嘉兴市中医医院档案管理工作分析

文/嘉兴市中医医院 戈家英

嘉兴市中医医院始建于1959年，现核定床位600张，年门急诊量近145万人次，出院病人3.5万人次。系国家重点建设中医院、全国卫生计生系统先进集体、浙江省文明单位、浙江省首批“绿色医院”和“健康促进医院”、国家级三甲中医医院。是浙江中医药大学附属医院、嘉兴学院附属医院。

一、医院档案的重要性

医院档案是医院历史的记载和医院文化的传承，是医院留存各种资料的关键环节，是医院文化建设中很重要的一环，需要医院不断提升档案管理水平，面对发展带来的挑战，改革档案的管理理念，创新档案管理手段。

在医院文化建设过程中，无不渗透着档案信息。如2011年5月，嘉兴市中医医院在嘉兴市首家试点“先诊疗、后结算”诊疗模式。2012年12月3日零时起，医院正式启动以破除“以药补医”机制为核心的市级公立医院综合改革试点，全面实施药品零差率销售。2013年1月5日，医院成为国家中医药管理局公布的第一批三级甲等中医医院。2016年6月7日，嘉兴市便捷支付诊间结算民生实事项目现场会暨“智慧医疗”工作推进会在嘉兴市中医医院召开。2018年4月23日，中共嘉兴市委办公室、嘉兴市人民政府办公室印发《“百年百项”重大项目计划》，嘉兴市中医医院改扩建一期工程被列入嘉兴市“百年百项”重大项目计划。2019年10月25日嘉兴市眼科医院揭牌成立等等。

二、医院档案的组成和开展情况

（一）医院档案的组成部分广泛，医院在其管理工作中分类保存的文件和材料，形成于医院各项工作活动中。包括医院发展历史资料、科室资源档案，病案病历资料档案，医院党务档案，医院人事资源档案，学科、科研等学术资料档案、教学资源档案，设备资料档案，后勤档案等。档案表现形式有文字记录、图片、图表、录音、光盘等。

（二）医院成立由院长担任组长的档案管理领导小组，成立档案管理网络小组，配备专职档案员。建立由分管副院长担任组长的病案管理委员会（电子病历管理小组）。各科室档案包含病理档案、健康教育档案、图书档案、专业技术档案、科研制度与档案等。

三、当前医院档案工作中存在的不足

虽然嘉兴市中医医院比较重视档案工作，但是在档案工作过程中，越来越凸显以下几个方面的不足。

（一）重视程度不足。由于档案管理不会给医院的经营和发展创造直接的经济效益。相对其他临床科室而言，医院往往不重视档案管理工作。单单从考核内容上看，上级主管部门对档案工作也没有引起足够的重视。最明显的表现就是档案管理未纳入《三级综合医院评审标准与评审细则》。医院内部也没有针对档案方面的考核要求。

（二）管理制度不完善。医院在档案管理方面现代管理水平较低，不能适应建立健全现代医院管理制度试点的要求。管理体制不健全，管理工作不规范，缺少统一标准。在档案的收集、存放、整理等流程上没有相应的成熟模式可以参考。医院大多仍是手工记录、纸质操作。职责不明确，不规范，有人为涂改信息或资料不慎丢失的风险。档案分布各部门，没有收档制度。医院现存的管理制度照搬国家的相关法律法规要求，制定的制度缺乏针对性和有效性，无法满足医院的档案管理工作需求，与实际工作脱节。

（三）经费投入不足。“工欲善其事，必先利其器”。医院的档案房间面积较小，不利于诸多档案的整理、存放。医院现有的设备老化现象层出不穷。甚至办公电脑老化，配备不足现象也存在。存在重视病案收集、轻视文书档案的现象。忽视对档案管理人才的引进，人员配备不足，查办、催办工作不到位，甚至有可能造成原件遗失，无法保障档案的完整性。

（四）专业人才素质有待提高。档案管理人员素质参差不齐，相关专业知识能力欠缺。医院档案管理人员大多是由护理人员转岗或者行政人员兼职，对档案业务知识以及管理学、相关专业知识和信息技术等知识与技能欠缺。兼职人员由于无法投入更多的时间和精力，存在管理漏洞，甚至可能会出现资料丢失甚至损坏。造成档案收集资料不到位、不连续、不完整。相关知识的欠缺导致一些电子档案管理的过程中，无法进行计算机的相关应用。

（五）归档、整理时间不明确。除了医院对病历资料有较明确的归档时间要求，超过时间会有一定惩罚之外，医院尚未对其他档案文书明确规定档案的归档时间。不及时归档，惩罚制度不健全，行政科室、临床科室上交不积极，会人为造成归档文书的缺漏。档案人员虽然通过收集、整理、移交等步骤将散落在各个部门、具有保存价值的文件资料集中起来。但是未及时进行档案的编目、整理以及存储，档案整理不及时，造成档案文书堆砌。

