现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设

文/新疆和田地区人民医院 李玉芳

医院档案管理是医院基础工作的重要组成部分，档案是医院活动的原始记录，是决策的基础。伴随着信息时代的到来，医院档案管理工作也应当实现信息化。传统的医院档案管理需要人工管理，信息记录也以纸质资料为主，这种管理方式和记录方式不仅耗费人工，而且极易出错。虽然医院档案管理信息化建设会给医院带来巨大的挑战，不仅要更改工作模式，引进先进计算机处理技术，培养专业型技术人员，还要保证整个系统的维护，势必会带来巨大的成本。但是，信息化建设也会为医院档案管理带来新的发展趋势和发展机遇，其长远意义远大于初期建设成本。

一、医院档案特点

（一）决策依据和发展参考。第一，医院档案为医院的发展提供了依据。医院档案全面、准确地反映了医院的发展现状以及日常活动。医院管理人员可以依据这些资料进行决策，制定符合医院本身特点的制度以及未来发展规划。第二，医院人力资源丰富，人事档案信息巨大，医院管理人员可依据档案信息进行人才培养、人员培训和筛选。第三，医院的业务档案包含了医院业务活动的翔实记录，是总结工作、发现工作中不足的重要参考。第四，医院内的档案具有很高的保密性，例如病例档案、人事档案、财务档案等，设备档案、都是医院的核心所在。

（二）科学管理的集中体现。医院的管理水平集中表现在档案建设中。档案建设的完备与否，直接反应工作成果和经验教训。医院管理者可以通过档案，了解医院的活动和日常经营工作，从中发现指导持续改进问题。

二、医院传统档案管理存在的弊端

（一）医院对档案管理工作不够重视。医院档案管理属于医院的“幕后”工作，相对于财务、人事、临床、门诊等其他部门，其工作未受到足够重视。有很多的医院建立了医护站，通过互联网的HIS系统对医院的各个部门进行信息化管理，使医护人员和患者均可以共享医疗资源。但是大部分医院的信息化管理忽视了档案管理工作，仍然采用传统的纸质资料或者胶片存档，造成档案信息收集、分类、整理和归档工作难度增加，工作水平下降；此外，档案管理工作看似简单，所以有些从业人员在工作中经常会消极怠工；另外，有些医院会雇佣兼职或非专业人士，这些人员的相关专业知识较为欠缺，不能有效挖掘档案中潜在的价值。这种情况的产生，是由于落后的管理理念与先进的科学技术发生冲突，从而产生了影响医院发展的重大矛盾。

（二）医院档案的价值无法体现。现如今医院的档案数量与日俱增，其承载的信息也在增加，其中可用的、有价值的资料也呈现递增趋势，医院档案的服务范围逐渐扩大。传统的医院档案管理虽然能够节省一定的空间，较为方便保存与查阅，但是并不能与信息技术媲美。在信息化时代的当下，如何将档案中的信息进行创新与挖掘、如何利用档案更好地进行管理与服务是各大医院应当思考的问题。

三、信息化建设对医院档案管理的必要性

随着医院的发展，医院档案管理应当秉承服务于医院管理和持续发展的理念，其全面、准确地反映了医院发展现状与日常活动，医院领导可根据这些资料进行决策，制定符合医院定位的制度以及发展规划，同时，根据人事档案，可进行人才培养、选拔与删减。此外，医院业务档案中包含了业务活动的翔实记录，是总结工作的重要参考。为了进一步发挥档案的作用，档案管理工作应当打开新局面。

（一）档案存储便捷。在传统的医院管理中，其档案资料以纸质资料为主。第一，纸质资料无法随意流通于各个部门，不方便上级下达命令，下级反馈工作。第二，纸质资料的记录工作繁重，如遇特殊情况，会造成信息记录不及时，影响工作效率。第三，纸质资料在查询时多有不便，其参考性和实用性大大降低。第四，纸质资料容易丢失，造成严重的损失。所以，档案管理的信息化可大大避免纸质档案所遇到的问题。利用计算机技术记录图书馆各项信息，并且利用网络技术对信息进行分类管理，能够高效处理档案信息，具有及时性、灵活性、准确性、完整性等特点。医院管理者可直接利用档案管理系统查找所需信息，同时通过计算机进行工作安排和工作结果验收。

（二）节省档案存储空间。传统的医院档案管理中，需要很大的空间存储重要的档案资料，在借阅和参考时，相关人员要登记信息。此外，对于庞大的医院档案信息，需要专业的医院管理人员对档案进行专门整理、归档、记录、查询和维护。这种档案管理模式需要较多的财力、物力和人力。医院档案管理信息化建设，只需要计算机设备和存储设备，便可对数量巨大的医院档案进行有序管理，大大节省医院的运营成本。

