工会及企业档案管理改革评析

李花英

【摘  要】工会及企业的档案管理工作在企业运营中尤为重要，尤其是在当下信息化、现代化档案管理工作的大潮中，规范化、标准化的档案管理工作更能凸显企业的核心竞争力。同时，信息技术发展越来越快，企业各部门的工作也需要进行信息化转型。企业档案管理工作必须要及时收集档案数据，并对档案数据进行高效的整理，才能确保档案数据的准确、可靠，能够及时、有效地提供给相关部门。随着档案数据规模的不断增长，档案类型也越来越复杂多样，工会和企业档案管理的相关人员更应该适应潮流，提升档案管理信息化、科技化能力和效率。

【关键词】工会;档案管理;改革

引言

企业所掌握的生产经营环节的数据越详细，做出的生产经营规划就越全面具体，越有利于企业今后的发展。传统的档案管理工作对于档案数据的利用不足，为企业发展所提供的有价值的信息也相对有限，无法发挥档案管理工作的作用。而信息化档案管理能够实现对档案数据的充分利用，并且也能确保信息传递的及时性、有效性，确保档案发挥对企业生产经营的积极作用。因此，对于现代企业来说，建立工会及企业的信息化档案管理模式是企业档案管理工作必须要实现的目标。在企业信息检索、资料整理、档案收集、人才资源库等建设和要求中，企业和工会的档案管理系统化、信息化、数字化、标准化建设显得尤为重要。工会及企业的档案管理工作在企业运营过程中，既畅通了企业职工的个人履历和晋升通道，又做到了工作留痕、随时汲取，企业和工会合二为一，在档案管理工作数字化、标准化进程中相辅相成、相得益彰。

信息技術深入到各行各业，极大地改变了工作方式，提高了工作效率。对于现代企业来说，采用信息化办公方式，不仅有利于提升办公效率，确保各部门的工作内容及时有效地衔接，提高企业运营效率。将企业工会档案、财务档案、人事档案等档案管理系统同企业OA邮箱系统整合，由此提升档案数据的收集、分类、处理、分析、归档及使用等环节的工作效率，是今后档案管理工作的发展方向。

信息化背景的工会及企业档案管理改革。建设工会及企业档案管理工作主要包括收集、分析、整理、利用等环节，企业工会档案管理标准化建设和企业进行档案管理信息化建设，就必须对这些工作内容进行优化，使档案业务能够实现现代化。首先，标准化改革优化档案信息的收集。在企业内部OA邮箱的既有系统上面进行优化升级，实现信息化整合。在此系统中进行档案信息的下设和上传，档案管理工作人员在此系统中进行信息的匹配和整合，提高工作效率，提升企业竞争力。其次，优化档案信息的整理。档案管理人员在系统中对于档案信息作出划分和归类，统一按照时间、类别、项目、部门、党建等内容模块进行有效划分，从而提高效率。最后，整合优化档案信息的利用。在系统中完成档案的整合之后，在需要对档案信息进行提取的时候，做到高效可行，有的放矢。分类收纳、填写、完善时间和人员摘要信息等。

工会及企业档案信息资源的收集和整合管理中，需要做好相关档案信息的收集工作，通过规范化、标准化的流程设置，令档案管理系统信息实现正确、完整、条目清晰等特点。在企业的发展过程中，工会档案、人事档案、财务档案、业务档案、党建档案等十分冗杂，并且越来越庞大。面对越来越复杂的档案信息整理工作，只有通过现代化、信息化、系统化的标准流程工作机制和系统，档案管理人员的严谨的档案收集工作态度，才能实现企业工会等所有模块和部门的档案收集完整、准确。

当下，企业档案服务只是提供档案信息的借阅和查询，相关服务内容有限，不能完全发挥档案信息的作用，造成相关企业不重视企业工会等档案管理工作。对于档案管理工作人员的系统化培训，提供相关查询、检索、指引等服务已是迫在眉睫。在优化档案管理系统的检索模式和板块区分的同时，加强相关工作人员的职业化培训，已是非常必要了。因此，必须优化和提升档案管理系统和人员的服务能力。

加强工会及企业档案信息化标准化建设，保证企业内和工会相关的档案信息参照标准化体系进行工作。首先，将企业和工会档案信息化统筹整理标准说明说讲解清楚，一并发送给企业各部门，并召开部门例会，讲解清晰，完成标准化上报模式。然后，标注相关档案报备时间、报备人等信息，完善标准化上报体系。最后，严守档案管理工作规范性和保密性。

信息化的工会和企业档案管理工作对于相关档案管理人员的综合能力要求较高。目前随着档案管理工作信息化、现代化建设的进步，对相关人员的综合素养也有较高的要求。首先，对于高校应届毕业生的人才招聘提上日程，相关人才的招聘形成规范化模块，搜集人才、寻找人才、转化人才形成标准化方案。其次，加强对于档案管理人员的综合能力培训，每周一课制度，通过定向培训提高企业和工会档案管理人员水平。最后，着力孕育学习氛围，增强工会和企业档案管理人员学习习惯、学习水平和学习能力，当今现代化、信息化的档案管理系统，需要相关从业人员不间断的学习，才能实现系统模块的合理化运用，成为企业腾飞的基石。也应为工会及企业档案管理现代化、信息化、标准化建设聚力。