浅议区县档案资源建设及开发利用

张艳

河北秦皇岛开发区档案馆

档案资源建设是档案事业一项带有根本性、具有战略意义的工作，它关系到档案事业能否固本强身和可持续发展，是我们做好档案工作的前提和保证。

一、区县档案馆档案资源建设存在的问题

（一）资源结构不合理

大多区县档案馆馆藏建设目标不明确，对资源总体结构规划不清，致使档案资源从门类到内容很难全面反映区县社会发展的基本状况。一是从馆藏内容看，其内容断档，衔接不畅。例如，由于档案机构不健全，各项管理不规范，致使一些具有查考利用价值的原本、底稿散失，甚至有些年代的档案出现空白。同时，内容不系统，不完整。一些重大活动档案内容不齐全，往往只有文字材料而没有照片、音像材料，不能全面反映活动的发展情况；二是从馆藏质量看，难以反映全区的历史面貌和社会发展的各个方面，不能满足多方利用需求。

（二）征集手段单一

目前，区县档案馆专门从事档案征集的人员较少，征集手段单一，且存在盲目跟风现象，使得区县档案馆缺乏馆藏特色。每年征集的内容并不系统，也不深入，缺乏本地区农副产品、农家旅游、人文景观、风俗习惯等特色档案资料的征集，难以体现本地区的“独到之处”。

（三）档案资源信息化程度不高

区县档案馆虽然建有网站，但是不能提供计算机全文检索，缺乏与公众的互动和交流，难以达到资源共享的目的。以本区为例，举办区县的改革开放成果展，往往要从区委、政府、宣传部等相关部门浩瀚的档案资料中寻找素材，工作量较大。如果在档案接收进馆后加大档案信息化程度，对某些专题进行深入整合，形成专业和专题数据库，会极大提高利用效果。

二、区县档案资源建设及开发利用措施

（一）建立档案信息资源体系

做好档案接收与征集工作，是档案馆工作的一项非常重要的工作内容，因此档案馆要加强档案的接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，建立起数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源体系。档案馆要采取公开发布征集公告、深入民间调查、重要线索登门拜访等多种途径，广泛征集古往今来与当地有一定关系的事件和人物档案，征集当地现代名人和地方特色档案，多方征集散存社会上、具有保存价值和文化特色的历史文献、民间艺术和民风、民俗档案资料，加强有历史佐证作用的领导题词、公务礼品、牌匾证杯、徽章印记、票据证件的征集。

建立档案信息资源体系，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，首先，要合理扩大接收范围；其次，要对接收档案的质量进行控制；第三，要完善档案补充机制，广泛开展档案征集工作，要想方设法收集散存在社会和个人手中的档案资料；第四，要改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案的接收力度；除此之外，还要加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。

（二）坚持规范化建设

首先要按照“废、改、立”的原则，对现有的涉及档案行政管理体制、档案资源建设、档案信息化建设、档案干部队伍建设等方面的规章制度进行梳理，根据实际情况分别予以完善或废除。其次要结合工作需要，紧紧围绕档案业务工作实际开展广泛、深入的调查研究，将各类规章制度以及工作实务进行编辑，制订《档案工作系列手册》，该《手册》要突出实用性，要分门别类，在档案工作的各个层面加以规范。《手册》的内容要全面、规范，要涉及到该项工作的性质、操作方法、步骤、要领、需要注意的问题和解决问题的办法等各个方面，而且要通过实例分析，拿出需要加以注意或加以解决的问题的意见。

（三）建设科学的档案检索体系

要想实现对档案资源的开发利用，需要建立一套科学合理的检索体系，便于信息使用者能够快速的查阅到自己想要的信息。档案检索是查阅档案的重要工具，高效的检索体系能够有效的提高档案资源的开发利用效率。在档案信息化管理的时代背景下，信息资料的利用不再受到时间和空间的限制，而在网络平台对档案信息的查阅需要建立便捷的检索方式，才能够提高档案资源的利用效率。所以应该建立科学的、规范的档案检索体系，从而提高档案资源的开发利用效率。

（四）实现档案信息资源网络化

随着档案数量的急剧增加和现代社会对档案利用的迫切需求，传统的档案利用方式与方法已不能适应档案用户和档案信息加工的需要，档案网络化借助网络的方便性、快捷性和连续性，具有相当大的优势，成为发展的趋势。档案信息资源网络化是将档案资源数字化并将其置放于互联网上，它是一个复杂的过程，首先，要对档案信息进行必要的检索编辑，建设档案数据库，体现档案目录系统的完整性。其次，在数据库的建设中应考虑用户需求，开发数据库的经济效益及技术等问题，集中人力、物力、财力，构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库，如文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。第三，发挥部门优势，建立起具有地区特色的数据库，如名人数据库、图片数据库、专利数据库、科技成果数据库等。第四，对档案进行分化与有序化，举办网上展览。

结束语

档案管理工作具有非常重要的意义，是开展其他各项工作的重要基础。在时代快速发展的时代背景下，档案资源具有非常重要的利用价值，通过档案资源的开发利用，能够为各项决策的制定提供有利的参考依据。为了提高档案资源的开发利用率，需要建立完善的档案管理体系，并且培养优秀的档案管理人员，为档案资源的高效利用创造有利的条件。