信息时代办公室档案管理工作的创新

程菲 王华崧

摘 要：随着我国信息科技的不断发展，办公室档案管理工作受到了一定的影响。在以往的管理中，总是会出现管理工作不明确、档案信息无法提供依据等问题，产生问题的主要原因就在于对档案管理工作不重视，管理人员没有恪尽职守，使档案管理工作受到了负面的影响。文章主要针对产生的问题进行探究，并且提出了相应的解决措施。

关键词：信息时代;办公室档案管理;改革与创新

一、 档案管理工作信息化简述

信息化技术能够高效的将纸质档案信息资源转化为数据信息资源，提高信息数据资源的网络化、信息化水平，做好档案管理信息化建设工作，将现代信息技术与信息资源结合到一起，保证管理工作质量能达到规定要求。采用先进的信息技术不仅能够缩短档案信息资源的处理时间，还能提升基础建设工作的质量，运用硬件和信息软件开展档案信息资源管理工作，保障档案信息资源正常运转不会受到影响。除此之外，档案管理人员还要了解各个部门运行的实际情况，建立数字档案和档案信息库，做好资源建设工作，应用信息技术，以便更好地档案信息资源建设的要求，根据这一情况制订完善的档案信息资源管理系统。信息化档案管理工作的表现形式为信息系统，以更好地满足信息建设平台标准要求，重视人才队伍的建设，以期能够更好地满足档案管理工作信息化的要求。

二、 明确办公室档案管理工作信息化的问题

（一）规划与设计不合理

办公室档案管理工作仍旧存在规划设计严重落后的问题，这一问题不仅降低了办公室档案管理工作的质量，还给档案管理工作相关工作开展造成了阻碍，档案信息资源管理工作会受到权限、空间、资金等一系列问题的影响，现在我国仍旧没有形成统一的档案管理工作标准，在信息时代背景下，不同地区采用的管理方式差异较大，这一情况给档案管理统一工作开展造成了较大的困难。

（二）工作理念落后

部分地区开展档案管理工作过程中，运用的仍旧是传统的档案管理理念，导致部分应用价值较高的档案信息资源无法得到有效利用，使得档案信息资源的价值无法得到充分发挥。档案信息人员有权利随时调档各种信息，可以根据规定标准制订统一的规划标准。现在很多档案管理人员都存在缺乏管理意识的情况，这一情况给档案管理工作正常开展造成较大的阻碍，甚至部分档案管理部门只会进行档案信息资源收藏和信息管理工作，导致部分价值较高的信息资源无法得到高效利用。

（三）落后的管理方式

很多档案管理人员开展管理工作时，采用的仍旧是传统的管理方式，这种管理方式存在较大的弊端，首先，档案管理部门没有需要接收大量的档案信息资源，传统的管理方式无法高效处理这些信息，知识很多档案信息资源无法得到及时整理，其次，无法将有用的档案资料调档出来，难以发挥信息的真正作用。最后，管理档案的工作人员缺乏服务意识，专业技能以及专业素养不强，无法更好地进行信息化的资源管理工作。

三、 办公室档案管理的改革与创新

（一）创新管理理念

在信息时代的影响下，要想促进档案管理工作的开展，首先，要对档案管理理念进行创新，重点培养管理人员，要求管理人员以自身进行创新，促进档案管理工作的开展。其次，要求档案管理人员要对档案管理工作高度重视，能够明确自身的工作内容与职责，利用信息技术对档案管理模式进行优化。最后，在对管理人员进行招聘时，主要以年轻的人员为主，年轻人对信息网络的了解，对管理理念的掌握，起点比较高，更加有利于日后的培养工作。因此，在信息时代的影响下，需要促进档案管理工作的开展，对管理理念进行不断的创新。

（二）创新服务平台

档案管理工作在各个领域的发展中都存在着自身的价值，在信息时代的发展中，要与信息技术相结合，能够为档案管理工作创建服务平台，以往的网络平台所提供的服务受到了限制，但是在现代化的信息技术发展中对服务平台进行创新，更加有利于档案管理工作的开展，能够对信息资源进行整合，统一化地进行管理。通过对服务平台进行不断的创新，更加有利于对档案信息资源的获取，可以根据发展的需求结合档案信息，設计科学合理的方案，提高整体的工作效率。为了使档案管理工作进一步的发展，可以设置自动化的管理系统，让办公室档案管理工作逐渐发展为智能化、信息化、现代化，促进档案管理工作的开展，为单位发展提高有效的依据。

（三）提高档案信息的私密性

在档案管理工作发展中，促进其智能化、信息化、现代化的形式，也对档案管理工作进行了优化与创新，但是在实施的过程中，还存在着一些风险，主要是由于信息化的管理是把档案信息资源存放在了一个虚拟的网络空间内，如果硬件发生了问题，就会导致资源的丢失。对此，要针对存在的风险问题采取解决的措施，为档案信息资源提高私密性与安全性。要对档案管理工作高度重视，加强管理工作，在实际的操作与管理过程中，避免信息遭到破坏或泄露，要提高档案信息的私密性，做好备份工作，为隐患问题做好防护措施，提高档案信息的安全性。从而促进档案管理工作的开展，使其发挥出重要的价值。

四、 结语

信息技术的发展，为办公室档案管理信息化建设带来了全新的机遇，档案管理信息化建设是社会发展的必然要求，充分利用信息技术，从总体上提高了档案管理工作的效率，但伴随而来的一系列问题也不容忽视，因此，我们不但要与时代步伐保持一致，提升档案管理信息化水平，同时，也要结合单位实际情况，探索出一条适合本单位的办公室档案信息化建设路子。

参考文献：

[1]孙凤霞.信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2018（11）：179.

[2]董加鑫.信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究[J].办公室业务，2018（3）：186.

[3]卢伟.信息时代办公室档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（2）：101.

作者简介：程菲，王华崧，承德市双滦区城市管理综合行政执法局。