浅谈新时代档案的收集征集

文/朔州市档案馆 蔚玲

档案业务工作的重要环节是收集与征集工作，是丰富馆藏的主要手段，也是档案部门一项必不可少的基础性工作。在实际工作中，这是一项非常艰难的工作。习近平总书记强调，要坚持解放思想、与时俱进，主动来一场思想革命，从一切不合时宜的思维定式、固有模式、路径依赖中解放出来。档案工作也要从转变思维方式入手，树立与新时代档案工作体制结构、职能任务、目标要求相适应的思想观念，夯实档案工作科学发展的思想基础。

一、档案收集征集工作中存在的问题

（一）个别单位和部门存在着轻重不分问题。有些单位轻白头文件，重红头文件。在收集征集工作中，有的单位和部门误认为红头文件才有保存价值，白头文件没有保存价值不在收集范围。像单位产生的会议记录、党员花名册、介绍信和调资表都没作为档案收集范围内容收集整理。也有些单位轻会议或专题材料，重机关发文，使一个机关的整体面貌不能全面呈现。而有些单位轻自身发文，重上级来文，致使一些部门单位保存了一堆属于临时参考或执行的上级来文，而自身的一些文件保存不齐全。更有的单位轻其他载体档案资料，重文字材料。虽然国家档案局先后出台了多种专门档案的管理办法、规定等，但在具体执行中往往忽略了实物档案的及时收集归档，把主要力量放在了文书档案上，

（二）档案馆存在着档案结构单一问题。有的单位重文书档案轻专业档案、重文字档案轻其他载体档案、重现行档案轻历史档案的收集观念，使档案馆馆藏档案结构单一，内容不丰富，难以真正成为爱国主义教育基地。档案馆虽然也重视接收、征集专业档案及其他载体不同的档案，但离要求相差还很远，只有进一步收集和征集专业档案及其他载体的档案，进一步丰富馆藏，使档案馆真正成为爱国主义教育基地，才能为朔州市的建设服务发挥更大的作用。

（三）对档案规范化管理的重视度不够。档案规范化管理能较好地推动各单位实现科学化、规范化发展，提高单位的工作质量和工作效率。当前部分单位缺乏对档案规范化管理的认识，忽视档案管理的规范化。甚至有些单位认为档案管理规范化不会产生经济效益而忽视其重要性，并且单位领导对档案管理工作不会关注。还有一些单位在人力财力等方面存在不足，导致档案规范化管理工作无法得到有效贯彻。

（四）认识水平不足。由于缺乏足够的重视，机关事业单位档案管理也存在相同的问题，由于档案管理工作不能直接产生经济效益，使得部分单位的领导不重视员工档案管理工作，将其划归为后勤类工作，使得档案管理工作人员工作积极性下降，出现档案填写敷衍了事等问题。

二、做好档案收集、征集工作的措施

（一）增强档案法制意识，依法进行档案的收集。增强社会档案法制意识，有助于社会公众自觉地遵守档案法规。档案法规是国家向全社会颁布的有关档案事务方面的行为准则。档案执法难的因素就是档案法制建设没有受到人们的关注和社会的重视，没有得到广大群众的理解和支持，没有得到领导的高度重视。现在有不少人认为“《档案法》可有可无，无关大局”，既没有刑法、民法的威慑力，又没有其他法律的普遍性，并由此造成了执法不严肃，违法不追究。为了适应社会变化和档案事业发展的需要，档案行政管理部门应转变重业务轻法治的观念，大胆依法去开展收集工作。

