毁，这会在很大程度上影响企业的发展。

（三）工作人员风险。企业档案管理人员在开展档案管理时，需要具备相应的档案管理知识和保密知识，对所保管的档案要有深入的了解。例如档案的保管年限、案卷的排序、档案的实际调用情况以及档案管理时需要具备的安全条件等。工作人员在开展这些繁琐的工作时，如果不具备相应的素质就很容易出错，因此档案管理人员的素质决定了企业的档案管理水平。

（四）风险监督管理不完善。档案管理部门在发展过程中，缺少与相关部门的沟通，档案管理人员自身的专业水平也不符合标准，一些管理人员在工作过程中不够认真，没有根据档案的实际情况，对其进行有效整理，这也是导致档案管理工作出现问题的重要原因之一。档案管理部门没有根据自身的实际情况，建立完善的风险监督管理体系，使档案管理工作的作用不能得到充分的发挥，影响企业的正常发展。因此，档案管理部门想要保证管理质量，就需要从档案工作的多个方面来进行综合考虑，并在实际工作过程中不断细化工作内容，了解制度安全风险、资源安全风险，以及档案保密、开放与利用风险等相关内容，建立相应的监督管理机制，进而保证风险监督管理体系的完整。

二、档案管理在数字化建设中的作用和实现途径

（一）优选数字化方案。在开展一项工作时，想要保证工作顺利完成，需要预先做好方案，档案数字化建设工作也符合这一规律。档案数字化方案在设置时主要包括档案数字化策略与原则、技术路线与支持、工作流程建设与改良、具体操作方式和管理方案。这些工作内容与数字化建设都有十分密切的关系，所以相关工作人员想要保证档案管理在数字化建设过程中的完整性，就需要从以上几个角度对档案数字化建设进行优化，通过这种方式来进一步实施档案数字化建设。

（二）合理选择数字化档案管理软件。数字化管理软件的种类繁多，并且具有不同的功能和应用限制，相关工作人员在进行选择时，需要根据其具体的功能，结合不同企业和工作单位实际工作状况合理选择数字化软件。在应用数字化软件时，相关工作人员需要理解软件的具体应用背景和实际工作状况，尽可能选择具有良好口碑、良好售后服务的公司进行合作，这样能够保证数字化档案在管理时能够得到相应的技术支持，而相关技术人员也需要不断对软件的应用状况进行把关，了解在应用过程中存在的问题，保证软件的合理使用。

（三）做好岗位设置和管理。档案数字化建设对人力资源的要求极高，所以在开展过程中，管理人员需要密切关注工作人员的选择和培养。在进行人员选拔时，需要招聘对档案管理有丰富经验的管理人员，同时工作人员需要具备相应的数字化建设专业知识，具备很强的责任心，在开展工作时应当细致、负责。在进行培训时，培训的主要内容需要与实际操作挂钩，受培训人员需要了解各种规范制度并掌握相关设备和软件的使用方法。可与软件售后服务联系，给予专业指导，以保证获得专业化的培训，使档案数字化工作更为完善。

三、保证数字化档案建设顺利开展及安全的策略

（一）提升管理水平。数字化档案的应用主要是通过将档案进行数字化的方式归档进行相应的控制和管理，其本身具有一定的规范性和系统性，可以发挥档案管理的最大作用。数字化档案在建设时的主要目的是使档案录入和调取都具有计算机记录，保证企业在运行中能够随时对数字档案进行利用。档案数字化后要设置相应的防火墙或相关的密码，在进行资源调取时，需要提供密码才能调取档案信息，这样能够保证档案的安全性，如果出现未经许可私自调用的方式则可以立即进行追溯调查，避免出现更多弊端。进行数字化档案建设时，可以根据企业的需求对档案的调用权限进行合理分配，授予相关人士不同利用权限。

（二）实施质量监管。数字化档案管理在企业中的作用，不仅在于对档案信息的高效利用，还可以对企业交易流程进行管理，监督企业在发展过程中的各种活动。相关工作人能够严格按照企业的规章制度来开展工作，各部门之间也可以互相监督，还可以对企业档案管理部门进行评价，对档案管理的过程进行监督。

（三）提高档案管理人员素质。在档案管理过程中，需要提高档案管理人员的综合素养，因为其工作性质和内容需要工作人员具有较高的专业水平，能够在工作过程中更加细心，认真处理每一件事情。所以，企业的相关管理人员需要对其进行培训，保证档案管理人员能够满足企业发展需要，可以鼓励档案管理人员积极参加到企业培训中，提高企业员工的安全保密意识。在选拔档案管理人员时，可以选拔具有相关工作能力的网络专业人员，其中应当具备良好的防火墙设置能力，同时需根据企业或企业档案管理要求，建设相应的档案数据库，也可在市场上直接购买具有较高安全性的防火墙或档案数据库，使档案管理人员工作更为顺利。

四、结束语

总而言之，在企业发展过程中档案管理工作非常重要，直接影响到企业自身的发展。建立档案数字化管理模式，能够为企业提供更好的档案利用手段，有助于解决发展过程中存在的问题，但是档案数字化技术并非无懈可击，当前依然存在一些问题需要解决。所以在进行档案数字化建设时，应当配置良好的防范手段，建立完善的安全防护系统，有条件的企业可以在档案室安装视频监控和红外线自动报警功能，同时根据企业的状况建立完善的数字化档案维护团队，使制度建设和安全系统建设相辅相成。