高校档案管理数字化发展研究

■刘家宝/吉林建筑大学

现代科技发展水平不断提高，发展速度日新月异，数字化办公已经成为常态。档案管理工作是高校建设的一个重要内容，如何才能在新时代保持鲜活的生命力，为高校可持续发展提供有力的支持，更好地服务高校师生，需要高校档案管理顺应数字化办公潮流，积极推动高校档案管理数字化发展。

一、高校档案管理数字化发展的必要性

高校档案管理数字化发展凭借现代科学技术，将图文、影像等进行数字化处理，再借助数字化资源库和互联网提供给档案服务需求者，为用户提供便捷、有效的档案信息服务。在大数据时代下，高校档案管理数字化发展是必然趋势，也是高校档案管理发展的应然方向，对于提高档案管理有效性、提供优质的档案信息服务、降低档案管理成本具有重要的意义。

(一)提高档案管理有效性的需要

档案作为一种信息资源，它具有高度的覆盖性，涉及到高校的方方面面，因此档案管理任务非常繁重，不仅需要重复性劳动，而且体现出高强度。大数据时代下，现代信息技术加快了信息处理能力，推动高校档案管理数字化发展将有助于改变高校档案管理低效现状，借助大数据技术优势，提高档案管理有效性，将档案管理人员从繁重的、重复性劳动中解放出来。不仅如此，档案管理数字化发展也将大大降低档案管理过程中出现的人为错误，从而提高档案信息信度，发挥高校档案应有的价值。

(二)提供高品质档案信息服务的需要

信息化时代，数字化办公成为常见现象。传统档案管理时代，档案信息服务能力有限，不仅受服务时间制约，而且受服务空间制约，导致档案信息服务受到外在客观条件的多重制约，不能为用户提供便捷化的档案信息服务。这种现象就造成档案信息服务需求和供给之间的不均衡性，在大数据时代下，用户需要档案管理能够做到与时俱进，提供更加便捷化的档案信息服务。高校档案管理数字化发展将有助于解决这一矛盾，通过对档案信息的数字化转变，为用户提供更加便捷的档案信息服务，满足新时期用户高品质档案信息服务需求。

(三)降低档案管理成本的现实需要

传统管理模式下，高校档案主要以纸质文件为主，纸质档案不仅不容易保管，而且受外在环境影响较大，如果档案存储环境改变，例如湿度过大、搬迁等，极容易造成档案损坏和遗失现象，加大了档案管理成本，需要不断优化档案管理环境。新时期档案管理数字化发展将有助于改变这一现象，对纸质档案进行信息化转变，成为数字化信息，这样不仅大大压缩了档案管理空间需求，也避免档案管理过程中档案遗失、损坏等问题，使高校档案管理成本得到有效的控制。

二、新时期高校档案管理数字化发展现状

新时期不少高校基于教育现代化大背景推动档案管理工作的数字化发展，取得了一定的成绩，但是还存在一些突出的问题，制约了高校档案管理数字化发展。

(一)缺乏统一化的数字化标准

高校档案管理数字化发展需要各个部门、各种信息进行有效的整合，然而高校档案信息管理过程中还缺乏统一化的数字化标准，主要表现为系统之间的协同性较差，各部门档案管理软件和高校办公自动化系统缺乏有机的衔接。同时，高校日常工作中形成了大量的档案信息，这些信息资源和办公自动化系统存在不兼容现象，亟待根据办公自动化需要，建立起统一化的数字化档案信息标准，提高档案数字化管理效率。

(二)数字化档案隐藏着诸多不安全

数字化档案主要以信息数据方式存储，与传统纸质档案介质不同。这就使得数字化档案隐藏着诸多的不安全问题，包括设备依赖性造成的安全问题，一旦没有了现代化设备支持，档案信息服务就难以实现。数字化档案还存在容易篡改问题，不像纸质档案能够记录下痕迹。此外，病毒入侵也容易带来档案信息安全问题。

(三)高校档案数字化发展的保密问题

高校档案数字化发展过程中，由于档案管理的特殊性还存在一定的保密问题，主要表现为以下几个方面：接触档案信息人员数量多容易造成档案私密性泄露问题，由于涉及人员众多，在信息传递过程中容易出现无意识泄露；二是保密意识弱化引发的档案信息泄露问题，高校档案信息主要以师生信息为主，不少管理人员缺乏必要的保密意识。

(四)档案信息管理人员信息化素养低

尽管高校数字化、自动化办公工程实施已经具有一段时间，但是基于档案管理人员系统化的培训没有落到实处，不少档案管理思想陈旧，信息化素养偏低，与档案管理数字化发展需求存在一定的差距，导致档案管理数字化发展长期处于较低的发展现状。

三、高校档案管理数字化发展建议

高校档案管理数字化发展是必然趋势，这就需要基于数字化发展多重诉求，加强对档案管理数字化发展反思，根据存在的突出问题采取有效的应对措施。根据高校档案管理数字化发展存在的问题，本文提出以下发展建议。

(一)建立统一化标准，提高信息整合能力

高校涉及到的部门众多，这就造成数字化档案信息资源的丰富性，如果不建立起统一化的标准，档案信息资源就难以进行有效的整合。因此，高校要根据档案管理数字化发展需要建立统一化标准，使教学部门、教科研部门、行政部门、财务和后勤等形成统一化的标准，以高校办公自动化系统有机对接。通过统一化标准，提高高校档案信息整合能力，并提高档案信息采集、加工、处理、整合的科学性和规范性，确保数字化档案信息资源的有效运用。

(二)强化安全意识，优化档案管理环境

档案管理的首要任务是确保档案的安全性，这就需要高校档案管理数字化发展要进一步强化安全意识，深入分析档案管理数字化发展过程中可能出现的安全问题，从而根据造成档案安全的因素优化档案管理环境。首先，加强档案数字化设备维护，确保数字化档案硬件环境；此外，要进一步提高档案技防能力，通过引入先进的技术，保证档案文件的原始性，使档案置于只能阅读不能修改的保护状态，要及时更新安全软件，规范操作流程，以更好地应对病毒入侵造成的档案安全问题。

(三)管理权限层级化，避免档案信息泄露

针对当前高校档案管理数字化发展过程中存在的保密性不强问题，需要进一步强化档案管理人员保密意识，完善档案管理保密制度，并严格落实保密责任制度。此外，要推进管理权限的层级化，根据不同的对象制定不同的权限。高校档案管理根据涉及到的主体，可以建立起档案管理员、教师、学生、一般用户等权限层级，并对各个层级人员作出明确地档案使用权限，从而确保档案私密性问题，避免信息泄露造成的危害性。

(四)完善培训机制，培养高素质管理队伍

高校档案管理数字化发展不是一个短效工程，也不是一成不变的，它将随着外在环境的变化而不断向前发展。这就需要高校针对档案数字化管理完善培训机制，通过传统的讲座、培训等方式，不断提高档案管理信息化素养；此外，要充分利用互联网平台、微媒体平台等，鼓励管理人员能够进行自主学习，不断提高自我。最后，还要借助大练兵的机会，通过业务比赛等方式，提高档案管理人员综合素养。

四、结语

总之，大数据时代办公自动化是必然趋向，高校档案管理要根据时代发展的需要和档案事业发展需要，进一步强化数字化发展意识，针对当前高校档案管理数字化发展存在的问题，积极采取应对措施，将高校档案管理数字化发展推向一个新的高度。