数字档案馆若干问题

徐丙凯

摘要：新时期建设发展下档案数字化特征越发明显，数字档案馆建设为基层档案管理提供了有力的支持。文章通过对数字档案馆存在问题进行分析，探讨数字档案馆建设的有效对策。

关键词：数字档案;档案馆;档案管理;数字化

0引言

建设数字档案室，对于提高档案工作效率、提升档案工作现代化水平具有重要意义，可以实现档案信息资源社会共享，更好地满足人民群众日益增长的信息需求。数字档案室建设是一项系统工程，需要经过多个环节方能完成，如前期的调研、建设立项、行业专家论证、数字档案室软件开发、各類平台（管理平台、利用平台等）的构建、系统运行、项目后期维护等等。可以说，数字档案室建设是一项持续性工程，需要大量的资金投入和人力、物力支撑，且需要单位各部门的全力配合。

1数字档案馆的主要特征

随着网络信息时代的到来，计算机技术、网络通信技术、多媒体技术和数据库技术在我们的生活中得到广泛的应用。因此，数字档案馆的产生顺应了现代社会的发展，是信息和网络时代发展的必然产物。数字档案馆的主要特征包括：第一，数字档案馆传输的网络化。网络和通讯系统是数字档案馆的重要基础。数字档案馆依附于网络而存在，网络为数字档案馆搭建了良好的传输平台。第二，数字档案信息资源的数字化。数字化资源是数字档案馆的基本特征。它可以收集、捕获电子文件，并能进行统一的存储与管理。数字档案馆要为利用者提供信息服务，就必须拥有巨大的可利用资源。同时数字档案馆中的档案信息是经过计算机处理的，可以为利用者提供更多便捷的利用方式。第三，数字档案馆使用各种高科技。如：计算机技术、网络通讯技术、数据库技术、存储技术、数字化技术等。第四，数字档案馆的容量可以满足馆藏的大幅度增加。可以把全部馆藏信息储存在几张光盘里，或将不同的档案信息链接到同一系统之下，实现资源共享。这就需要更先进的网络技术和数字化存储技术来维护它。第五，数字档案馆建立以用户为中心的服务模式。建设数字档案馆的目的在于让用户高端灵活地利用信息资源，并且不受时空限制。用户不必亲自到档案馆查阅资料，只要有终端的地方，无论是在办公室或家里都可以轻松获取信息。用户如果遇到问题，管理人员可以及时帮助解决问题，并提供各种服务。

2数字档案馆存在的问题

2.1  资源整合不足及结构内容简单

就当前来看，很多档案馆提供的档案移动服务内容存在资源来源单一的缺点，忽视对资源的整合，资源特色较为缺乏，尤其是个性化的档案资源较为缺乏，加上结构和内容较为简单，资源的整合优化力度不足，有的在数据格式上尚未统一，使得不同数据库之间要想实现统一访问存在较大的难度。

2.2  技术难度大的问题

数字档案馆建设是一项系统工程，需要经过调研、立项、论证、软件开发、平台构建、资源储备、系统试运行、项目验收、运行维护等诸多环节，在这个工程建设的过程中，需要开发一些新技术适应数字档案馆诸如信息隐藏、电子印章、操作跟踪等的特殊要求。建设数字档案馆可以采取购买服务的方式，区县级档案行政管理部门有监督中标公司按档案行业的标准和要求进行建设的职责，以及建成之后指导各政府机构和职能部门建立档案信息数据库的责任，这对于他们说，也是技术上的难题[1]。

2.3  数字图书馆建设资金投入不足

数字化档案馆的建设需要大量的技术支持，与此同时，资金方面也是不可缺少的。数字化档案馆的建设需要大量的人力物力财力，技术人员需要对相关的标准化进行研究，相关的设备需要加入其中，这也需要一大笔资金的支持，就目前而言，资金的短缺从根本上阻碍的数字化档案馆的发展。

