软件高新技术企业财务管理信息化建设研究

陈淑贞（福信集团有限公司 福建厦门 361000）

开展财务管理信息化建设非常重要，它具有优化企业资源配置、提升企业财务管理的灵活性、提高企业财务管理决策的科学性、促进全面预算管理工作的开展、降低企业经营风险等作用。软件高新技术企业具有业务范围广泛、物料种类繁杂等行业特征，如何通过财务管理信息化建设提高其经营效率、降低经营风险已成为软件高新技术企业重点关注的课题。

一、软件高新技术企业传统财务管理方式存在的问题

（一）难以掌控全面及时的财务管理信息。由于市场环境复杂、经营范围广，落后低效且不准确的财务管理往往会给企业经营带来诸多负面影响，造成诸如资源配置低效等一系列问题。因此，软件高新技术企业在经营过程中，不仅需要对众多的物料进行科学分类，还需在分类基础上对其实施科学配置，这要耗费大量人力物力对材料进出的相关财务信息进行收集、归纳与分析。而依据传统的财务管理方式很难达到“源头取数、数据集成、集中管理”的要求，导致企业难以掌握全面完整的物料等信息，无法实现对种类繁杂的物料、存货进行合理分配调动，更难以实现及时整合企业的各种物料资源。

（二）业财融合的耦合度低。对于大部分软件高新技术企业来说，财务部门更多地关注企业经营过程中的成本管控、资金利用效率等情况，其他各业务部门往往将工作重心放在如何增加销量、开拓市场中，财务与业务之间的关注重点存在偏差。传统的财务管理模式，跨地区、跨国际的业务数据传递较慢，业财融合度过低往往导致信息的严重滞后，影响了财务信息的准确性、及时性，不利于企业管理层根据财务和业务实际情况做出正确决策。

（三）成本核算效率低。软件高新技术企业的研发与生产过程相当繁杂。在传统财务管理方式下，各业务部门与财务部门往往缺少信息沟通机制，企业每月月末才对产品成本进行核算，未能实现成本等相关财务管理信息的实时反馈，导致成本核算滞后性严重，无法实现成本管理的精细化和及时化。同时，由于信息不通畅，企业财务管理人员对每月财务状况也只停留在对期初余额相关信息了解的程度上，财务部门与业务部门间信息交流没有建立一个畅通渠道，不利于管理者做出最优的成本控制决策。

（四）客户的往来账户管理依赖人工完成。传统财务管理模式下，软件高新技术企业是通过人工查询方式来实现对客户往来账户状况的了解，这种人工查询与管理耗时耗力且无法保证往来账户管理的全面、准确，不利于对每一客户的往来账户进行实时监控并分析、评价，公司无法掌握客户资信状况，容易导致应收账款逾期未收回现象频发，进而造成资金周转困难等问题。

（五）预算与资金管控不合理。资金的预算与管控关系到软件高新技术企业的生存与发展，在传统财务管理模式下，很难建立完善的资金预算及管控体系。由于软件高新技术企业的业务范围涉及多地域甚至国外地区，各业务部门的经营目标也存在差异，不同业务的资金使用情况、资金需求等均不相同，很难实现统一的预算管理方案。由于信息流通不畅，企业财务管理人员对于资金的协调、管理及统筹分配能力相对较弱，以致于软件高新技术企业资金难以统一管理，预算与实际执行情况往往严重脱节。

二、对策

（一）引入ERP系统，提升财务管理信息化水平。ERP系统在企业信息化建设中扮演着重要的角色，但不同企业对于财务管理信息化建设的需求千差万别，企业要根据自身财务管理的现状，做好财务管理需求分析，构建以需求为导向的财务管理信息化建设体制，避免出现盲目跟风的现象。为克服当前企业财务信息化建设存在盲目性，企业可以借助ERP系统，立足于自身的实际需求，从自身发展阶段以及发展目标出发，做好财务管理信息化建设的设计、规划、开发建设与升级。另外，财务管理信息化建设前期成本较高，运行后还有维护费用、人员培训费用，投入更大。企业也要做好财务管理信息化建设成本分析，尽可能降低因财务管理信息化建设而导致的财务风险，确保企业的安全性。

（二）统合ERP系统，推动企业业财融合。ERP系统下企业财务管理系统设置多个模块，其中会计模块主要由总账模块、应收账模块、应付账模块、固定资产核算模块、报表模块、费用管理模块等构成。其他模块之间的关联业务数据经过财务管理信息化系统核对确认后，可以实现与会计模块的对接和关联。因此，财务管理信息化系统下企业财务管理人员会实时将企业的生产、销售、采购、库存、财务等期初、本期发生等数据整理和导入系统；与此同时，各业务部门将业务数据实时录入系统模块，这些数据在确认后，会计模块和系统的其他模块有相应的接口，能够相互集成。这样就可以将生产、采购、销售、成本核算等业务活动信息自动归集计入会计核算模块，生成凭证、总账、会计报表，提高了企业整体的业财融合程度。

