医院人事档案管理现状及优化措施探索

文/河源市妇幼保健院 廖惠芳

医院人事档案是医院在人才引进和管理过程中形成的，记录着职工个人经历和德才表现，为人力资源管理提供重要的信息依据。进一步加强医院人事档案管理工作，是实现医院人力资源配置最优化的关键一环，对推进医改工作落实十分重要。但是从客观维度上讲，受多重因素影响，当前阶段的医院人事档案管理仍旧存在些许不足，相关课题研究备受关注。

一、医院人事档案管理价值

人事档案作为医院重要的信息资源财富，记录着员工个人经历和社会实践，并反映了他们的业务能力、工作表现、实战业绩等，是医院管理工作的重点项目。知识经济时代，人才是推动社会发展的中坚力量，人事档案作为重要的智力资源，是实现医院良好发展的基石。而人事档案管理作为人力资源管理的有机组成部分，记录着各类人才的基本情况，为人才考核评估、培养使用提供了重要依据，有助于人尽其才，并对医院系列管理工作开展起到了风向标的作用。基于此，医院人事档案管理完整、客观的信息供给，是个人晋升、评优的历史性依据，推动了内部考核公正性，激发了员工工作积极性，继而奠定了医院可持续发展基础。同时，人事档案所归集的资料具有机密性、政治性，交由专门的部门进行管理，增强了职工对医院的信任感，保障了系列管理工作顺利实施，促进了医院稳定发展。正是基于人事档案管理的多重价值，人力资源管理对进一步推动医疗卫生体制改革至关重要。

二、医院人事档案管理现状

随着我国医疗卫生事业的持续发展，医院人事档案管理发生了不同程度的变化，在取得了阶段性成效的同时，受多重因素影响，其中仍旧存在些许客观问题亟待解决。具体而言，面对愈加丰富的人力资源构成，医院人事档案管理科室所汇集的信息资料趋于多样性、复杂化，其本身作为一项专业性强的工作，对专业人员提出了更高的挑战。但是目前不少医院人事档案管理队伍专业水平不足，对上级文件要求的跟进不及时，主动服务意识薄弱，降低了信息资源的利用效率，且在一定程度上限制了该项工作的持续优化。同时，传统医院人事档案管理模式以人工操作为主，通过纸质文档进行存储，在编和临时人员的档案资料混杂，查询起来相当不便，加之外界环境变化影响，如气温、湿度等，存在着较大的损坏风险。这在一定程度上加大了医院人事档案管理工作难度，导致信息化建设的缺失，与时代发展脱节。除此之外，医院人事档案管理作为一项庞杂的系统化工程，涉及很多保密性内容，日常工作组织失真，对各类信息的分类整合不力，尚未形成完善的借阅机制，可能存在泄密风险，侵害了职工利益。面对上述医院人事档案管理问题，其创新改革势在必行。

三、医院人事档案管理优化措施

医院人事档案管理关系到医院的可持续发展，是实现人力资源价值效用最大化的关键一环，应当得到多部门的协同支持，并依托现代科技，提升工作效率和质量。笔者基于上述分析，结合实际情况，针对性地提出了以下几种医院人事档案管理优化举措，以供参考和借鉴。

（一）优化配套措施。随着我国宏观社会经济的发展，人们的生活品质得到了极大改善，健康意识及需求愈加强烈，推动了医疗卫生事业的发展。医院作为医疗卫生服务的供给主体，迎来了前所未有的发展机遇，人力资源结构日渐丰富，并对之提出了更多、更高要求，进一步加强医院人事档案管理势在必行，是积极响应国家医疗卫生事业改革，实现“健康中国”战略目标的重要一环。在本研究案例中，作者所在的医院共计775人，其中在编人员491人，临聘人员283人。按照要求，本院人事科需收集整理全部在编人员的人事档案资料，经由上级主管部门统一核定时间，归档成册，同时还应做好临聘人员相关资料的收集工作。面对如此海量、庞杂的人事信息管理，势必会涉及较大的资源投入，包括资金、人才、技术等，以确保其最终工作成效。因此，医院应当高度重视人事档案管理工作的有效开展，在当前信息化大环境下，结合实际情况，逐步加大相关建设投入，改善基础配套设施，继而提升该项工作的效率。同时，在医院的宏观统筹下，加强人事档案管理部门与宣传部门之间的联动，提高全员服务意识，引导他们积极配合人事档案管理工作，从而有效缓解人事档案管理的工作压力，并提升归档材料的客观性、真实性和全面性，为系列管理工作开展提供支持。如此，有助于推进医院的再发展，与全体职工的切身利益紧密相关，最大限度地释放人事档案管理工作价值，形成良性循环机制。

