个人档案如何有效管理

程洁 陈勇

摘 要：个人档案又叫名人、人物全宗，是指社会知名人士在社会活动中形成的、能够记载和反映个人生平历史、工作实绩、学术水平等不同门类和载体形式的各种材料组成的档案整体。尽管在档案管理工作中，许多细节可能千篇一律，但是个人档案作为身份标志，积极有效的管理可以使它的利用价值百里挑一。本文针对个人档案的现状，提出个人档案管理的一般规律，即个人档案管理要积极有效，合乎时代发展。

关键词：个人档案 有效管理

通过研究档案的利用价值及普遍表现，发现档案相对于比较高级的记录载体，必然需要有效又准确的方法来提高利用率，个人档案的有效方法，即为档案的利用率和保密性。利用率好理解，保密性如何体现，试想一件贵重物品经常被展览，人人都见过，那么假冒伪劣的仿制品也一起多起来，所以高质量的档案需要曝光，但曝光要适度。而一份个人档案被妥当的保存，并且被证实具有现实意义的利用价值，那么这份档案的保密性和利用率就能很好地体现出来。

在个人档案的管理中发现，由于保密性和利用率常常同时体现，因此也起到互相牵制的作用。由于制度上规定，个人档案不允许本人查阅，要实现档案的利用价值，档案管理工作者的工作素质起到决定性作用。然而时代的进步，要求个人档案，不存在对个人的保密内容。由于个人档案延续一生，难免碰到意外之事，比如信用担保，担保成功或者失败，本身就是一个问题，会对个人信用造成影响，而一旦信用担保失败，对个人档案内容的收集和管理将会上升到法律层面上来。目前从影响个人档案管理的有限约束因素与风险方面观察个人档案，档案管理者主观上的知情度即为档案开放的程度，它的开放使个人档案具有利用价值，同时也是对个人档案管理工作的一项约束，即开放权限程度的约束。而个人档案管理，客观上的风险，表现在信息安全的基本要素：真实性、保密性、有用性及其相互间的联系与矛盾。通过个人档案在人力资源管理中，工作的流程（先收集，再整理，再审核，再更新，最后传递）可以清楚看到可利用的档案资源在管理工作中，来自哪里，去向何方，以及这一流程的标准化，即收集、整理、归档，同时标准化流程是有目的得遵循真实、全面、及时、不断更新的特点。

人事档案管理是人事工作的一个重要组成部分，这项工作主要包括人事档案的收集、鉴别、整理、利用和传递服务等内容。我国现行人事档案管理工作与我国现行的人事管理体制改革并不相符，已无法适应社会主义市场经济的发展要求，需要进行几方面改革：充实人事档案内容，建立统一的人事档案管理机构，健全人事档案工作的规章制度，创新人事档案管理方式，增加人事档案内容的透明度。建立有效的个人档案的管理制度，变落后的人事档案管理为个人档案管理。目前提出的公民个人档案一体化管理，建立统一的档案管理机构，在一定区域内设立各级国家档案中心，集中管理该地区公民档案。这些方案和制度是符合《档案法》规定的档案工作“统一领导，分级管理”的原则。

个人档案一体化是趋势（如何从隔离到融合的个人档案），使得个人档案由户籍档案和人事档案整合起来，之前是分开的。信息技术的发展，不但给个人档案的管理提供了新的存储载体、查询手段，而且在提供利用上可以实现全国联网、异地查询，同时，信息加密、分级管理等技术有效地保护了个人信息安全。现阶段还难以完全摆脱纸质档案，在电子档案真实性、凭证性问题尚未得到解决的情况下，在实行纸质档案和电子档案双轨制的基础上探索、完善个人档案的电子化管理比较可行。这是公民个人档案一体化管理的内外部机制，个人档案的电子化技术已完善，找到适合电子化管理的恰当手段，进一步提升个人档案利用的效率，是有效管理个人档案的必要条件。

在实施过程中，以信件、家谱、日记等为主要内容的人物遗产全宗，是历史人物个人档案的组成部分，个人信息的存档应囊括每个社会人在其工作和生活中相伴产生的重要信息，作为公共文化资源重要组成部分的个人档案资源建设，需要以广大社会公众为依托。重视个人档案就是重视历史的公共资源，个人档案是了解自己、家庭及时代的重要信息来源，个人档案信息了解的多少，需要实践的推进和理论的指导。而实践和理论中新旧更替的一体化，在一些小的细节上见真章，这些细节同时体现在档案的时代性和科技发达的领域。

