提高办公室公文处理水平的探索与实践

郑寿平

摘要：随着我国经济社会的快速发展，办公室工作的重要性逐渐凸显，依据当前各企事业单位办公室公文处理工作的现状来看，如何对公文处理流程进行规范，怎样提高公文处理效率以及质量保证等方面，依然需要进一步进行相应的探索与实践，促使公文处理水平能够得到有效性提升。对此，文章针对提高办公室公文处理水平的探索与实践展开了论述。

关键词：办公室;公文处理水平;探索;实践

引言：公文处理工作对于一个单位而言是具有重要意义的，在单位实施管理流程优化、管理效率与内部控制的加强以及科学化决策等方面发挥的作用都是不可忽视的。办公室在具体实施公文处理的过程中，应该着重对“三个规范”进行突出，并始终坚持“三个到位”，将公文处理过程中存在的各种问题进行重点解决，促使自身的各项业务水平不断获得提升，进而能够更加准确、更加及时的将单位制定的决策以及管理思路进行传达。

1.    通过对“三个规范”的有效突出，实现提升公文处理的信息化水平

办公室工作当中公文处理是其工作组成部分中最主要的内容，在单位中发挥着上情下达、下情上传的重要作用。随着现代化科学技术的快速发展，公文处理工作模式发生了重大的转变，由原来传统模式下的纸质媒介，转变成为当前时代的互联网模式，其中公文处理OA系统在众多的单位中备受青睐，使得公文处理工作更加便捷高效。

1.1  加强办公室工作制度的规范化

根据当前大多单位的现状，发现关于文件管理及公文处理等工作的创新及细则要求等方面依然存在不足，当前单位依然需要不断对执行党政机关公文格式的国家标准及要求进行认真学习，并将国家标准GB/T9704—2012，作为单位自身在制定公文处理的相关制度时的指南，并针对办公室工作人员有意识地进行各项业务能力的培养与锻炼，使其在写作水平、处理能力等方面获得不断提升。⑴经常安排办公室相关工作人员参加公文处理培训班。⑵针对办公室的岗位要求，组织工作人员对上级规范及国家标准等进行全面学习。⑶上交的文稿如果与规范要求不相符，必须要一律给予退回，相关办公室必须依照规范标准重新予以办理，促使公文处理在严肃性、高标准性方面的要求得到保证。

1.2  加强公文格式规范化的要求力度

公文格式是办公室工作人员对公文进行表达的一种表现形式，所以我们必须针对公文格式加强规范力度，从公文形成的每个细节着手，对公文制作的质量进行狠抓，认真将单位在文件管理创新的具体要求进行贯彻落实，针对文件层级类型进行优化，对于那些红头文件的数量进行严格控制，办公室工作表单的应用应该大力推广，致力于对办文水平的有效性提升，以保证对单位的决策执行、管理思路以及各项工作的部署，能够及时、准确地传达至单位的相关人员。

1.3  加强公文运行流程的规范性

办公自动化系统的有效应用，能够使办公室公文运行处理工作更加快速、便捷、有序，所以应该对其积极的进行推广，及时将各项登记工作做好，并且对拟办意见进行签署，然后将其提交给领导进行阅示，并依据文件的具体内容要求，在领导对公文进行传阅的时候，还需将相关的工作提示发送给相关部门，这样在完成上级交办工作的时候，才能够保证办理时间的充足。公文处理的过程中必须要坚持通过主要领导进行批示，并由分管领导进行相应的审核工作，每一层都要对签审责任进行全面落实，在向上级部门进行各类公文报送之前，文件必须要经过单位的主管领导签发之后才能够进行上报。此外，还需针对传真件的收发环节进行严格的登记工作，收到传真之后需要请领导签阅之后，再传送给相关部门具体进行落实，这个时候相关的签收人必须进行签字。在进行传真发送的时候，必须要填写完相应的登记表之后再次通过电话对对方的收悉进行确认，防止传真件收到不及时的现象出现，而导致工作出现延误问题，也使由于传真件丢失问题的出现而产生推诿扯皮的现象。