（二）完善内控制度。古语有训，不以规矩不能成方圆。对于医院人事档案管理这项庞杂的系统化工作而言，完善的内控制度建设是确保其持续推进的重要保障。在具体的践行过程中，医院完善的人事档案管理制度体系建设，应当紧跟社会主义市场经济体制下的人事制度改革新形势，严格落实医改新政策，在遵循其自身发展规律的基础上，制定完善的实施规范，采取标准化流程作业，有机地将收集、归档、利用等各环节关联在一起，最大限度地突出该项工作价值。根据上级文件规定，我院并无人事档案管理保管权限，处级干部档案由市委组织部保管，正科级干部档案由市人社局保管，其他在编人员档案由市卫健局保管，临聘人员人事档案则由户籍所在地人才市场保管，且不统一做干部转正定级材料、工资晋升、年度考核等相关资料。但按照要求，核定工资需核查人事档案。因此，要建立医院人事档案的联系制度，加强与人才市场之间的沟通，支持其工作开展，并善于从中吸取经验，推动自身规范化建设。同时，建立医院人事档案管理制度，包括立卷、归档、分类、查阅以及保密等项目，规范内部操作流程，明确各部门的权限和职能，促进人事档案材料的有效运用。另外，制定科学的审查制度，及时跟进各类职工的发展动态，全面归集信息，保证人事档案材料的完整性、客观性以及真实性。尤其是在归还档案之后，人事档案管理部门需对返还材料进行仔细查验，确保准确无误之后再重新归档。在完善的人事档案管理制度保障与指引下，有助于推进该项工作的规范化、标准化发展，提高了其严谨性，让其有方法可循。

（三）依托现代科技。宏观信息化背景下，计算机、互联网等现代科技应用愈加广泛，为人们的生产生活带来了诸多便捷性服务体验，并驱动着各行业各领域的深度变革。在这样的时代背景下，医院人事档案管理信息化变革势在必行。信息技术提升工作实效性的同时，还解决了纸质档案保存的烦扰。另外，医院人事档案管理系统借助信息化载体平台的优势，可同步汇集文字、图片、影像等资料，促进了其完整性、全面性建设。对此，医院应高度重视信息化建设，结合实际情况，逐步加大相关投入，积极投入先进技术设备，改善人事档案管理设施，引导新型工作方式变革。基于此，联合互联网公司，加强医院人事档案管理软件系统开发，不断丰富其功能结构，有机地将之与其他业务系统联系在一起，从而提供更为便捷的信息服务。在此过程中，依托大数据技术应用支持，通过计算机检索的方式，了解职工特长，促进人力资源配置最优化，并了解医院当前阶段的短板所在，为人才招聘、绩效考核等系列工作的开展提供全面的资料支持。同时，加强医院人事档案数据库建设，借助扫描仪等先进技术设备，促进传统档案材料的数字化变革，并进行备份，以免遗失等现象发生。在上述支持条件下，医院人事档案管理科室还可成立微信公众号，通过手机APP预约的方式，提前准备查阅者所需的资料，完成主动服务输出，增强用户体验。另外，在高度开放、自由的互联网空间形态下，要着重加强医院人事档案管理信息化系统的安全性建设，设置安全防火墙，并及时更新系统，避免个人信息泄露风险，维护职工合法权益。

（四）提升工作素养。知识经济时代，人才是驱动社会发展的关键，对医院人事档案管理优化有着重要的影响作用。随着我国医疗卫生事业的发展，医院规模不断扩张，业务量持续增长，人力资源配置愈加丰富，这对人事档案管理工作提出了更为严峻的挑战，尤其是信息化变革下，进一步加强专业人才队伍建设势在必行。综合来讲，医院人事档案管理专业人员不仅要掌握扎实的专业学识，还需熟悉各类政策法规，并具备良好的信息化素养，以便于更好地迎接工作挑战。对此，一方面，地方档案行政管理部门应定期或不定期开展多样化的培训活动，及时宣传上级文件精神，促进行业学习交流活动，辅助提升医院人事档案管理工作质量；另一方面，医院亦需组织业务培训活动，充分运用绩效考核结果反馈，善于总结发现人事档案管理实践中存在的不足或问题，明确岗位职责，强化专业人员的服务意识，协商制定更为完善的工作体系，并邀请上级单位现场指导，不断充实人事档案管理人员的知识素养，共享有效实践工作经验，提升他们的业务素质和职业素质，使之工作价值得到最大释放。在强大的人才队伍智力输出支持下，势必能够进一步打开医院人事档案管理新局面。人作为独立的行为个体，其主观能动性释放，是做好医院人事档案管理工作的关键。医院应当制定系列激励机制，树立榜样典范，激励员工自主学习强化，使之自行加大对人事档案管理优化的时间和精力投入，有助于其自我职业价值、人生价值的实现，促进双方互利共赢。因此，医院人事档案管理科室亦需加强自我建设，相互鼓励、相互学习，不断提升职工综合素质，突出本科室工作价值，辅助医院实现可持续发展目标。

四、结语

总而言之，医院人事档案管理的有效开展十分重要和必要，作为一项庞杂的系统化工程组织，在实践过程中，要以现阶段的实际问题为导向，不断改善配套设施，加大医院建设支持力度，建立健全内控制度，依托现代科技支持，完成信息化改革，并注重加强专业人员素质素养建设，从而使之工作价值得到最大释放。作者希望学术界持续关注此类课题研究，从不同视角审查医院人事档案管理工作实践，及时发现其中存在的问题，并针对性地提出更多有效建议。