企业岗位管理标准建设探析

李丹玲

摘要：对于企业而言，规章制度犹如法律之于国家，是企业合规经营、生产正常运行、员工福利待遇的有力保障。制度的有效执行作为企业管理的重要组成部分，是企业文件建设中不可缺少的重要环节。如何正确的执行制度以促进企业高效快速可持续发展，也就是将高屋建瓴的制度管理转化为接地气的岗位责任制，让每一名员工都知道所从事岗位的重要性，一直以来是困扰我们的难题。

关键词：高位管理;标准建设;建设探析

岗位责任制的建立目的在于让每位员工知晓自身的岗位职责，并将岗位职责拓展延伸为可执行的工作标准，不断结合公司发展需要，持续优化完善，真正做到管理合规、标准统一、执行到位、管控有效。

一、推进岗位责任制职责构建的必要性

近几年的实际工作中不同程度的存在岗位职责与制度职责不一致、制度职责不具体不细致无法有效执行等问题，这既一定程度上造成了公司管理无序，效率低，更滋生了形式主义不良作风。推行岗位责任制信息化可视化，是站在整治形式主义、为员工减负的高度，推动工作标准化、规范化，为公司高质量发展扫除障碍。

（一）构建岗位责任制的意义

为解决提升规章制度执行力，聚焦管理薄弱环节，全面加强基础管理工作，以“全员参与经营管理”为落脚点，打造“让员工做正确的事”的管理模式。全面梳理制定符合公司经营管理的基础制度，初步构建了“岗位职责明确、工作界面清晰、业务流程顺畅、基础资料健全、管控措施到位”的管理工作标准。

（二）岗位职责构建的思路和目标

通过制度流程融合、业务流程优化，推进岗位责任制落地，借助信息化手段，构建管理制度规范、业务流程顺畅、岗位职责明确、工作标准统一、基础资料健全、风险管控有效的“基础管理新模式”的建设思路。通过信息系统将岗位职责、规章制度、管理流程、管理权限、风险控制以及相关记录表单的信息化集成，明确岗位人员在“那个环节做”“做什么”“怎么做”“那些不能做”;构建岗位责任制有形化、标准化、可视化的员工工作平台，实现岗位人员一个界面操作的全景工作模式。

二、岗位职责责任制构建的措施及做法

（一）优化整合制度，实现制度要求细化到岗

通过制度中设置专项条款，实现管理职责、管理事项落实到岗，明确“做什么事”“负什么责”，具体职责要求直接明确到岗位。

1.制度职责细化到岗

改变此前制度约定过于宏观、过于概括的做法，将制度管理职责进一步细化到岗位，实现管理职责、管理事项落实到岗，将具体职责明确到具体部门和岗位，改变制度职责和岗位职责脱节的现象。

2.流程职责对应到岗

运用RACI、ASME等流程评估模型，分析流程中岗位、业务活动、职责三者相互间的支撑、衔接、冲突问题，立足消除流程业务活动描述不清晰规范、流程执行岗位不具体、流程与职责不匹配等现象，简化流程审批程序、调优业务活动顺序、缩短流程步骤，规范流程节点描述;构建职责与流程的深度融合，逐步实现职责流程化，完善流程执行岗位的工作要点，推动流程工作标准化的建立与完善。将流程每一步的业务活动按照“动+宾”式描述，表述内容更加清晰明确，并完善的工作事项、风险信息、完成时限等信息，使每一业务活动的工作内容更加具体、明确、形象，形成了每一流程步骤执行岗位的工作标准，极大地规范岗位人员的工作要求、提高了工作质量。

（二）围绕职责落实，实现岗位责任要素集成

围绕岗位责任制落实这一主线，进一步丰富岗位责任制内涵，将岗位工作相关的管理流程、工作步骤、风险控制、记录表单等12个要素集成到崗位职责界面集中展示，让管理职责与风险防控一目了然，业务执行一步到位、查阅学习一气呵成。

1.确定优化模板

建立岗位职责梳理模板、流程事项梳理模板、文件资料目录模板等模板，以岗位为关联点，将职责、制度、流程、文件资料等进行有效整合、衔接，提升高员工工作指导性，增强员工责任心和执行力。如对业务流程进行解剖，拆解分析出流程每个步骤环节中岗位人员的工作职责、风险信息、执行渠道等信息，构建业务活动超链接功能，便于岗位人员更加快捷地执行操作。

2.岗位职责优化

公司管理依照规章制度执行，业务工作实施依托岗位来落实，通过将制度按业务切块、分解，融入岗位中去，按照制度职责与岗位职责统一性的工作原则，对现有的岗位职责进行合并、删除、优化，规范职责信息描述，形成标准、清晰的岗位职责，达到岗位职责有效落地。

通过岗位职责梳理，将制度职责切块为处室职责，处室职责分解为岗位职责，达到制度职责与岗位职责相统一。结合现有的机构设置、人员配置、业务管理工作现状情况，对照现有的部门岗位说书、岗位说明书及制度文件，组织开展职责优化工作，对现有的岗位职责进行合并、删除、优化，规范职责信息描述。