理论的进步在于指导实践。针对个人数字档案中电子文件的管理，从文件形成之时甚至之前对文件形成一直到归档整个过程给与通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督，即前端控制。这种方法最初只针对电子文件，即档案人员对电子文件管理的干预时机，需提前至系统设计阶段。如果档案人员在系统设计阶段，积极介入个人档案电子文件管理，那么随后的文件生成、保管、归档、利用等环节，能有效保证电子文件的安全性。个人数字档案的保存应建立数字信息库，将所有文件传输到库中，规范文件的数据格式，即类似于纸质档案的排序、归档和装盒过程，从而获得文件副本版本和文件出处，类似于来源原则的应用。

个人档案是人们与过去联通的桥梁，具有事务性、象征性和证据性，说明个人档案在整理中也发挥着事由原则。具有可访问性而成为“共享”资源个人档案关注个人，但是也包含政府信息或工作信息以及由第三方维护信息的数字档案。而数字档案采用的概念，比如人生流（人生的由生到死）、干草堆（各种纷繁无序的的事件必然的联系也多）。可以发现来源原则（人生流）和事由原则（干草堆）在个人档案整理中都有相关，两者在实践工作中逐渐趋近，有时往往很难区分，却不孤立。有来源的同时是有内涵的，有内容的同时能找到出处，这是个人档案在信息化社会的进步。

个人将其通信、照片、视音频等个人文件保存在电子邮件、计算机及网络上。在个人档案管理的保存价值方面，被认为可以为个人数字档案存储、检索、获取提供方便，个人数字档案在个人和家庭中比在档案机构库中具有更大价值，发挥的作用更加明显。

个人数字档案的保存应建立数字信息库，将所有文件传输到库中，规范文件的数据格式，即类似于纸质档案的排序、归档和装盒过程，这样规范的数据库可以方便信息的提取和利用。有专家认为网络存储廉价化使人们可以保留一切文件。而个人数字财产由于备份、共享等多种原因，会进行分布式存储。正因如此，个人数字档案被认为应该建立分布式存储目录，这包含两方面：一方面，记录任何文件副本版本和文件出处;另一方面，档案工作者应同个人档案创建者建立“持久合作关系”，创建指南、参与管理。

档案创建者高效、可靠和良好的方式管理个人照片系统，该方式包括两个方面：按时间顺序和按缩略图分类展示照片，通过这两种功能，可简单浏览，寻找目标不断增长的信息存储容量，促使我们不断更新原有文件。这种无形的管理负担，是个人数字档案面临的一個重大挑战，因此她提出管理数字档案的三种活动，即日常活动、社会活动和个人活动。三种活动得出电子邮件是一种重要的管理工具的结论。用户使用附件的形式给自己发送文件，并使用电子邮件元数据来保存、编目、组织和检索重要数据，既方便归类也方便查找，实现档案信息的往返自如、更新自如、存档自如。

此外，个人档案的管理一定要人档结合，而不是人档分离，导致个人档案具有保密性而没有价值性，或者施展了价值却不保密。不可否认的是，档案的来源最终是人的活动或者说人带动的机构的活动。通过档案生成者和管理者的活动，现有的个人档案是自行添加以及官方更新相结合。结合档案的发展以及对个人档案实践，对于那些不知道自己档案“身在何方”的人员，业内人士建议，毕业生要与参加工作前的最后一个学校联系，外地毕业生要向原户籍所在地的人社部门咨询;多次变换工作的人则要向第一家用人单位进行咨询。履行这一程序同样是个人档案在时代变化中必须解决的问题，同时也是需要改进的问题。

目前，计算机大数据系统的应用，正逐渐改变繁琐而模糊的个人档案管理工作，电子档案的管理正从辅助字纸档案，变为电子档案和字纸档案并行，且互相交叉方向上的进步。而信息技术的应用也使保密与价值变的简单宜行，更说明新技术才是保持领先的前进动力，也是带领档案工作的风向标。

参考文献

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[3]夏莲春，戴旸.国外个人档案研究的理论与实践[J].档案建设，2016（1）.