医院人事档案信息化管理及其创新研究

文/菏泽市第三人民医院 徐丽

随着国内信息化技术的兴起，很多组织内的干部档案管理开始从传统的纸质版向着电子信息模式转变，同时信息化的使用降低了人工的管理成本，避免了管理僵化问题，也进一步地提升了人事档案管理的效率，提高了医院中人事档案管理的水平。面对现代社会环境的不断改变，干部人事档案管理也需要与时俱进，建设信息化和数字化的人事档案管理系统成为医院档案管理新的发展方向，这对人事档案管理的安全性、准确性、高效性都具有良好的促进效果。

一、医院档案实施信息化建设的意义

在以往的医院人事档案管理中，如果需要查阅某一个人的档案需要档案管理人员寻找其中的一整卷内容提供查阅者查看，虽然查阅者需要的仅仅是某一个人的人事档案资料，但是在查阅一整卷资料的过程中难免会看到其他不相关内容，这对人事档案的安全性具有不利的影响。以往医院的人事档案管理需要人工进行整理，在人员主观因素的影响下，管理人员对档案信息的判别标准就会存在一定的误差，而且在每天进行同样繁重的档案工作的过程中，管理人员的管理水平会产生一定的波动，这些因素都会影响人事档案管理的最终效果，很多文件在不经意间流失或者是放错位置。同时以人工方式管理医院的人事档案也不符合保密性原则，容易造成信息的泄露。但是使用信息化管理方式之后就能够有效地避免这些问题。信息化系统使用远程操作技术，通过审批之后的权限才能够查阅相关的档案信息，这就防止出现档案信息泄露的可能，同时利用信息化管理系统能够完成智能化的管理，降低了人员管理成本，同时可以避免因为人员主观因素造成的信息管理缺失问题。

二、医院人事档案信息化管理存在的问题

（一）规划不足。虽然很多医院对人事档案的管理已经建立了信息化的系统，但是缺乏统一的标准，在设计系统的过程中一味按照设计者的思路设计，并没有深入到医院的档案管理实际中，造成很多系统在使用的过程中脱离了实际，医院的人事档案管理系统也变得毫无价值。因为规划不足引起了医院的干部人事档案管理没有合理的结构框架，目前建设的信息化管理系统不能真实有效地反映出医院人事档案的情况，还有就是目前的相关研究不多，缺乏有效的理论支持。医院的干部人事档案信息管理系统是一项综合性较强的工作，同时也是一项庞大的信息化工程项目，该项目的建设应当分成不同的阶段实施。尤其应当注意的就是该系统的管理应当符合实际，能够反映出医院干部的真实信息。如果信息化建设的过程中偏离了规划目标太远就会造成系统的设计随意性过高，最终结果就是管理工作流于形式。

（二）硬件技术落后。以目前的医院档案管理信息化建设程度来看，目前的信息化建设并没有明确的建设目标，同时信息化建设的硬件设施达不到设计的要求，缺乏规范性。随着信息化技术的出现，社会中其他行业在建设信息化系统的过程中，首先需要具有明确的人员目标，其次将总的信息化建设目标分成不同的阶段进行，逐步建设完善的医院人事档案管理系统。因为信息化建设的目标模糊，领导缺乏规划意识，管理人员工作积极性不高等因素造成了目前的信息化建设越发偏离了最初的目的，失去了应有的效果。目前医院的信息化建设在硬件上缺乏规划，很多管理部门只通过一两台计算机就想构建完善的智能化信息管理系统，这显然是困难的，缺乏必要的硬件设施会造成档案数据录入的过程中效率低下，提升信息化管理的成本。

（三）信息化建设成果推广不足。因为传统管理思想的惯性影响，目前医院的人事档案管理还具有封闭式管理的意识，这也是为了保证档案信息的安全，防止出现信息外泄的情况发生。这种封闭式的管理方式虽然提升了信息的安全性，将信息控制在了一定的范围内，但是也正是因为封闭式的管理方式造成了目前医院干部的人事管理信息化覆盖面小，信息化建设的作用在实际的运用中不能发挥出来，对医院干部的人事档案信息不能全面反映出来。

三、优化医院干部人事档案信息化建设的对策

（一）优化信息建设系统。要想提升医院的人事档案管理的信息化水平，应做到如下两点：首先，应当从医院的领导层开始重视医院的信息化建设。因为信息化建设工程属于系统性较强的工程项目，因此医院的领导层应当着重建设本医院的信息化水平，努力提升医院的信息化建设速度，从上到下重视信息化的作用。同时医院还应当增加对信息化建设的投资力度，通过领导的重视和领导作用统一医院的信息化建设标准，这对医院的整体规划具有重要的意义。其次，医院的信息化建设应当遵循科学统一的原则，从长远的角度出发，注重信息化建设的整体性和可持续性，确保医院的信息化建设落实到位。

（二）加强档案材料数字化。档案材料只有形成数字化才能够方便信息系统的使用和管理，实现材料的数字化可以从以下两方面入手：其一是注重档案信息的完整性和统一性。将医院的所有人事档案通过信息云数据库的方式实现数字化表达模式，利用网络连接实现高效率的档案管理。如果不能完善医院干部人事档案的信息向着数字化转变，那么人事管理的信息化系统也就失去了应有的作用。其二，实现数字化信息建设是目前技术发展的必然趋势。随着信息化技术的不断发展，以信息化手段提高工作效率、提升信息管理的安全性成为现代时代发展的大潮流，通过计算机技术的应用能够大量地降低纸张的使用数量，同时还能够降低人工管理成本。

（三）实现管理方式自动化。想提高医院干部人事档案管理的自动化水平，应当完成档案信息的采集、整理、应用等过程，同时对干部人员的任命、晋级、退休等管理操作应当制定统一的管理标准。在进行信息化管理系统设计的过程中，应当注重符合医院人事管理的实际情况，提高系统的可使用性。医院应当组织内部人员根据系统设计的相关要求进行信息整理，同时根据信息的采集和整理完成系统的更新。软件设计中应当能够根据特定时间完成信息的自动更新，根据人工制作的信息表格完成信息录入，进入系统的信息没有获得权限的时候不得随意改动。其次，根据医院干部的人事关系网和层级关系设置不同的秘钥，不同层级的人员直接通过自己的权限查阅特定区域内的信息，人员不得私自查看其他不相关人员的信息。这就能够保证医院人事档案管理的信息安全性，提高了医院人事档案管理的信息化管理水平。

四、结论

随着信息化技术的出现，医院的人事档案管理需要跟上时代的脚步，完善档案的整理，实现信息共享。通过建设信息化的医院人事档案系统，能够提高医院档案管理的效率、提高其安全性和资金使用率。