以岗位为节点，将每个岗位所涉及的职责、制度、流程、记录表单等进行有效整合、衔接，提升对员工工作的指导性，增强员工责任心和执行力。共剔除岗位职责不清晰或含糊的575条，新增职责185条，使岗位职责与制度职责相一致，形成209个岗位对应5028条岗位职责的职责清单。在此基础上，优化职责内容责，将制度职责分解至各个岗位，将制度管理要求落实到岗到人，职责细化为工作步骤。

3.职责事项化

将优化后的岗位职责进行事项化，制定每条职责的工作事项、执行方式及对应的制度流程，为岗位职责配套清晰的操作指引及操作程序，使岗位人员明白“做什么”“怎么做”及对应的制度依据，强化岗位责任落地，提升工作运行效率。

（三）固化岗位职责，实现制度要求有效落地

充分利用信息化办公手段，按照“界面友好、操作简捷”的原则进行功能开发，以员工协同办公系统固化工作成果，通过岗位管理信息化、工作标准集成化、记录表单电子化，实现制度流程职责同步更新、岗位工作集成展示、风险提示图形化展示、文件资料过程管控，有效指导员工“做什么”“怎么做”。实现岗位人员一个界面操作的全景工作模式。

1.职责可视化管理

在协同办公平台上搭建具有岗位特色的专属工作平台。依据使用与管理需要分为“我的平台”与“基础管理”两个主要功能元素。设计岗位职责查阅功能，将梳理出来的岗位职责工作清单进行系统应用，岗位人员可在功能模块中查看本岗位的职责信息、工作事项、存在的风险信息及对应的制度流程文件。以岗位为切入点，明确岗位人员在“那个环节干”“做什么”“怎么做”，构建起岗位责任制有形化、标准化、可视化的工作平台。设计岗位职责查阅功能，将梳理出来的岗位职责工作清单进行系统应用，岗位人员可在功能模块中查看本岗位的职责信息、工作事项、存在的风险信息及对应的制度流程文件。

2.关键要素可视化显示

选取应用频次高、涉及岗位多的业务管理流程进行关键要素信息集成试点，岗位人员进行业务工作的每一个步骤时，操作界面提示对应的岗位职责、工作程序、风险信息、控制措施及关联制度等要素信息。具备了业务管理界面集成的数据标准化基础，待员工协同平台升级后，全面实施业务管理界面的关键要素集成，形成业务工作与工作程序、风险管控信息的动态化管理，实现风险管控实时预警，提高风险管控能力。

3.风险信息同步提示

将风险预警信息、风险控制措施等集成到内控流程图上，实现流程业务环节、风险信息、管控措施的同页面显示，让岗位人员了解业务流程各环节工作的同时，能够了解该业务存在的风险信息及应采取的控制措施，以提高流程执行力与风险防控能力。

4.实施记录过程管理

在协同平台系统搭建实施记录过程管理模块，通过实施记录库留存了岗位人员的工作“痕迹”。划分为静态文件展示和实施记录过程管理两个层级，明确各类资料的数量、名称、格式，通过协同平台将其固化，责任部门发起某项业务后，可时时检测到档案资料归档情况，并与实际归档情况比对，实现线上线下印证，实现资料完整与标准的统一，便于资料查询和工作交接的线上线下印证，实现档案管理关口前移和对文件资料的全过程管控。

三、岗位责任制职责构建的效果

通过制度细化到岗、职责事项转化为工作内容、信息化手段固化、实施记录过程管理等一系列措施，规范了“规定動作”，杜绝了“自选动作”，真正实现了将“墙上的制度”变为“地上的脚步”，提升了工作效率，确保了工作资料的完整性和收集的及时性，大大减少了各项检查例外和违规情况的发生，为公司合规经营提供了有力保障。

（一）规范了员工岗位工作行为

建立了一套统一的管理规范和工作标准，借助信息化手段实现岗位职责、业务流程、管理权限、风险控制以及相关记录表单的贯通，通过员工办公协同平台按岗位、按业务、分步骤展示相关标准和制度流程，让员工在岗位职责、流程查询、工作节点上都能清楚知晓每项业务活动的职能和作用，明确自己应尽的责任，充分发挥各项工作协同开展的整体作用，以实现生产经营管理活动的良好运行，真正做到了“事事有人管，人人有专责，件件有落实”。基础管理工作推行一年来，办公效率得到了显著提升。

（二）风险管控效能有了明显改善

借助信息化手段，通过实施记录过程管理、风险管控措施业务集成等措施，加强业务活运的过程管控，把实施记录实时归档、严格按标准执行工作步骤作为业务活动的管理内容，让每一名员工都能全面执行“规定动作”，让每项工作都有“标准答案”，以确保风险措施执行到位，使得业务过程受控管理得到加强，工作执行过程中的风险得到有效防控，工作更加规范、岗位交流更加顺畅。

参考文献

[1]贾小娟.石油销售企业党建工作与企业管理融合的途径探讨[J].企业文化（中旬刊），2020（02）：55.