事业单位档案信息资源开发与利用途径探讨

文/延边朝鲜族自治州红十字中心血站 崔英姬

当前档案信息资源在事业单位中的重要性日益凸显，在促进社会发展方面发挥着重要作用。档案管理是事业单位管理工作中的重要内容，不仅任务繁重，涉及事项也众多，这要求档案部门既要做好档案收集、整理与存储等工作，也必须关注对档案信息资源的开发与利用，这是档案管理人员要重点解决的问题。这样才能保证档案的完整性与安全性，为事业单位决策制定、工作部署提供可靠依据，更好地发挥出档案在事业单位发展中的作用。

一、事业单位档案信息资源开发与利用的意义

事业单位作为国家机构中的重要组成部分，发挥着重要的社会职能。档案管理是事业单位中的一项重要工作内容，有利于事业单位充分发挥职能，更好地服务社会。事业单位档案能够将长期发展中形成的诸多文字资料、声像、图片等资源等反映出来，在事业单位发展过程中，不仅要求提升档案管理的质量与效率，也对档案信息资源的开发和利用提出了更高的要求。在互联网时代，人们生产、生活变得更加便利，办公效率实现了大幅度提升。互联网档案工作也有了新的变化，档案信息资源大多以电子档案的形式存储，通过很小的空间能够存储大量的档案信息，保证了档案资源存储量的提升，与纸质档案相比，在存储密度上也实现了较大提升，节省了大量档案管理成本。在事业单位档案信息资源开发和利用过程中，网络技术的应用为档案信息资源开发与利用创造了便利，互联网时代让档案信息开发获得更多技术支持。对事业单位档案信息资源开发与利用来说，需要管理部门借助多种档案管理方式，充分挖掘档案资料中有价值的信息，让社会与信息使用者的需求得到满足。此外，档案部门也要把海量的、有价值的档案信息在网络中发布，用户只需要利用计算机网络就能够查询与浏览档案信息，这样档案信息资源开发和利用效率就实现了提升，确保与信息使用者实际需求相符。

二、事业单位档案信息资源开发与利用的策略

（一）提高档案信息资源开发与利用重视程度。档案工作主要为广大用户提供服务，也是事业单位发展中不可或缺的内容。当前国家对档案管理工作非常关注，事业单位也要尽快转变思想观念，充分认识到档案信息资源开发与利用的重要性。从实际情况来看，事业单位在一定程度上忽视了档案信息资源开发与利用工作，也未在内部引起更多人的关注，分析其原因可知，既受到自身的局限，也未做好宣传工作。这要求事业单位逐步拓宽宣传范围，利用广播、电视、报刊、杂志等媒介进行宣传，或者是利用公益性免费广告，自办各类宣传栏，举办图片展等，对馆藏情况进行宣传，让更多人了解档案信息数量、发挥的作用、开发与利用方法和相关管理制度等。事业单位要在档案信息资源开发与利用中增加资金与人力投入，保证档案资源在单位发展中发挥出重要价值。

（二）进一步拓宽档案信息资源服务领域。事业单位档案部门要走出“高门深院”，通过开发形式与社会相接近，深入公众群体，了解他们对档案信息资源的实际需求。档案部门要注重对档案的深加工，主要目的是将更优质的服务提供给社会，这就凸显了对服务领域不断拓宽的重要性。对此档案部门要加大档案信息资源开发力度，实行有效的激励机制，出台相应的措施，促使档案管理人员积极参与到编研工作中。档案管理人员应该充分考虑到事业发展需求，在编研工作中将具体的开发方向确定下来，在档案服务中提供技术、知识以及信息含量高的智力型服务，将资源的优势最大限度体现出来，为各环节工作提供完整的档案信息。此外，档案部门也要解决以往自我封闭、不求合作的问题，尽快树立起共建共享的“大档案”意识，在技术上与其他部门加强合作，真正迈入高效低耗的发展道路。事业单位档案服务工作中，必须对档案服务内涵进行深化，做到热情待人，加强服务手段与内容创新，注重对服务领域的拓宽，保证更多人提高对档案信息资源利用的认知度。

（三）借助信息技术处理档案信息。在办公现代化发展中，计算机在各行业得到了普及，也为各类信息的交流与利用创造了有利条件，如金融系统借助互联网与计算机，能够为公众提供异地存取款服务。但是对事业单位档案部门来说，还未真正发挥出互联网与计算机的作用，为了提升档案信息处理的现代化水平，还需要采取以下措施：第一，关注档案业务工作流程的数字设计，打造先进的档案管理系统，让各项档案业务实现计算机处理。第二，注重档案鉴定前处理工作。第三，抓推广应用，事业单位要定期开展计算机管理培训工作，举办档案管理现代化讲座、技术演示与学术研讨会等。第四，要重视档案信息上网工作，逐步实现档案信息资源与社会共享的目的。

（四）注重编研，体现档案资料价值。从当前事业单位档案部门开展的档案编研工作来看，大多以编纂本地大事记、组织机构沿革等内容为主，并采取了纸质的载体形式，不仅内容简单，形式也过于单一，缺乏创新性，难以让社会与公民的各项需求获得满足，不能充分发挥出档案信息资源在事业单位中的作用。对此事业单位在档案信息资源开发与利用过程中，要提高对档案编研的重视程度，充分挖掘馆藏档案信息，从单位、社会及公民等具体需求出发，灵活运用多种形式，注重创建精品，保证档案服务水平实现提升。要通过与档案分级管理工作结合起来，对馆藏档案进行定级，确保馆藏特色档案资源得到充分挖掘，在通过梳理、总结和归纳后形成专题。此外，在载体上不仅包括纸质档案，也要利用光盘、照片和录像等新载体。事业单位档案部门应该充分考虑到档案信息资源的特点，形成一系列光盘专题片，将单位有特色的编研成果展示出来，从而满足各部门对档案信息资源的实际需求。事业单位运用这种方法，能够让领导制定决策获得重要参考资料，保证政策制定的科学性与合理性，让“死”档案真正成为“活”信息，让静态信息逐步实现动态化，逐步实现共享馆藏资源的目的。

三、结语

总之，进入信息化时代后，要求事业单位在档案管理模式上加强创新，最大限度利用档案信息资源，才能满足新形势的要求，将档案在事业单位发展中的作用体现出来。对此事业单位要提高对档案信息资源开发与利用的重视程度，既要转变思想理念，也要建立完善的规章制度，配置专业能力强、综合素质高的档案管理人员，从而保证事业单位档案管理效率的提升，为档案开发与利用创造有利条件，将档案信息资源在事业单位中的价值真正发挥出来。