中职档案管理模式思考

文/青岛幼儿师范学校 孙毅

档案管理对中职学校的教学管理是非常重要的，对学校的教育以及社会服务等各方面都具有一定的参考价值，而在实际工作中却很容易被忽略，导致档案管理工作存在很多不同的问题，将严重影响到档案管理在实际教育教学当中的应有作用。随着我国教育事业的不断发展，中职学校对档案更为依赖，这也给档案管理工作带来了新的挑战。

一、中职档案管理存在的问题分析

对中等职业学校来说，教育科研等各种任务都是为了培养专业人才，促进学校发展，在教学的过程中形成各类不同的档案信息，真实记录学校发展的过程。认清学校形势，对学校未来发展决策都是具有非常重要作用的，比如财务档案可以有效地反映出学校在财务方面的收支情况，以及固定资产的情况等；学籍档案对学生的生源以及教学质量等各方面情况都能够予以真实反映，也可以为毕业生就业的单位提供服务；教师业务档案能够有效地记录教师在实际教学时所获得的科研价值与成果，对教师的业务评定以及奖惩具有很高的参考价值，所以必须对各类档案进行合理管理。随着我国信息化时代的到来，档案信息对中职学校的发展将体现出更加重要的作用，并且对管理人员也是很大挑战，因此需要及时认清形势，不断解决目前工作中存在的问题，让信息价值能够体现出来。

（一）档案信息缺乏多元化载体。目前在我国中职学校中，对于档案的存放一般需要设置专门档案馆或者档案室，且档案的形式主要是纸质档案。随着我国招生数量的不断增加，档案信息的积累导致纸质档案的储存需要更多的空间。在档案积累到一定数量的时候，便需要扩建档案馆或者销毁一些陈年旧档案，使得资源浪费现象比较严重，给档案管理人员在档案收集分类以及整理维护等各方面加重了劳动负荷。可以说，传统纸质档案在一定程度上会制约整个档案的管理工作及发展。

（二）校领导缺乏对档案管理工作的重视。目前随着档案电子化以及网络化的不断发展，中职学校的领导必须更加重视档案管理工作，同时也需要具备档案管理工作的基本理论知识与政治素养，还要拥有比较基本的计算机技术人员和网络维护人员等。由于在很长时间之内，档案管理工作未给予重视，因而导致我国目前中职学校档案管理人员的整体素养难以获得提升，甚至有些档案管理人员是由其他岗位人员所兼职的，不能保障管理工作的实际质量获得提升，而且档案管理人员大部分年纪偏大，对档案管理的知识及技术的了解不足，导致目前档案管理落后于学校及社会对档案的实际需求。

二、优化中职档案管理工作的策略分析

（一）建立完善的档案管理机制。首先，需要健全档案管理制度，让学校档案管理工作有据可依。目前中职学校档案梳理工作一般由各部门自立卷之后上交档案馆，这样做存在一定弊端，个别部门对档案管理工作配合不到位，消耗很多的资源和人力，甚至有些部门在实际工作当中总是找各种理由进行推脱，或是延期进行档案的收集与上交，很多档案在进行归档立卷时并不及时，工作效率也极其低下。在对档案文件进行保存使用的时候，即使资料到了指定归还的日期，却未予以归还。还有一些资料在使用之后受到破坏或是残缺不全，甚至有些档案资料出现遗失等问题，无法对档案从收集到使用过程进行全面的约束及监督，使档案管理工作较为杂乱，因此需要将所有档案进行统一集中管理。同时，对不同的档案资料进行分门别类区别对待。其次，需要健全中职学校档案管理制度，把比较复杂的档案管理工作科学分离开来，真正落实到人，并且把责任制与绩效工资以及职位迁升等各方面紧密联系在一起，严格对档案进行管理；与此同时，档案馆或者档案室也要建立独立的组织与机构，确保档案管理人员全职工作，避免由其他岗位人员兼职，从而保障档案管理工作的高效性以及档案信息的保密性。