（三）应用ERP系统，在企业中开展全面预算管理。ERP系统可根据企业所处的行业特性和现状及企业自身战略需要对各个项目部、业务部的管理目标进行充分调查分析，并能通过销售模块及成本核算模块中的销售额、客户信息、成本、物料投入等数据计算出更精确、客观的预算指标，这就极大地方便企业在其内部开展全面预算管理。软件高新技术企业可利用ERP系统的这些优势，根据企业实际情况健全全面预算管理方案，可有针对性地控制费用开支，开源节流，最大限度做好节约成本工作，为企业创造更多价值。

（四）利用成本核算模块功能，提高企业成本核算效率。在ERP系统下构建的成本核算模块中，软件高新技术企业可对成本对象进行初始设置并规定相应分配标准，进行精确订单式管理。在生产过程中，按照任务发生的时间先后顺序，实时将生产领料、工时核算、产成品或半成品入库业务进行归集，将间接费用按一定分配比率标准在成本对象之间进行分摊，及时地计算生产成本。ERP系统成本核算模块还能根据产品性质采用标准成本、个别成本等核算方式，进行产品成本的归集、分配与计算，并进行更加精确的成本差异分析，通过成本分析实现节约经营成本，最终可以提高成本核算的效率与效果。

（五）利用销售模块功能，强化对客户往来账户的管理。在ERP系统下构建的销售模块中，企业可设定销售合同必须经过企业最高领导、分管领导和财务部门的依次审核才能与客户签订销售合同的程序功能，财务部门主要审核合同中的条款、要求、交易方式，特别是产品的价格、付款与结算方式的合理性及可行性，确认并评估客户的资信及相关证明文件的真实性、可靠性。之后，根据销售订单下达发货通知单，该环节要求财务主要根据合同条款、应收账款风险控制等相关信息审核意见，经审核同意后交付仓库发货。销售部门根据回款、开票将相关信息登录系统，并经财务复核，进行勾稽核对。在这一过程中，企业可通过ERP系统收集有关销售流程的主要信息，包括往来账户及客户偿款等信息，进而可对客户往来账户进行归纳、分析得出企业经营状况及客户资信情况等方面，强化软件高新技术企业对客户往来账户的管理能力。

三、案例分析：以厦门光电集成有限公司为例

厦门光电集成有限公司（以下简称A公司）成立于1998年，总资产4 000多万元，2017年增加注册资本金8 000万元。A公司主要经营光电器件、光通信网络产品、无线通信设备、通信网络软件、工业自动控制及检测设备的开发、研制、生产、销售、服务；经营各类产品和技术的进出口，是国内拥有多项专利和软件制作知识产权的“三高”企业。

（一）A公司传统财务管理存在的问题。（1）业财融合方面。在信息化建设之前，A公司财务部和其他业务部工作衔接少，业财融合耦合度低。A公司对业绩考核的重点在于业务指标，导致业务部门尽可能地加大资金投入，扩大市场份额，在这一过程中往往忽略“成本-效益”原则。（2）成本核算方面。A公司产品品种繁多，物料2 000多种，成本核算粗放、效率低下，不符合企业产品成本的实际情况，反而影响成本信息反馈，不利于企业纳税筹划的实施及经营目标的实现。（3）往来账户管理方面。A公司未对整体往来款进行及时有效的监控、分析。A公司往来账户中前十名客户占比巨大，存在较大逾期风险，但A公司只是依靠登记往来账的会计人员和销售人员进行人员管理，并没有依靠信息化途径实施管理。（4）预算与资金管控方面。A公司资金管控的信息化程度不高，没建立起长期、实用、高效的资金管理系统，导致A公司预算管理实施效果不佳，出现部分资金闲置而又同时有部分项目无钱可用的现象，企业无法发挥资金整体效益。在开展财务管理信息化系统以前，A公司流动比率平均值在1.11至1.25区间，明显低于行业1.50的均值水平；资产负债率高于行业均值15%至30%左右，A公司的流动性及资本结构均有待改善。