（六）业务意识淡薄，创新能力不足。对档案工作人员没有激励政策，如果是转岗人员，不存在晋升机会的话，工作人员很容易安于现状，工作思路不创新，跟不上时代步伐。导致档案利用率低，物不能尽其用。另外，档案管理成本高，资源开发和利用滞后矛盾持续存在。

四、做好医院档案管理工作的举措

对于医院提升档案管理水平，做好医院档案管理工作，如何更好地进行管理，探究应用举措，笔者有以下几点思考：

（一）加强档案管理人员思想政治素质。档案工作是一项政治性很强的工作，档案管理人员应努力提高思想政治觉悟和辨别是非的能力，在涉及档案工作的路线、方针、政策等重大原则问题时贯彻执行《档案法》，严守党和国家的机密，热爱档案事业，树立良好的职业道德，全心全意为人民服务。档案管理人员要增强档案意识，忠于职守，恪守档案工作纪律。这就要求档案管理人员必须要具备较强的党性原则，具有正确的政治方向、政治立场和政治观点，树立正确的人生观、世界观和价值观，有强烈的事业心和责任感。政治过硬是第一位的要求。必须要提升政治站位、强化思想认识，加强政治历练、增强政治本领，以过硬的政治素质确保各项任务顺利完成。

（二）创新档案管理思路和方法，创新管理新路径。档案工作人员需改变工作方式。按照《档案法》相关规定，把文书档案归档时间要求、归档范围等要求，发至各行政、临床、医技科室，加强指导。改变之前“等、靠、要”守株待兔的工作方式为主动深入临床一线，“上门”指导，主动服务临床，主动和行政职能科室负责人面对面沟通，收集纸质、图像、音频等全方位多角度收集图文并茂资料，并及时编辑、整理、归档。

（三）建立健全档案管理体制，扩充专业人才，为档案管理现代化建设努力。制定档案管理奖惩条例，纳入岗位考核、医院目标责任制考核，对上交滞后、不积极的科室进行考核扣分。扩充专业人才并加大培训力度。对于职前培训，作为试用期测评主要方面。在职管理人员，定时培训，除提升档案管理人员业务素质之外，医院管理干部要培养档案管理人员对档案工作的兴趣，利用竞争机制有效调动人们的积极性，激发档案工作者提高自身职业道德素质。完善考核制度，鼓励工作人员晋升晋级并且提高自身的信息化水平。对于高技术人才，提高薪酬待遇。保证有效性、针对性，对档案信息数据进行分析、整理和监测。

（四）加大资金技术支持，开发更为有效的信息处理系统。运用现代信息管理原则和技术，减少文件的数量。利用医院局域网，OA系统等进行衔接，扩大电子文件收集途径。开辟电子档案，把档案存储于计算机或云系统云储存，可以直接从网络调用。

（五）具有价值的文件移交市档案馆。嘉兴市中医院建院伊始的老照片可反映嘉兴市建设进程中医疗文化事业发展的见证等材料、医院改扩建一期工程被列入嘉兴市“百年百项”重大项目计划的嘉兴市委、市政府领导批示文件等资料可提交嘉兴市档案馆，具有永久保存的价值。

（六）日益增多纷繁复杂的档案数量和类型，需要对档案进行有目的的选择。有计划地销毁，不是简单地把行政上不再需要的最老的案卷加以销毁，往往销毁的正是历史上最有价值的文件。两种材料基本上包含同样的信息，则保存较小的案卷比较合算，节省库房面积。保证把那些在现行工作中不需要的文件从办公室移到保存成本较低的保管仓库中保存，减轻档案运营成本。

（七）加强档案工作的宣传。由于档案是医院文化建设过程中形成的文书资料、声像档案等，很容易被遗忘。因此，我们必须真正树立起宣传意识，采取积极有效的措施，让更多的人了解档案，进而让更多的人利用档案。

（八）做好现行文件的咨询服务，促进档案的利用率。目前大多数单位档案室（病案室）所能提供的服务十分有限，甚至连一个可供查阅档案的阅览室都没有，现有的服务仅仅是一种你查我调的单一服务方式，一种不冷不热的服务态度，仅此而已。如何更好地利用档案进行学习和研究，迫切需要有一个幽雅的环境，以便于利用者获取各种信息的参考资料。更需要档案管理人员改变自己的服务态度。档案工作人员本身要更好地服务临床科室，微笑面对自己的服务对象。