勘察设计单位档案管理信息化建设的相关分析

刘丹

【摘  要】随着社会的快速发展，电子信息在不断普及，为档案管理带来了很大的发展机遇，促使档案管理工作呈现出信息化、专业化、数字化的发展趋势。为了适应现代社会的发展，勘察设计单位档案管理工作必须适应信息大环境，但很多勘察设计单位不注重档案管理信息化建设工作，无法满足社会经济的发展需求，勘察设计单位必须予以创新，促进档案管理信息化建设的高效进行，文章针对勘察设计单位档案管理信息化建设的相关内容进行了分析。

【关键词】勘察设计单位;档案管理;信息化建设

引言

在勘察设计单位的发展中，档案是企业发展的关键基础资料，档案管理部门需要合理收集、整理、使用企业档案资料。在信息时代的发展中，档案管理部门需要将信息技术应用到实际工作中，深入分析勘察设计单位档案管理工作问题，实行信息化方式，提升档案管理工作的整体水平。基于此，文章阐述了勘察设计单位档案管理的相关内容，分析了信息化建设对勘察设计单位档案管理工作的影响，总结了勘察设计单位档案管理信息化建设策略。

1.勘察设计单位档案管理概述

在勘察设计单位的发展中，为了促进各项工作的顺利开展，管理部门必须强化檔案管理力度，针对信息档案进行共享、处理，并实行数字化档案管理模式，针对传统方案管理方法进行优化，解决各项档案管理问题。档案管理部门逐渐认识到计算机技术应用的重要性，但未完全改善档案管理问题，还要引进更多信息化、自动化技术，保证档案信息的全面性，为勘察设计单位档案信息化建设提供技术保障。首先，现阶段，我国开始注重电子档案的归档工作，通过相关部门制定的管理制度与规范，确保档案的存放期限以及管理质量，为档案管理工作提供可靠的依据，有效地提高档案管理效率。其次，勘察设计单位档案涉及到多个行业的专业资料，纸质档案只能够收集传统的资料信息，随着我国电子档案的不断推出，可以方便使用者查询档案资料，保证资料的存储时间与存储质量。最后，在实体档案管理中，电子存档并存需要面对多样化的服务，档案管理也需要一套完善的管理模式与方法，有效地改变传统管理工作中的问题，促进档案管理的快速发展。

2.信息化建设对勘察设计单位档案管理工作的影响

2.1档案的经济化

随着社会的快速发展，我国信息化水平在不断提升，勘察设计单位针对整体工作流程、工作方式进行了调整、创新，传统的档案管理模式、管理理念也发生了很大变化。在信息时代，我国档案管理工作必须和单位发展进行融合，将其作为勘察设计单位管理工作的关键，这也是现代档案管理形式与传统档案管理最大的差距。因此，经济性革新为未来的档案发展提供了重要的基础保障。

2.2档案的专业化

现阶段，档案信息流通速度不断提升，促使勘察设计单位工作更具专业性，档案管理模式越来越规范，由于档案是在长时间经济管理活动中形成的，导致档案实际内容比普通文本更加复杂、种类更具多样性，这就促使大部分地区建立了较为完善的计算机网络系统，使档案管理的专业化发展拥有了良好的平台和条件，从而促进了档案管理的发展。

2.3档案的数字化

在大数据时代，我国整体信息技术水平越来越高，很多企业建立了自动化办公系统，完善了现代化信息档案管理方案，促使档案逐渐由传统的纸质档案升级成电子档案，档案管理载体逐渐由纸质转变成电子计算机。促进我国企业档案呈现出数字化发展趋势。

3.勘察设计单位档案管理信息化建设策略

3.1建立完善的档案管理制度

目前，勘察设计单位要通过制订相关制度，建立起档案收集、整理制度，明确各个人员的岗位职责，现场勘测人员、工程设计人员都应配合档案部门收集、整理第一手档案资料的义务，确保第一手原始资料准确、完整地立卷、归档，并按有关规定进行档案的专项验收工作，形成整个工程项目的档案网络，充分发挥出档案材料的作用。档案业务主管部门要加强与相关部门的联系、协调，联合出台有关档案工作的标准与规定，解决好部门之间“联系不够密切的问题。此外，档案工作人员要积极参与档案管理信息化建设中，加强对技术部门档案资料收集、整理工作的指导，确保工程建设档案的完整交接。

3.2进一步完善档案信息化管理体系

科技档案是勘察设计档案中的关键内容，为各项经营、生产活动的高效进行提供法律凭证和重要依据，勘察设计单位工程设计、经营决策都离不开科技档案。档案管理系统不能独立存在，勘察设计单位应将档案管理系统与生产管理系统连接起来，为使档案管理系统与生产管理系统有效对接，保证数据顺利传递，勘察设计单位应安排技术人员对档案管理系统进行二次开发，根据档案系统测试环境、数据接口规范和数据库表结构文档，解决两个系统之间的用户和组织机构协调统一、生产数据集成和流程集成等问题，实现档案管理系统和生产管理系统的无缝对接。实现无缝对接后，用户可以通过生产管理系统登录档案管理系统进行相关档案查询、检索、浏览、下载等操作，生产管理系统归档文件可以自动转入档案管理系统预归档区，在生产管理系统办理借阅，实现档案管理系统与生产管理系统的无缝对接，避免产生新的信息孤岛。

3.3提高档案管理人员的综合素质

在知识经济时代，勘察设计单位档案管理人员必须不断提升自身的综合素质，具体体现在以下方面：首先，政治理论知识。档案人员要认真努力学习国家新政策，坚持党的路线、方针、政策，时时同党中央保持高度一致。其次，档案学知识。认真学习档案管理专业知识和相关理论，有效地收集、保管和利用档案，形成科学、有效的管理办法，在业务水准和实践能力上精准求精。最后，科学文化知识及专业知识。勘察设计档案专业性强，涉及立项、外业测量、预可行性研究、工程可行性研究、初步设计、施工图设计、概预算等专业信息和资料，尤其在现代科学向高度分化和高度综合的趋势发展中，档案工作人员不仅要具备档案管理的专业知识和工作领域的专业知识，还要具备网络信息操作方面知识、现代化技术管理知识、宣传工作知识，促进档案管理工作的高效进行。

3.4注重档案知识点标识

勘察设计单位科技档案数量巨大，简单的检索查阅远远不能满足生产设计人员的利用需求。知识点标识是以生产设计人员利用需求为导向，深入挖掘档案信息资源，为实现知识管理提供基础保障。知识点标识工作可分为两个阶段：第一，属性分类。首先由档案人员按照业务范围对科技档案文件进行分类，可以分成水运、环境保护、勘察测量、监理等，寻求各类相关的专家配合，按照专业特性进行细化分类，细分出具有较大利用价值的属性，如将码头结构分为高桩码头、板桩码头、重力式码头等。第二，属性标识。依据数字化成果内容，组织相关专家对工程档案进行属性标识。进行知识点标识后，生产设计人员轻易、快速查找到真正需要的档案。

4.结束语

综上所述，在现代档案发展过程中，勘察设计单位必须强化档案信息化建设工作，以适应勘察设计行业的发展。为了满足现代化社会发展需求，勘察设计单位必须将档案信息化建设作为信息化考核指标，认识到档案信息化建设的重要性，为档案信息化建设的持续、有效推进提供保障。

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