新时期事业单位档案管理创新思路与方法

文/济南市机关事务服务中心 尚彦明

一、新时期事业单位做好档案管理工作的意义

（一）有助于推动小康社会建设。随着社会经济的不断发展，我国社会主义事业得到了长足发展，从而加大了事业单位档案整理的工作量，而在这种情况下，对事业单位的档案管理工作进行合理的提升，可以有效加强事业单位的经济发展，在新时代背景下，通过提升档案管理可以促进事业单位的发展。事业单位的发展推动了社会经济的发展，社会经济的不断提升推动了我国小康社会的发展。同时，加强档案管理有助于企业文化资源的充分使用。

（二）深化落实科学发展观。在事业单位中，档案中的资料包括事业单位员工的工资情况，所以加强档案管理，可以有效保障档案资料的真实性，从而避免给员工错发工资的情况出现。在我国现阶段的小康社会发展中，科学发展观是极为重要的，科学发展观简单来说，就是科学的指导思想，科学发展是发展小康社会的前提，科学发展观的内容主要是对我国社会市场经济发展利益的平衡，主要针对的是加强工作的管理，而加强档案管理可以有效加强企业中的工作管理，所以加强档案管理有助于我国深化落实科学发展观。

（三）有助于深化落实“四个全面”。档案的管理可以促进社会的发展，在时代发展的新时期，档案管理的发展空间是极大的，档案管理简单来说，就是对事业单位每一项档案进行管理的过程，通过档案管理可以有效保障档案信息的真实有效性，还可以避免档案的丢失，档案管理得到了保障，企业的发展就有了保障。我国企业的快速发展，可以有效推动我国社会的经济发展，我国现阶段是建设小康社会的阶段，“四个全面”中明确提出通过严肃党纪、党风等方法对党建具有重要的作用，也是全面建成小康社会的重要保障，而加强档案管理可以有效促进小康社会的发展，由此可见，新时期事业单位档案管理有助于落实“四个全面”。

二、新时期事业单位档案管理工作存在的问题

（一）事业单位不够重视档案管理，管理方法落后。在事业单位的档案管理中，对档案管理的理解一般是对各种资料进行整理和保管的工作，而对档案管理工作的不重视使得工作人员在开展工作时出现不积极和不认真的情况，使得员工缺少对于档案管理的重视，不会对工作投入太多的人力和物力，人力的缺失导致档案管理工作缺少相关的人员。现有职员面对大量工作时，极有可能出现胡乱摆放档案资料的现象，这样就会加大查阅资料的难度。除此之外，事业单位不重视档案管理工作，就会影响员工的思想，会使得员工对档案管理工作的认识是“一种机械性的工作”，会导致员工对工作产生懈怠的心理。

（二）事业单位档案管理手段落后，业务基础偏低。在现阶段的事业单位管理中，对档案的管理不但管理机制不够完善，而且管理档案的相关设备较为落后。在新时期信息化环境下，对档案管理缺乏与时俱进的先进管理技术。在事业单位中，若对档案管理不够重视，那么对档案管理工作投入资金相对就会较少，使得档案管理建设负担不起新型的管理设备，而造成档案管理的手段落后。现代社会的发展速度是极快的，智能化的发展已经普及到各行各业的发展中，在这种情况下，如果事业单位对于档案管理的方式还是采取传统的手工整理，对档案的保密性管理会有一定的影响。另外，如果档案管理人员的工作业务能力低，也会导致员工在档案整理中，缺少对档案内容的鉴别，从而使得档案管理缺少规范性。

