档案管理模式改革在医院档案管理中的运用

文/青州市妇幼保健院 文秀娟

随着经济建设的不断发展，我国从国外引进了许多先进医疗设备和技术，同时，国民对于医疗知识的重视度也在不断提升，医疗事业的发展受到大家的广泛关注，许多医院依靠交流学习，加快现代化建设进程。从管理者角度入手，医院的管理与企业管理较为相似，需经由人力管理、发展历程入手，对相关过程进行仔细记录，并对档案库进行建立。而通过社会角度学入手，通过建立档案不仅可使职工信息得到储存，同时也有利于患者复查。但当前部分医院在开展现代化建设的过程中，仅考虑到如何快速发展扩大，并未对档案管理引起足够重视，从而导致相关部门无法及时掌握医院相关信息，使管理过程中出现漏洞，导致负面反应出现。

一、医院档案管理工作中存在的问题

（一）医院档案管理工作急需改革。目前医院在实施档案管理工作时，容易出现主次无法得到明显区分或机构重叠的情况。我国医院在进行档案管理时，档案的类型主要包括三种，分别为人事档案、病历档案与文书档案，一般情况下，医院需对不同类别的档案实施分类管理：文书档案的管理工作主要由档案室负责；人事档案的管理工作主要由人力资源管理部门负责；病历档案的管理工作主要由医务处的病案室负责；不同的科室则需要对相应的医学监测档案进行管理。但目前医院在管理档案的过程中，主要是通过人工操作实施检索，不但导致档案的管理工作较为混乱，同时也无法高效利用各类档案。同时随着医院发展速度的加快，医院可能与多个单位进行合作，增加档案管理的工作量。比如与医学类院校合作，出现教学档案。医院需要管理的档案不断增加，当前应用的档案管理模式已无法满足管理需求，因此需要进行改革。

（二）管理人员能力有限。在医院建设改革的过程中，设立了许多新部门，从而使新职位人员数量也明显增加，但档案管理人员自身所具备的综合素质却无法满足岗位需求，使得档案管理人员无法及时跟上信息技术发展的速度，由于医院增加的新职位人员数量多，或由于档案管理人员的失误，从而使其无法对新增人员的理论水平、专业素质和文化程度等进行有效了解。若就职人员具备较好的专业性，则其可对相关档案工作进行有效胜任，但若其不具备较好的专业性，则无法满足档案管理的岗位需求，随着时间的推进，会导致医院档案信息变得陈旧，无法准确对档案进行分类和保存。除此之外，部分新入职的档案管理人员可能不适应档案管理工作的枯燥氛围，未能对档案管理工作具备的重要性引起足够的重视，因此容易出现消极工作的情况，由此降低医院档案管理的工作效率，使档案分类出现误差。

（三）医院档案管理不具备健全机制。部分医院对于档案管理工作的开展并不重视，从而使档案部门的管理无法得到及时准确指导，导致档案管理容易出现疏漏，无法有效将档案管理应用到临床工作中。医院未能建立健全档案管理制度，监督考核工作也无法有效开展，无法做到奖惩分明，难以调动档案管理人员的工作积极性。

二、档案管理模式改革的措施

（一）加强档案管理队伍建设。在医院的全部岗位中，受到关注最多的是医生，为了促使医院全面发展，需要对医院全部岗位的人才开展系统培训。不仅包括临床医师，同时也包括档案管理部门人员，只有配备完善的档案管理人员，才可通过对以往资料进行查询，对经验进行吸取，并将科技结合至档案管理工作中。目前大部分医院的档案管理人员为非专业人员，因此对于档案管理不甚了解，无法高效完成档案处理、收纳和汇总工作，尽管在入职前接受过系统培训，但培训工作的开展仅能使其将简单完成档案归纳，但无法在档案管理工作中结合现代化科技。因此，通过加强档案管理人才队伍建设，使工作人员的知识水平得到有效提升，安排其参加档案管理新技术和知识的学习，不断和先进单位开展交流，将自身所学习到的先进知识有效应用到医院档案管理工作中，在医院内进行汇报和推广，从而使档案管理工作的开展更为科学高效。档案管理人员自身所具备的知识水平的高低，将会对医院档案管理工作的成效起到直接影响。因此为了适应医院信息化档案管理业务，提升档案管理部门应具备的现代化科技水平，需要加强档案管理人才培训工作，从而使医院档案管理能够朝着科学的道路发展。除此之外，可编制兼职档案管理人员，由于医院档案数量庞大，种类较多，部分档案具备较强的专业性，因此可在各科室中选取1名医护人员进入编制内，对专业性较强的档案进行归纳整理。

