提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

秦娜

（新蔡县河坞乡党政综合便民服务中心，河南驻马店 463500）

1 事业单位档案管理信息化建设的概述

1.1 事业单位档案管理工作信息化建设的简单介绍

档案管理工作信息化建设主要指，在档案管理工作的过程中，管理人员通过利用信息技术，将实体文档的内容输入计算机内，并以信息数据的形式进行存储和应用。信息化建设工作的开展，能够有效提升档案管理工作的质量水平，为单位内部档案的高效管理提供了条件，从而有效提高档案的保密性、安全性以及档案的应用效率。目前来看，国内各大事业单位在信息化建设过程中依然存在着机制不完善、人才紧缺、技术设备落后等多方面的问题，这些问题的出现给档案管理工作的开展带来了极大的阻碍。因此，有关单位应及时采取有效措施，从多方面渠道入手，加快推进单位内部的信息化建设进程，从整体上提高档案管理工作水平。

1.2 事业单位档案管理信息化建设的重要意义

随着近年来社会经济水平的不断提升，各界对事业单位档案管理工作的要求标准也在逐步提高。正因如此，各事业单位应该不断加快内部信息化建设，提高档案管理工作的质量及水平。随着各类网络信息技术的迅猛发展和广泛应用，事业单位档案管理工作的模式发生了翻天覆地的变化。通过利用各类信息技术，不仅能够大大提高各单位档案管理的工作效率，同时还能有效降低以往因人工收录档案文件出现错误的概率，从而提高档案管理工作的整体质量。同时，通过开展信息化档案管理工作，还能够将档案信息转换为数据形式，不断扩大档案信息库的储存量，实现了对网络资源的合理利用。除此之外，通过利用信息化平台，还能有效提高档案信息的保密性，从根本上改变了档案管理工作的模式。

2 事业单位档案管理信息化建设的基本现状

2.1 未在单位内树立起科学的信息化档案管理理念

通过在事业单位开展信息化建设工作，能够很好地弥补传统档案管理工作中存在的缺陷。然而，就我国近期各大事业单位的发展情况来看，在当前大多数事业单位内，档案管理人员并未真正理解信息化档案管理工作的意义所在，单位领导及工作人员并未树立起正确的信息化档案管理理念。有些事业单位的工作人员思想偏于保守，他们很少接触到信息化档案管理系统，无法认识到信息技术的应用优势，因此对网络信息平台存在一定的怀疑态度。同时，在大部分事业单位中，领导人员也未能及时意识到信息化的重要意义，对档案管理人员的工作要求标准偏低，未能把信息化建设放在档案管理工作的首要位置，这种行为会严重阻碍事业单位档案管理工作的长远发展[1]。

2.2 信息化技术、设备及人才资源的缺乏

在档案管理信息化建设过程中，具备充足的人才、技术以及设备资源是顺利推动建设工作的重要基础。首先，人才是整个单位的主要生产力，然而就实际情况来看，当前各事业单位内对档案管理人员的重视程度较低，大部分档案管理人员并不熟悉信息技术的操作技巧。同时，还有一些工作人员的职业责任感并不强，对信息化建设保持着消极态度，从而对档案管理信息化的推进产生了一定的限制。其次，先进的技术设备是顺利开展信息化建设工作的重要前提。然而由于经费紧张、单位领导不重视等方面原因的影响，目前国内大多事业单位所能支配的技术及设备比较有限。部分单位内部的设备出现老化的情况，技术相对也比较落后，从而给档案管理信息化建设工作的进行带来了极大的挑战。

2.3 未建立统一完善的信息化档案管理机制

当前阶段来看，为了更好地适应社会发展的需求，大部分事业单位正在加快单位内部的信息化建设。随着档案系统改革工作的不断推进，当前我国事业单位档案管理信息化建设已经初见成效。从整体上来看，缺乏统一完善的档案管理机制，会造成信息化建设工作的进度被拖慢。由于某些单位并未及时建立起针对信息化档案管理工作的监管机制及考核标准，从而导致工作人员的工作积极性明显降低，大大提升了档案管理的难度。