（三）事业单位档案管理制度不够完善，缺乏信息的有效利用。在我国事业单位的实际发展中，档案管理时常会发生混乱的情况，而造成这种情况的主要原因是在档案管理中没有对档案管理制定有依据的制度，这就使得员工对档案的整理工作难度加大。事业单位在进行档案管理时对原有的制度未有效执行，使得少数制度没有实际的管理效果，在事业单位的档案管理中，经常会发现相关管理人员在档案外借时虽然会做好记录，但是对档案并没有过多的管理，超出档案借阅时间，没有采取措施取回档案。在对档案进行管理时，没有明确对职业等级进行划分，也缺少对员工的激励政策，长时间发展会消磨掉员工的工作积极性，导致开展档案管理时缺乏认知。除此之外，在社会的不断发展中，信息量也在不断增加，如果不及时更新政策，就会加大档案管理人员的工作量，从而导致档案管理问题出现。

（四）新时期事业单位档案管理创新思路与方法。1.创新管理理念，提升档案管理意识。在社会发展的新时期，要想加强事业单位对档案的管理，管理方式应该跟上时代的步伐，发展具有创新性的档案管理理念。对档案的管理进行创新发展是极为重要的，同样也是加强档案管理不可或缺的一个重要环节。所以，事业单位要想加强对于档案的管理，首先应该提高管理人员以及员工对于档案管理工作的重视，在加强档案管理的过程中，企业领导应该对档案管理工作的重要性进行宣传，通过大力宣传档案管理的重要性来提升员工对档案管理工作的认知，从而提升档案管理人员在工作时的积极性以及对工作的严谨性，还可以拓宽员工提建议的渠道，通过拓宽渠道，获得提升档案管理水平的建议。这种方法不但对提升档案管理工作提供帮助，还可以激发员工的积极性，使每一位员工都能参与进来，意见获取渠道的设立还可以使事业单位的管理人员发现优秀员工，对发表意见的员工进行奖励，使员工更加重视档案管理工作和提升员工的自身价值。在事业单位中，对档案管理进行创新，还可以吸取事业单位或者企业和部门以及国际上的成功案例，吸取可以借鉴的部分，将其与事业单位的档案管理实际情况进行结合，创新档案管理理念。2.加大资金的投入，引进先进的管理手段。若要加强事业单位的档案管理，需要单位每一个部门之间相互协助来完成。还应该加强事业单位对于档案管理工作的投入力度，在档案管理中，有了充足的资金就可以对档案管理设备进行更换，先进的管理设备不但可以有效提升档案管理的效率，还对于档案管理的规范性有着极高的要求，为了更好地促进事业单位档案管理工作的创新，工作人员应该跟上时代的步伐，利用计算机技术来对档案管理进行操作，可以利用电子文档来对档案进行管理，能够对重要文件进行备份，给重要文件做好双重保障。3.提升档案管理人员的综合能力，实现信息技术的有效运用。新时期事业单位档案管理工作创新发展过程中，提升档案管理人员的综合能力是重要的一部分。在档案管理中，如果对档案管理的机制体制以及设备都进行了完善和改进，而员工不具备专业的素质，也会造成档案管理工作的问题，只有具有优秀和专业的档案管理队伍，才能为档案管理创造更大的价值，还可以保障档案管理的标准性以及可靠性。在档案管理工作中，档案管理的质量是最为重要的，想提升档案管理的质量，首先要求相关工作人员必须具备专业的技术和职业素质。事业单位应该加强对于档案管理人员综合能力的培养，提高员工的综合素质，在招聘档案管理人员时，应招聘高素质、高水平并且能够操作现代化设备的人员。档案管理中重要的部分，还有对于档案的保密工作，事业单位应该有专门存放档案的库房，让员工加强管理，对于进出的人员必须做好详细的登记，避免出现档案丢失的情况。

三、结语

综上所述，在社会的不断发展中，事业单位对于档案管理工作的创新是必然的，只有提升了事业单位的档案管理工作，才能进一步促进事业单位的发展。想提升事业单位档案管理工作，应该让档案管理工作与现代科技发展相连接，充分利用现代社会的信息化资源，加强对档案管理工作设备的提升，并且还要通过加强员工的综合素质来强化档案管理工作。