探索提高办公室综合管理水平的途径

2020-11-23 03:51北京城市排水集团基建分公司王明智
办公室业务 2020年20期
关键词:管理水平办公室考核

文/北京城市排水集团基建分公司 王明智

办公室作为企业内部的综合管理部门,起到了承上启下,协调各部门关系的作用。办公室综合管理水平的高低与企业发展存在密切的关联。为此,企业应积极探索提高办公室综合管理水平的路径,充分发挥办公室应有的作用,从而促进企业的发展。

一、办公室工作现状分析

协调企业各部门之间的关系、促进信息的交换、加强企业内部凝聚力、营造良好的工作氛围、促进企业发展是办公室的主要职能。但就实际情况来看,一部分企业对于办公室重视程度偏低,办公室在企业内部的地位低于其他部门,增加了办公室工作的难度,综合管理效果也随之下降。且出现了以下方面的问题:1.人员和资源配置不合理,具体表现为办公室管理人员尚未明确自身的职责,并且存在其他部门员工兼任办公室人员的情况。2.工作人员缺少工作经验,在出现突发事故后,工作人员无法有效处理。同时,年轻员工荣誉感和责任感不强,影响了办公室综合管理作用的实现。3.办公室综合管理体系不完善。部分企业办公室仅重视表面工作,缺少工作目标,在管理过程中所采取的措施不够科学。管理体系不完善是导致以上问题发生的主要原因,如果问题迟迟无法得到解决,将会对企业未来发展造成不利的影响。

二、提高办公室综合管理水平的有效途径

企业想在新时期把握发展的机遇,实现进一步的发展,需要提升办公室综合管理水平,发挥出办公室工作的优势。但通过上述分析可知,部分企业办公室在开展工作过程中存在诸多的不足,主要包括人员配置不合理、工作人员缺少工作经验等,为此,本文深入探索提高办公室综合管理水平的有效路径,并提出立足全局,不断提高服务意识、加强协调,增强综合管理职能、建设办公室制度以及提高办公室人员的素质等建议,如下所述:

(一)立足全局,不断提高服务意识。服务是办公室的核心职能,可以说,服务水平是评价办公室工作效果的重要指标。服务水平高的办公室,能够让企业管理者和职工感到满意。鉴于此,企事业单位办公室应做好服务工作,按时缴纳五险一金,同时做好关心接续工作,立足于整体,使服务意识得到强化。具体表现在以下方面:1.树立超前服务意识。企事业单位应注重工作人员积极性和主动性的调动,并对其提出勤思考、勤作为的要求,促使工作人员遵循想在前、做在前和服务在前的工作原则,在确定工作目标后,主动履行工作职责。在此基础上,还要构建完整且稳定的运行机制,改变传统的被动工作方式,扮演好企业参谋的角色。2.树立协调服务意识。企事业单位应要求办公室工作人员树立大局观念,遵循“三有”原则,主动配合管理者开展工作,对于一些难度较高的工作,应扮演好协调者的角色,通过协调各部门间的关系,降低工作开展的难度。在这一过程中,办公室工作人员应采取合理的协调方式,使协调工作更具效果,规避不同部门之间互相推诿的现象。3.树立日常服务意识。办公室的工作较为零碎,比如:接电话、打电话、接收文件、发送文件等,虽然这些工作的难度较低,但其重要性却不言而喻。因此,企业应要求办公室工作人员树立日常服务意识,对于员工和客户的来信和来电,应及时接听、服务和回访。对于他们提出的问题和建议,需及时解答和虚心接受。4.创新管理手段。在信息化时代,信息技术被广泛应用于各个领域,将其应用于企业管理,其优势十分显著。为此,企业应加大投资力度,完善基础设施,为办公自动化目标的实现,创造有利的条件。比如:某企业为提升工作效率和管理水平,与软件供应商达成了合作,让其基于企业实际情况,研发契合于自身需求的办公管理软件,以取代人力办公的方式,解放工作人员的双手。结果表明,办公管理软件在应用后,工作人员可以利用计算机处理各项事务,工作效率大幅度提升,同时还节省了经营管理成本。