2.4  人才缺乏的问题

数字档案馆这项系统工程的建设，需要既熟悉计算机又懂档案业务的复合型人才，他们的素质水平直接影响数字化的发展。目前区县级档案馆懂档案业务的人有很多，精通计算机的人却严重缺乏，复合型人才更是难得。数字档案馆要求档案工作人员不仅要掌握新的技术，也要更新观念，改变服务方式，以适应不断变化的信息环境。区县级档案行政管理部门应当有计划有组织地培养人才，有规划地引进专门人才，注重计算机人员的档案业务知识培训和档案工作人员的信息化知识培训，更积极地应对人才不足的问题。

3数字档案馆建设的相关策略

3.1  加强资源整合和移动档案信息资源库的建设

为更好地适应新形势下的新需求，档案馆需要在移动档案信息资源库建设方面加大力度，切实注重现有资源的整合，又要注重各种档案资源的转化和挖掘，通过网络及时采集与公众需求相关的档案，并根据国家标准与行业规范，对数字资源的操作系统、格式与标准进行统一，将多样化档案资源关联起来，创建移动的档案资源库，这样才能更好地在加强数字档案资源建设的同时满足移动档案服务的需要[2]。

3.2  深度挖掘档案信息资源

大数据时代，用户对档案信息的需求更加强烈，传统的到馆查阅服务模式已经难以适应用户的需求，用户更倾向于通过网络来获取信息资源以节省时间成本。但大量的数据信息使得有用资源的获取和筛选更具难度。因此转变服务理念，主动对接用户的信息需求，深度挖掘档案信息资源已经成为档案机构开展优质服务和有针对性服务的重要途径。要运用大数据技术对用户的信息行为和信息需求进行分析，同时利用大数据技术获取有价值的信息。此外，通过档案编研工作主动开发档案信息资源，丰富编研形式，积极开发包括纸质成品、视频音频、电视节目、网络展览、微电影等在内的各种编研成品。熟练掌握“两微一端”等自媒体的运行方式，充分利用新媒体开展档案资源宣传与推广工作。

3.3  加大建设资金的统筹力度

数字档案馆建设是一个庞大的工程，也是档案部门投资最大的项目，仅对馆藏档案进行数字化处理一项都可能涉及成百上千万的资金。一些地方行政领导对档案信息化建设的重要性认识不够，一些档案行政管理部门的领导对数字档案馆的建设热情不足，都会影响到资金的到位。可以通过中央拨款、地方拨款、单位自筹和争取外援相结合进行多渠道筹集，为加快数字档案馆建设打下良好的经济基础[3]。

3.4  打造高素质人员团队

首先，要求档案管理人员具有很强的信息处理能力和编研能力。这种能力不仅需要大数据的归纳和总结，还需要人为的操作和逻辑的加持。传统的编研手段已经不能满足当今社会对信息的需求，档案管理人员要不断更新利用者对信息需求的认识，不断调整信息处理手段，满足利用者的需求。其次，要求档案管理人员有很强的创新意识。信息资源的不断整合带来的是档案馆藏资源收进的信息成几何倍数的增长，其中不乏非档案的信息内容。档案管理人员要结合所学，将民生新闻、图书情报信息、文物信息等内容结合档案信息一同通过云计算平台进行分析和处理。这就要求档案管理人员还要具有一定的创新意识，能够通过云计算平台的分析，提供具有用户针对性的信息服务。最后，要求档案管理人员具有极强的学习能力。

4.    结语

数字档案信息资源建设作为档案馆一项长期而又艰苦卓绝的任务，在整个数字档案馆建设中具有核心的地位和作用，也是基本的物质基础，是实现提供档案移动服务的资源基础，加强数字档案制度建设与资金投入，培养专业人员，强化数字档案管理水平。

参考文献：

[1]   栗琳，李军艳.试论数字档案与数字档案馆[J].机电兵船档案，2020（1）：41—44.

[2]   李雪.信息化时代背景下数字档案馆的建设与发展[J].理论观察，2016（9）：117—118.

[3]   李宝玲.数字档案馆建设的机遇、挑战与思考[J].档案管理，2020（2）：27—28.