（二）加强各部门之间的协调沟通。各部门之间的沟通是档案管理工作获得提升的一个重要方式。目前我国档案管理受到各部门不配合的制约，因此很难健康发展。必须要求领导干部充分了解档案管理工作的重要性，以及对学校发展产生的作用，定期组织各部门工作人员学习档案法的相关内容，用以提高人们对档案管理方面的法制观念。同时也要组织一些大型的讲座等，有助于工作人员对档案管理有充分的认识。只有从领导到工作人员都重视学校的档案管理工作，才能够真正使档案管理工作不断与教学改革的步伐相适应。从而使档案管理工作获得全面提升，为了尽量让档案设施建设落到实处，防止一些奠基性的材料缺失，学校的教学档案要统一保存以及科学管理。各部门要配合档案管理工作，配备一些责任心较强，同时对学校的工作比较熟悉，了解办学规律的，并且具有优秀政治素质和业务能力的工作人员，负责相关的档案管理工作。始终健全工作人员岗位责任制以及档案室的管理制度，同时也要严格地按照规章制度来办事。另外，硬件建设也是非常重要的，能够让档案工作水平获得提高，让档案管理质量有所保障的硬件要配妥。使档案材料的保管更加安全，利用起来更加方便，能够得到更加规范的管理。

（三）加强档案的信息化建设。一直以来，我国的中职学校档案管理都是以手工作业的方法，把档案收集之后，以手工进行分类编码，并使用手工签字的方式进行登记，这样不但会造成档案管理人员劳动力增加，而且还会受到人为因素的影响，很难真正保障工作精细程度，这都会导致档案在进行检索的时候查询困难，以及经常产生分类出错的现象，无法对每一个档案资料的实际状态进行跟踪，且工作效率比较低，工作质量也难以提升。档案管理工作现代化主要包括观念与现代化技术，这二者缺一不可。首先，需要正确了解档案管理工作，在此基础上，领导应该树立档案管理工作整体的发展方向，同时要建立与现代化档案管理相互适应的管理系统，并且尽量提升对档案管理方面的人力、物力以及各方面资源的投入。让档案管理工作顺利进行。其次，要充分利用计算机技术等，在对档案文件科学分类的前提之下，将所有档案信息都进行数字化处理，以电子档案的方式储存在档案室的硬盘当中。与此同时，对于相对重要的信息，要尽量使用无纸化和纸质化进行共存的储存方式，从而尽量让管理更加严格。

（四）提升档案管理工作人员的职业素养。管理人员在中职学校的档案管理工作中是非常重要的主体，对档案管理的具体状况能够起到重要的影响作用，特别是随着档案管理现代化步伐的不断加快，各种不同电子档案的使用和档案共享的网络化对于传统档案管理的方式都将造成极大的冲击，提高档案管理人员的整体素质，让档案管理人员能够满足目前现代化的档案管理工作需要是非常重要的一件事，所以必须尽量提升对相关工作人员综合素质的培养，采用岗位竞争的方式，适当淘汰素质较差且责任心比较低的工作人员。文档管理是一个专业性相对比较高的工作，管理人员需要有比较高的工作责任心以及职业道德。要始终坚持求真务实的工作态度以及乐于奉献的工作精神。要拥有扎实的专业基础理论和科技知识，同时也要有现代化的手段以及先进的管理方法来进行基本的管理，要了解《档案法》等相关法律法规。管理人员要充分了解自己，认识到档案管理工作是自己需要尽到的法律责任以及义务，要明确文件材料的基本构成以及整理还有鉴定等。建立一个档案管理组织方面的领导体系，提升对档案工作的领导以及考察力度，不断提升档案管理工作水准。同时，也要注重建立一个长效培训机制。可以参加当地档案局举办的各种不同类型的专业培训班，建立教育激励机制，让档案人员能够将专业教育和技术支撑相互挂钩，对不参加档案专业知识培训的，不能给予职称评定。对档案工作实施绩效考核评估机制，把档案工作进行更加精确的量化，将优秀或是其他评定标准当作考核结果。对于一些表现比较突出的部门，要进行物质精神奖励，对一些表现有问题的部门要追究责任。对一些严重违纪违法的工作人员给予严厉的处罚，同时让档案工作者清楚，自己的工作成绩和单位生存发展是有直接关系的，从而使自己的工作活力得以增加，尽量挖掘自身潜力，积极参加培训活动。工作人员要不断更新自己的知识，全面提升自己在档案管理方面的业务能力，使职业水准获得全方位的提升。

三、结语

综上所述，中职学校在档案管理过程中，对学校的各项工作都具有比较重要的辅助作用，所以校领导需要重视档案管理工作，能够从思想与制度、人员与硬件设施等各个方面采取有效的措施，促进档案工作在教育教学的过程中发挥应有的作用。