（二）增强档案宣传教育，深化认识水平。单位档案管理工作的规范化和标准化建设是保障单位档案管理效果的重要手段。所以新时期在积极探索档案管理规范化、标准化建设的过程中，应该借助有效的宣传教育让各单位档案管理人员和其他部门的相关工作者认识到档案管理的重要性，以及各单位档案管理工作中对档案管理规范化、标准化建设的迫切需求。这样在宣传教育的作用下，各单位的档案人员重新审视档案管理工作的重要性。一方面，档案管理工作人员从多角度积极探索档案管理规范化、标准化建设，推动档案管理规范化、标准化建设工作稳步开展；另一方面，单位各部门的工作人员能主动配合档案室管理工作的开展，自觉加强对档案资料的搜集和整理，切实加快各单位档案管理规范化、标准化建设进程，增强各单位档案资源的利用效果。

（三）接收档案时坚持“宁多勿漏”。档案的收集、征集和归档是档案管理工作的前提和基础。因此，必须重视并做好这项工作，这是管好用好档案的第一步。档案收集要坚持“宁多勿漏”原则，档案是来源于各项活动的原始记录，真实再现了各项活动的历程和结果。档案的价值是由档案本身的属性和社会对档案的需求两个方面决定的，其外在表现是有用性，对社会经济发展和各项工作活动，起着重要的依据和参考作用。在档案材料收集过程中，我们始终要围绕一个“用”字，按照文书归档范围，凡是认为有用的材料，不论其用处大小，都收集起来。

（四）提高服务质量，促进档案的收集。有个别单位把文件材料据为己有，占为己用，不配合档案馆积极移交，只为以后自己使用起来方便。针对这种情况，我们要改善服务质量，提高服务水平，以优质快捷的服务赢得他们信任，使他们自觉自愿地把自己拥有的文件材料移交档案馆。1.对来查档案的人热情接待，有时他们只提供查阅内容，具体文号、年份、作者不清楚，我们不怕麻烦，就从最近年份开始，一年一年挨个查，直至查全查清楚为止。2.提供多种形式的服务，如有的单位查档人直接电话咨询我馆办公室，只要在电话中说明要查的文件材料，我馆查档接待人查询以后电话通知，如查询有此文件，查档人再来我馆填写查阅登记表。因此，他们都主动把文件材料送到档案馆，用他们自己的话说，放在档案馆比放在自己手中查找方便、及时。3.健全制度，防止文件材料的散失。在工作中，我们通过健全和完善档案管理制度，有效防止了文件材料的散失。一是严格岗位管理；二是实行文件接收上架登记制度，就是文件材料何时移交档案馆、何时上架入库都登记清楚，避免出现盲区。

（五）树立质量效益观念，提高档案归档接收。1.寻求社会效益最大化。我们各单位人员要认清档案信息在政治经济建设中不可替代的参考价值，充分认清档案服务在社会文化活动中的重要作用，克服无作为、难作为、不想作为等错误观点，以更加有力的举措、更加踏实的作风和自觉的行动，大力开发档案信息资源。2.寻求经济效益最大化。科学把握档案业务经费的投放，实现低成本高收益、低投入高收成、低消耗高质量，把有限的业务经费用在刀刃上，避免重复建设和资源浪费。3.牢固树立开放协作观念。档案工作虽然在业务上是一个体系，但不能画地为牢，要打破固有的工作模式，为档案工作发展创造一个开放的环境。我们档案人员要积极打破行业界限，与相关行业机构建立协作机制，定期进行情况沟通，实现协同配合。使各行业资源互相借鉴和互相联动发展。档案人员也要打破部门界限，新时代档案工作要求高、任务重，仅靠档案部门个人努力是远远不够的，只有上下联合、齐抓共管，才能为档案工作提供有力的组织保障。

三、结语

总之，在社会全面发展的背景下，要紧紧围绕经济、社会、文化建设开展档案工作，积极为档案工作提供服务保障，为中心工作服务履职尽责、有所作为。档案收集、征集工作也出现了一定的变化，要想保证档案管理作用的发挥，就应该与时俱进探索档案收集、征集工作的规范化、标准化建设，促进档案收集、征集水平的提高，为档案馆的综合管理工作创造良好的基础条件。