事业单位文书档案管理工作常见问题及对策

史坤

【摘要】文书档案工作是单位各项工作开展的坚实基础，对于单位的运转具有重要意义。做好文书档案管理工作，加强文书档案工作的规范化、标准化，能够切实提高事业单位文书档案利用的有效性，为单位建设与发展提供强有力的保障。本文探讨事业单位文书档案管理工作中常见的问题，并提出相应的对策。

【关键词】文书;档案;管理;问题;对策

文书档案，亦称“普通档案”，是机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”“政务档案”“行政档案”。文书档案是一个团体、单位各项方针政策、党政工作、内部管理、业务活动等的具体体现和及时备案，是上传下达、沟通协调、开展工作的重要载体。文书档案工作为今后各项工作的开展奠定了坚实的基础，是领导决策的重要依据，是单位建设与发展强有力的保障。

一、文书档案管理工作的重要性

文书档案是一个单位日常工作的真实记录，反映了单位日常工作和业务活动的方方面面，具有重要的历史记录和凭证作用。文书档案工作是企事业单位管理工作的一部分，是维护单位发展真实面貌的一项重要工作，是单位健康顺利发展的前提。做好文书档案整理、保存工作，是一个单位义不容辞的责任和义务。

（一）事业发展的重要保障。文书档案是在日常工作中形成的，是各项工作、活动产生的材料的集合，客观真实地反映了单位运营与发展的整个过程。做好文书档案工作，对于了解单位发展状况、熟悉业务工作、查阅历史资料，以至于总结经验、形成规律等，都可以提供详尽的信息和参考，是单位事业发展强有力的支撑与保障。

（二）为各方面工作提供查考依据。文书档案包含了单位党政工作、业务交流、社团活动、内部管理等等各方面的珍贵资料，真实记录了单位事业发展的完整过程，是各项工作的重要参考，是领导决策和处理问题的重要依据。做好文书档案工作，有利于启发和帮助今后各项工作顺利开展，促进单位各方面发展与提升。

二、文书档案管理工作中常见的问题

文书档案收集、整理、归档、查阅工作是每一个机关团体、企事业单位的常态化档案管理工作。文书档案管理工作的标准化与规范化直接关系着文书档案的质量与完整性，决定着文书档案利用的有效性。然而，很多单位这方面的工作仍存在缺陷，亟须加强与完善。

（一）档案工作认识不深入。虽然文书档案随时随地产生，内容涵盖单位工作的方方面面，但一旦形成，很难经常查阅利用，且不产生任何经济效益，所以许多人对文书档案工作并没有足够的重视，仅仅简单地认为，只需把这种文件资料整理好，需要的时候能提供参考就可以了。较之于文书档案重要的历史依据和凭证作用，这一观念显然是不够深入的。而在现实工作中，文书档案工作的管理部门一般是办公室，办公室庞大繁杂的工作内容决定了此项工作仅仅占据日常工作的冰山一角，平时疏于管理，只是在需要查阅文书档案的时候才会关注此项工作。

（二）档案专业知识不对口。文书档案工作一般安排在办公室，但办公室人手有限，一般不会安排专职档案员，往往由某个文员兼任。他们的日常工作包括文件收发、办公保障、信息沟通与宣传、档案管理以及党团工会等社团工作等等，能够分配给档案工作的时间、精力都有限，难免产生文件材料收集不全面、不及时、范围不明确等方面的问题。大部分单位要求管理文书档案的人员去学习档案管理方面的知识，但不排除个别单位甚至任用根本没有文书档案基础知识的文员。负责文书档案管理工作的人员专业素质参差不齐，加之主观上个人对文书档案管理工作主动性的欠缺，使得文书档案管理工作存在很大漏洞，给后续的利用工作带来一定的隐患。

（三）硬件设施不完备。文书档案管理工作由办公室负责，但办公室场所有限，一般难以提供专门场所存放历年文书档案，即使有专门档案室也是条件简陋，远远达不到档案存储空间、防护条件等要求。文书档案查阅利用不能提供专门的阅档室，每年的文书档案整理工作没有专门的整理场所，这给档案整理、保管、利用等一系列工作带来了极大的不便。还有档案柜、密集架等设备问题，仍存在不符合存档要求，甚至满足不了所需的情况。

（四）管理制度不完善。除了《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等国家、政府层面的法律法规，很多单位并没有制定专门的文书档案方面的规章制度，这给文书档案的规范操作及有序推进带来了很大不便。管理制度的不完善，势必会带来一系列不规范、不科学的做法，如整理归档工作没有按照规定时间、规范要求进行，查阅利用工作没有专人、专门场所，未按照规范手续进行等等，严重制约了文书档案管理水平的提高。