（二）A公司实施财务管理信息化建设的措施。针对传统财务管理方式存在的一些问题，A公司开展了财务管理信息化建设，主要措施如下：（1）引入ERP系统。A公司根据业务需求和集团系统实际情况，引入了ERP系统，增加了生产模块和供应链模块（销售、采购、仓存模块）、成本模块、财务会计等模块。（2）改进成本核算系统。通过成本模块分析发现，2017年以前公司主要产品是通信产品和检测设备，属于标准产品，采取品种法核算。2018年以后AOI检测设备属于定制产品，属于非标产品，研发与生产过程复杂，管理不易，材料成本占比大，A公司加强采购成本的购置与监督，并且根据成本信息对AOI产品采用订单式管理，成本核算由原先品种法转变为个别批次法。对于超过预算的费用需经特别流程审批通过后才给予核销。严格控制费用开支，开源节流，做好成本核算，最大限度做好软件退税工作，为企业创造更多的价值。（3）优化销售流程。通过销售模块，A公司掌握更加详细的客户信息，对往来账户的监控也从纸质账面上升到信息系统中，公司建立起应收账款预警机制，对于毛利低于公司规定20%以下的订单，严格审核，报总经理审批。同时对于超过三个月未回的逾期款项进行预警通报，对于逾期款项及时与客户协商，采取折扣、折让方式或法律诉讼手段，尽快追回逾期货款，减少损失，对于信用不好的客户，取消下一步合作。（4）健全预算管理。公司通过ERP系统分解各项目货值的预期增长额，倒推出项目预期成本、现金流量等重要财务指标，通过采购、生产模块中的物料需求计划、销售预算等进行有计划地采购、生产。A公司ERP系统的大运营管理体系测算资源需求，并分解到各专项KPI计划。同时在KPI指标体系中重视诸如质量衡量、售后服务等一些非财务指标的考核与监督，对每个项目的财务资金支出情况进行监控，避免成本浪费。

（三）A公司信息化建设的成效。A公司通过ERP系统，强化了财务管理信息化；建立了大运营管理体系，实现主要业务流程的自动化，管理绩效显著提升，主要表现在：（1）在ERP系统的基础上，开展企业大运营管理体系的建设。通过大运营管理体系的建设，基本实现了以最小的本金、最短的时间，赚取最高的收益。大运营管理体系可以有效控制现金流和利润；实现管计划和管货值，并能全面实现以财务经营为导向，以现金流和利润为核心，以全面预算管理为手段，以计划管理为主线，以货值管理为基础，以考核激励为驱动，推动A公司财务管理整体能力的提高，基本实现了“储—建—融—供—销—存—回—结”一体化。（2）产品核算方面，财务人员定期参加仓库全面盘点，账实相符率达到了99.5%以上，公司产品成本中材料成本比重大，占比90%，建设后下降为87%，成本差异分析中由于材料数量耗用、价格影响差异影响极小，主要是人工、间接费用等固定费用差异的影响，通过ERP系统，实现更精确的产品成本核算，将成本差异率控制在了1%以内。A公司自2015年毛利率降至34.82%后，2016年至2018年总体呈上升趋势，均超过了40%，在2019年达到54.73%，高于行业均值将近一倍。（3）往来账户方面，财务部门通过ERP系统跟踪销售订单执行情况，通过对销售、货款回笼计划完成情况分析，督促业务部门做好销售管理工作。通过对客户、产品销售构成、毛利进行分析及应收账款预警机制的作用，前十名客户的销售额占总销售额的比重逐年减少。（4）预算及资金方面，公司严格控制费用支出，对于超过预算的费用需经特别流程审批通过后才给予核销。在采购环节，公司加强价格及供应商资质的审核，要求供应部提供三家或三家以上的供应商进行询价对比，对前十名供应商和材料采购进行统计分析，供领导层决策分析，要求供应部每年要有3%—5%的采购价格下调。信息化建设前公司流动性远低于行业均值，而在信息化建设后，其短期抗风险能力有所提升，已优于行业平均水平。

（四）启示。通过A公司案例分析，可以得到以下两点启示：（1）企业管理层要树立财务管理信息化理念，固守传统财务管理方式必然跟不上时代的发展。管理层应意识到财务管理信息化对企业经营发展的重要意义并将其建设作为公司改革和发展的战略措施来实施。企业管理层要开展宣传、指导工作，使企业全员全方位参与到财务管理信息化建设工作中，有利于员工更快认识到财务管理信息化系统的价值，也有利于企业更快投入到更高效、更安全的信息化运营中去。（2）要认清财务管理信息化建设只是手段，不是企业最终目标。实施财务管理信息化建设仅仅是企业提升管理水平和能力的一种工具、一种手段，切不可为信息化而信息化。相比于为了实现企业财管信息化建设目标，实现企业的战略目标更加重要。

四、总结

财务管理信息化建设作为一个贯穿企业经营流程、畅通企业信息交流的渠道，已成为现代企业实现提升财务管理能力的重要工具和手段。软件高新技术企业必须高度重视，认真研究财务管理信息化建设的利弊，将财务管理信息化紧扣企业经营需求，最终促进企业健康稳定发展。