（三）拓宽服务范围。信息化社会中，人们对于各类信息的需求日益迫切，医院档案管理工作既要面对政府管理部门、社会各方利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为病患者提供医疗服务。随着科学技术的发展，医学的研究、医院经营以及医院管理活动变得越来越复杂，也越来越离不开信息，对档案中文字信息的需求也转变为对档案中文件、图书、声像、检索资料等的综合需求。医院档案管理工作应当利用现代信息化技术加强横向联合，实现资源共享，对档案实行统一化管理，合理开发档案信息，并且注重反馈，通过对反馈信息的分析和研究，提高档案资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

四、医院档案管理信息化建设的办法

（一）树立信息化管理理念。医院档案管理信息化的基础是转变传统的管理理念。在互联网与信息技术飞速发展的背景下，医院档案管理需突出资源与大数据的优势，在坚持以服务群众为根本目标的前提下，兼顾统筹规划、资源共享，确保对外档案公开透明，档案记录实时准确，实现现代化信息技术与档案管理的交互融合。

（二）完善信息化档案管理系统。目前计算机已经广泛地应用于档案工作之中，为档案工作注入新的活力。利用网络进行档案工作，应做好如下几点：第一，要建立档案网站，开展网上利用服务，建立档案馆内部局域网，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索。第二，实现电子文件的自动上传。与传统的纸质档案收集有很大的差异，电子文件通过下载和上传就可以完成档案收集工作，在网页上建立电子文件自动上传的工作容器，第一时间收集资料，并在档案馆的服务器上归档。第三，开展在线服务。开展原生电子文件在线归档，通过加强档案的前端控制和全程管理，使档案工作提前介入文件形成之初，确保档案收集齐全完整、档案管理安全规范、档案利用高效有序，积极探索建立“一站式”档案信息资源服务平台，构建“让数据多跑路，让群众少跑腿”的服务模式。现代化信息技术能否在医院档案管理中发挥最大价值，主要取决于信息化档案管理系统的设计是否完善。例如在最基本的医院档案管理网页的设计上，应该全面考虑网站使用的便捷性、视觉的美观性、功能的全面性。档案管理网页中要突出医院特色，档案分类合理，内容齐全。此外，可以增加邮箱链接，主要用于患者与医院的交流。同时，可以增加投诉信箱，从患者反馈中挖掘提高医院管理的有效信息。

（三）引进先进设备。信息化建设首先要求医院具有信息化的网络和设施。从硬件来说，硬件是信息化建设的必要条件，医院信息化建设需要有专门的电脑、服务器、打印设备、扫描设备；软件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便档案管理工作。从软件来说，需要有适合自身的办公系统和办公平台，制定符合工作目标的工作流程，并且建设相关的工作部门，注意部门与部门之间的衔接。

（四）完善管理制度。在有了基础的硬件与软件支撑的条件下，医院要改变传统的档案管理模式，针对信息化的管理系统制定管理制度和工作标准。首先，在档案收集机制中，医院要建立一个标准的档案信息库，将档案以数字化形式进行存储。同时，医院应当规范档案格式，例如标明档案类型、建立档案目录、增加索引，以便进行检索，并鼓励医护人员及其他工作人员按照规范的格式上传档案。其次，在医院档案信息化服务机制中，医院要明确规定信息化档案管理标准，建设档案管理和查询网站，分别对应医护人员和患者。档案管理网站要求工作人员主动上传数字化档案。档案查询网站需提供在线查询功能，允许用户在网站上进行下载、复印、查询和借阅。

（五）精益化管理。精益化管理的本质是对战略和目标分解细化和落实的过程。第一，要将档案服务做好、做精，同时要准确信息和决策、准确数据和计算、准确时间衔接和正确的工作方法，此外，要注意操作细化、管理和服务细化，特别是执行细化，将执行的工作细化到每一个人、每一件事，最后就是严格执行和追责。医院档案精益化管理首先需要建立健全的管理标准和制度，以此作为体系的支撑。第二，要通过标准化管理实现标准化工作。第三，要实现目视化管理，使各种管理情况一目了然，提高管理效率。

五、结语

医院档案的作用是真实地记载医院的发展轨迹，记录医院的日常活动和重大改革。医院档案的作用，在于为医院管理者提供决策参考和发展依据。在新科技大力应用的时代背景下，医院应当将信息化建设作为档案管理工作的重心，以信息化技术为动力，积极进行管理模式改革、工作方式创新、工作技术提升和人员培训升级，提升医院档案管理能力，推进医院档案管理工作新进程，提升各项工作决策，更好地服务用户，提升医院综合竞争力。