3 有效提升事业单位档案管理信息化建设的策略

3.1 加强对档案管理工作者的综合能力培训

信息化档案管理工作的开展，对工作人员的能力范围提出了更多的要求，即管理人员不仅需要熟练掌握档案管理工作中的各个环节，同时还应具备一定的计算机基础操作能力。因此，有关单位应积极引入综合能力水平较高的档案管理人员。对于在岗人员，应根据工作人员的实际能力水平，制定出具有针对性的管理培训方案。通过专题培训、线上授课、开设讲座等方式来对档案管理工作人员进行专业技能培训。同时，各事业单位还应注重加强对工作人员在计算机技术方面的培养，确保每位档案管理者能够轻松完成档案管理系统的基本操作，从而为档案信息平台的安全性提供保障[2]。

3.2 加大对相关信息技术及设备资源的投入

在档案管理工作的信息化建设过程中，有关单位应根据单位的实际设备需求，加大对相关基础硬件设备的资金投入，建立起庞大、稳固的数字化档案库，为信息化建设工作的开展提供绝对的物质支持。首先，有关部门应积极组织工作人员，根据事业单位的实际需求来对相关管理软件进行研究开发。其次，在档案管理工作中，各单位需要购置好一定数目的信息化设备，积极引入先进的信息技术及软件。同时，档案管理人员应通过科学利用相关软件，对档案资源进行充分的发掘和利用。

3.3 建立健全可靠的档案管理体系

管理体制的建立和完善，是确保档案管理信息化建设工作顺利推进的重要基础。因此，各事业单位应根据单位的实际发展状态，建立起一套真正适用于本单位的档案管理体制。针对信息化建设，管理人员可以制定出科学合理的考核指标，并且将档案信息化建设情况与个人的业绩考核相融合，从而更好地激发起工作人员的工作热情。同时，各单位还应建立起完整的档案管理系统，其内容应包括对各类档案信息、检索工具等内容的汇总。有关部门还应针对电子档案制定出相应的管理办法，加强对不同形式档案文件的数字化处理，为信息化档案管理提供最佳的实施平台[3]。

3.4 在事业单位内部树立起正确的档案管理理念

在当前大部分事业单位内，由于单位领导对档案管理工作的重视程度不高，从而导致档案管理信息化建设工作受到阻碍。同时，大部分档案管理人员也并未认识到网络信息技术的便捷性、安全性等各方面优势，而是保留传统的管理思维方式。想要在单位内部真正树立起正确的档案管理理念，应从档案管理的保密性、专业性等方面入手，彻底改变以往落后的人工管理模式，加快档案管理信息化建设的进程。此外，单位领导还应要求全体工作人员积极树立起现代化的档案管理理念，并在单位内部积极倡导应用新型的管理模式，通过利用新技术、新手段来促进档案管理工作的发展。

3.5 做好传统管理向信息化管理的过渡工作

目前来看，仍有一部分事业单位在沿用传统的手工档案管理方式。然而，从实际情况来看，想要在短时间内帮助这些单位完全脱离以往的工作模式，基本上是不切实际的。对于处于信息化建设初级阶段的事业单位，有关领导应结合本单位的具体情况，制定出科学可靠的建设推进计划。在具体的实施过程中，工作人员应依照计划的内容，有层次、有条理性地完成各项任务，做好信息化档案管理与传统档案管理工作之间的衔接。除此之外，在信息化系统的建立过程中，管理人员还应注重采用多元化的管理手段，对于不同的应用场景，应有针对性地采用适合的信息化管理方案。

4 结语

综上所述，档案管理作为事业单位日常工作的重要环节，对事业单位整体管理水平的提高起到了极大的帮助作用。因此，档案管理工作人员也应顺应时代的发展，不断提升自我的能力水平。同时，各事业单位也应积极建立起档案信息管理平台，充分应用先进的信息网络技术，加强对管理人员的综合素质培养。加强对各个环节的领导和管理，在单位内部建立起可靠稳固的信息化档案管理体系，从而为档案管理工作未来的良好发展做好铺垫。