(二)加强协调,使综合管理职能得到提升。现阶段,加强管理力度,对现有管理体系进行优化和完善,是提升办公室综合管理水平的有效途径。具体表现在以下方面:1.以城市给排水管道建设施工为例,给排水属于市政基础设施的重要组成部分,其建设质量和效率会直接影响城市的发展。故其建设受到了人们的高度关注。而办公室作为企业内部的综合管理机构,在给排水管道工程建设过程中起到了至关重要的作用,具体表现为办公室人员应该将上级文件及时传递给各施工单位,要求其按照规定进行工程建设,并基于工程实际建设情况,制定下一阶段的工作计划。与此同时,还要与其他部门进行沟通和交流,对市政工程建设情况进行监督和管理,扮演好自身在工程建设过程中的角色,从而使市政工程保质保量完成。2.加大考核力度,贯彻落实目标管理制度。企事业单位办公室应积极响应国家和政府部门的号召,基于发展战略,制定工作计划,通过监督管理机制的建立,确保工作计划落实的效果。此外,还应加强考核力度,使目标考核管理的真正作用得以实现。目前,常用的考核方法包括签订目标责任书、实施量化考核、建立考核小组等等。

(三)建设办公室制度。建设办公室制度,有利于提升办公室的综合管理水平。制度是工作开展的依据,是办公室各种行为规范的集合和体现。办公室制度还包括个人行为,通过制度建设,使办公室工作效果得到强化。如果办公室缺少制度,那么工作人员在开展工作过程中就会因为缺少依据,影响工作的有效性。此外,还要加强学习,吸取先进的管理观念,通过上述措施的使用,使制度更加科学合理。针对办公室工作存在的不足,建议办公室在完善制度的基础上,引入考核机制,对工作人员进行考核评价,通过考核方案的落实,设置工作岗位。企业事业单位还要根据自身的需求,调整内部的组织架构,将一些工作职能重合的部门进行整合,并在内部实施岗位责任制度,合理划分工作职责,确保定岗、定则目标和计划的实施效果。以此来解决人员配置不合理和身兼多职的问题,充分发挥员工的工作能力。对于表现优异的员工,应予以其一定的奖励,通过这种措施,点燃员工的工作热情。在考核阶段,需加强监督管理力度,使考核更加公平和公正。

(四)提高办公室人员的素质。办公室人员的素质与综合管理效果息息相关,再加上办公室人员代表企业的外在形象,其表现会影响人们对企业的评价。因此,企业事业单位应重视办公室人员素质的提升。具体表现在以下方面:1.提高工作效率。工作效率是衡量办公室工作效果的重要指标。效率是企业活力的体现,只有保持高效率,企业方能实现快速发展。在具体工作阶段,企业应要求员工遵循效率优先的原则,使个人发展目标与企业发展目标趋于一致。2.提高办公室人员的业务水平。工作人员业务水平与工作效率间存在密切的关联,这里所说的业务水平主要包括专业技能和业务熟练程度。企业应针对工作人员的岗位职责,采取有针对性的培训方法,并确定培训内容,以此来增强培训的效果。企业管理者在日常工作中应以身作则,引导工作人员做好服务工作。在信息时代,年轻员工对于传统培训方式可能会有所抵触,针对这种现象,企事业单位应积极应用信息化技术手段,对传统培训方式进行创新,以调动工作人员参与培训的积极性。比如:企业可以应用微信,建立微信公众平台,邀请员工关注公众号,企业仅需在公众号中发布信息,即可开展远程培训,从而突破时间和空间对培训的限制。实践应用结果表明,这种培训方式得到了年轻员工认可。办公室人员自身也要突破传统思维的禁锢,通过调研的方式,了解宏观环境的变化,并吸收和借鉴国内外先进的工作理念,对旧有工作模式进行改革创新。1.合理配置人员,对工作流程进行优化。在市场经济体制下,企业需要主动参与到市场竞争之中,并在市场竞争中获取优势。为达成这一目的,企业应该对办公室人员配置进行调整,以提升办公室综合管理水平。与此同时,企业还可以通过招聘的方式,引进优质的办公室人才,为办公室补充新鲜的血液,激发企业内部的活力,实现对办公室人员结构的优化配置。企业还要基于实际情况,对岗位管理体系进行创新,将岗位作为选人的标准,并在此基础上,优化工作流程,以提升工作效率,控制企业生产经营的成本。2.提升办公室的地位。通过上述分析可知,办公室在企事业单位扮演了重要的角色,担负着重要的工作职责。但就实际情况来看,办公室工作在开展过程中面临着层层阻碍,究其原因,主要是办公室在地位上与普通部门相同,在部分企业之中,办公室的地位甚至低于其他职能部门。为此,企业应适当提升办公室的地位,使其职能得到强化,并要求其他部门必须无条件配合办公室开展管理工作,促使其作用得到有效发挥,为企业经营发展战略规划的制定,创造有利的条件。

三、结论

综上所述,在新时期背景下,企业应注重办公室综合管理水平的提升。究其原因,主要是办公室作为企业的重要部门,其管理水平与企业发展存在密切的关联。建议企业通过建设办公室制度、提高人员素质、应用信息技术、创新管理手段等措施的实施,实现预期的目的。

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