（二）增强全员档案管理意识。需提高医院全部工作人员的档案管理意识，不可忽视档案管理制度存在的问题，由于档案所采集的数据由医院各个科室的工作人员提供，因此只有提升全部工作人员的档案管理意识，才可使采集的数据更为及时准确。档案管理人员才能够对采集的数据开展汇总、分类以及归纳。同时需提高管理人员对于档案管理工作的重视度，只有有效提高领导者对于档案管理的重视度，才能够使档案管理工作的发展得到更好的支持。医院所具备的长期服务理念为医疗为本，在很长一段时间内，医院对于档案管理部门并不具备科学的考核项目，从而导致工作人员对于档案管理工作的开展积极性不高，创新性不足，限制了档案管理工作的发展。而提升整个医院对于档案管理工作的重视度，可使档案管理工作得到更为全面的发展，也可促进档案管理工作高效开展。

（三）提高医院档案管理的信息化。随着信息化时代的来临，以往应用的人工收集、整理与检索档案的模式已经无法对目前的档案管理需求予以满足，随着医院档案内容的不断增加，对电子档案的需求也明显提高。电子档案不仅具备极大的容量，同时丢失风险低，保存时间长，也更容易检索。因此医院需要构建档案信息化管理平台，做好查询权限管理，防止档案泄露。对于以往的纸质档案内容，可通过扫描的方式保存电子档案。

（四）建立完整的档案管理制度。对于现代化医院而言，除了依靠完善的规章制度实现正常运营，同时也受到工作人员是否恪尽职守的影响。因此为了使档案管理部门能够有效发展，需要建立健全档案管理制度。随着科技水平的提高，档案管理人员需要不断学习新科技理念，摒弃落后思想，依靠数字化技术开展档案管理。建立信息数字化档案科，明确每位工作者负责的工作内容，将档案储存在规定的位置，同时每日开展信息更新，从而使档案管理工作高速发展，跟上时代的发展。医院需要明确档案管理部门的管理方式，若想借阅医院的人事档案，则需要由两人及以上持有单位证明方可申请，审批通过后才可借阅人事档案；同时档案管理部门需要与其他职能部门做好沟通协调工作，确定各部门管理的档案范围；在对档案进行转入或转出时，需要密封档案资料，并加盖密封章，待审查完成后再次密封并盖章。

（五）提高医院档案服务能力。通过对医院的发展历史进行回顾可知，医院对于档案的开发与利用率普遍较低，部分医院仅将自身界定为医疗服务单位，认为自身仅需要做好患者的医疗护理工作即可，未能充分发挥医院档案的作用。因此医院档案管理部门不但需要将档案管理工作做好，同时还需要对医院档案的服务能力进行充分发挥。比如医院在开展文化建设时，可将医院档案中的照片档案进行展示，为院史的编撰提供资料，还可作为医院的宣传资料，照片档案可发挥一定的教育作用，使医护人员的责任感与荣誉感增强，由此使医院的经济发展与文化建设得到促进。同时医院还需对档案进行充分利用，进入各个科室开展调研，对各科室的需求进行了解，由此使医院档案服务能力提高。并且医院还可按照社会档案方式实施改革，使医院档案的服务模式得到创新。医院档案管理部门可与医科类院校合作，将病历档案作为教学资料，由此促使医疗事业健康发展。

三、结语

医院档案管理工作的效果会影响医院的发展与经济效益，随着科技水平的不断发展，以往所应用的传统医院发展模式已经无法满足发展需求，因此医院档案管理工作需要开展深层次改革，在挑战和机遇并存的背景下，医院需要提升对档案管理工作的重视度，督促全员参与到档案管理工作中，优化档案管理流程，从而促进医院稳定发展。