三、提高文书档案管理水平的对策

（一）强化文书档案工作认识。各级各类人员都应该看到，文书档案的宝贵价值及文书档案工作的重要意义，树立文书档案管理工作“功在当代，利在千秋”的意识。首先需要领导重视，这是做好档案工作的前提，是档案管理工作规范有序开展的保证，起着良好的激励和督促作用。其次是要积极主动地做好档案工作的宣传，加大档案普法宣传及档案专业知识教育，让职工明白文书档案管理工作的重要性，时刻紧绷档案管理这根弦。如有需要，可以举办档案知识培训班、档案技能竞赛等，强化职工对档案专业知识的了解与掌握。

（二）提高档案专业知识技能。文书档案工作是一项专业性比较强的工作，单位应设置专职档案工作人员，可以直接安排高校档案专业毕业生，也可以专门培养此类人才，务必使其掌握较强的档案专业知识。提高文书档案专职人员的专业素养，首先要熟悉《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等法律法规，其次要熟练掌握文书档案收集、整理、鉴定、保管、利用等专业的档案知识及操作技能。对于文书档案工作人员专业知识及技能的提升，可以通过营造氛围加大普法力度、“老带新”加强业务知识传承、参加档案局考试或培训等方式，循序渐进地做好文书档案专职人员的培养工作。

（三）优化档案库房设施设备。完善的设施设备和适宜的空间环境是保证档案存储质量的先决条件。事業单位应严格按照《档案法》有关档案法规开展档案存储工作，做到依法合规。实行办公、库房、查阅三分开，为档案工作的有序开展奠定基础保障。对档案盒、档案柜、温湿度器等必备设施进行定期检查并适时优化更新，为档案保管工作提供硬件保障。此外，还要随时注意防火、防潮、防霉、防尘、防虫等档案室各类防护要求，保障档案安全。

（四）完善文书档案管理机制。制度是规范各项工作的准则，在文书档案管理工作中，应该以制度规范工作，以制度督促工作。完善的管理制度直接影响着档案管理水平的高低。1.标准、规范、及时的归档机制。收集工作是档案管理工作的第一步，是之后所有工作的基础。《档案法》第十四条规定：“应当归档的材料，按照国家有关规定向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有。”档案收集的齐全、完整、得当，是档案收集工作的基本要求。因此，档案工作人员一定要有较高的归档意识，根据相关制度，在规定的时间范围内，严格按照归档范围，严格遵守归档标准，全方位、多渠道、规范化地做好档案资料的收集、鉴定工作。各部门相关人员也应及时、完整地向单位文书档案管理人员提供需归档的材料，可随产生随归档，也可集中统一归档。2.收、管、用专人负责机制。文书档案的收集、管理和调阅利用工作是一个有標准、规范化的系统工作，各环节环环相扣、紧密衔接。为保证文书档案工作的衔接性、有序性，此项工作理应由专人负责，统一管理。文书档案的收、管、用专人化、一体化，有利于提高文书档案的管理水平和收集利用效率，促进单位档案工作的规范有序开展。单位可安排档案专业的高素质人才，也可专门培养此类人才，并不断提高其档案专业知识及操作技能。3.部门主管考核查验机制。文书档案管理工作收、管、用的专人化、一体化决定了此项工作必须设立监督检查机制。文书档案管理人员根据归档时间、整理规范、定期查验等制度认真做好文书档案收集、整理、鉴定和利用等工作，部门主管应不定时监督、检查文书档案管理人员工作的质量及完成度。同时，也可设立一定的奖励制度，激励文书档案管理人员不断完善工作技能，提高文书档案管理工作质量。

（五）寻求信息化路径。随着科技的进步，信息化、网络化的发展，档案信息化的呼声越来越高涨，需求也越来越迫切。档案信息化管理就是利用计算机网络技术中的高速扫描、数据压缩、数据库、网络传输等技术手段，实现档案信息的接收、传递、存储和提供的一体化管理，最终实现档案信息资源的共建共享。档案的信息化是规范档案管理、完善标准、提高效率的有效方式，能够极大延长纸质档案的寿命，提高档案工作的科学性、可持续性。事业单位应该在做好文书档案传统收、管、用工作的同时，创造性地开展文书档案的信息化建设，以适应时代发展的要求，推进单位文书档案事业的发展。

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