2.    通过“三个到位”的不断坚持，实现新机制下公文处理效率的提升

随着社会经济的高速发展，大多数单位都进行了改革重组，基于新机制下使得公文处理效率方面的标准要求也更高，因此办公室工作人员必须要坚持以“公文处理、工作督查、落实问责”这三个方面全面到位，致力于对公文处理效率的有效提升。

2.1  坚持公文处理阶段的到位

在具体实施公文处理的过程中，需要始终坚持集中统一这项原则，针对收文关口严格进行把控，认真将文件签收登记的各项工作做好，下发的各种文件都需要坚持统一由专人进行统一收发，统一进行管理与办理。此外，我们在对公文进行传阅的时候，还需要采取盯人法来进行传阅，保证公文传阅的过程是依照领导分工的模式而进行的，通过盯人法的使用能够避免由于各层领导出差在外的原因，而出现公文处理停滞或相关工作延误现象，盯人法将在家的领导盯住，让在家的领导来完成传阅工作，不仅能够有效的使传阅件滞留的现象大大减少了，还能够使公文处理的时长得到缩短，有利于工作效率的提高。

2.2  坚持工作督查阶段的到位

工作督查属于公文处理工作的后续阶段的工作，在具体开展工作的时候，必须要坚持对文件的精神及领导的批示意见进行全面准确的理解，针对综合协调、督查催办以及业务指导等工作环节，需要不断加大力度，以保证能够随时对文件办理的进度进行掌握，这样才能够为下一步工作的顺利开展，提供更为准确的决策依据以及意见。比如，某医疗单位在2019年 1月份至12月份之间，共印发督查通报6 期，对QHSE督查通报一共进行了12期，患者满意度随机抽查工作开展了6 次。2020年 4月份开始，卫生健康局对这一管理模式进行了借鉴，对所辖的各个医疗单位都提出了新的要求，要求各医疗单位要制定出相应的月度工作计划，并且由各医疗单位办公室负责每个月工作进度的有效督导，并将工作进展情况汇总上报，通过这种对月度工作目标、督查任务完成情况的有效量化，能够有效的帮助各医疗单位的运行效率得到明显提升，确保了广大就医患者满意度的有效提升。

2.3  坚持落实问责阶段的到位

办公室工作无小事，办公室中的每一项工作都是非常重要的，都不能出现半点马虎，一旦出现过失，就算是再微小也有可能会对相关工作的实际运行效率产生影响，不利于对上级的决策部署进行贯彻执行，严重時还会导致各种无法挽回的损失。此外，我们在具体实施的过程中，应该严格对各项制度予以认真执行，比如公文处理限时办结制度、责任追究制度等，还需要按照单位的“争创一流办公室活动考核评比表”这一要求，来具体开展相应的考核评比活动。这样当某个部门在撰写材料的时候出现错误或疏漏问题的时候，单位能够对其严肃的进行通报与批评，尽量做到即使不是通过办公室来负责进行办理的那种正式公文，但是也必须要坚持对公文处理工作保持高度重视的态度，并予以严格进行问责。

结束语：

总而言之，作为现代办公室的工作人员，必须要努力将公文写作特点进行全面掌握，并积极的在实践中应用，才能使公文在单位中的实用性、指导性以及权威性进行充分的体现，需要通过对“三个规范”的有效突出，“三个到位”的不断坚持，才能够使办公室公文处理水平真正获得提升，并将其在管理政务中以及社会事务当中所具备的作用进行发挥。

参考文献：

[1]   白文恋《提高办公室公文处理水平的探索与实践》[J].现代经济信息，2019（17）：430。

[2]   蒋达《提高办公室公文处理水平的探索与实践》[J].办公室业务，2014（17）：6。

[3]   刘作权、席继宗《以规范公文处理为载体提高高校办公室管理水平》[J].大连大学学报，2013，34（01）：99-101。

[4]   陈建广、董延宁《关于提高企业公文处理规范化水平的思考——以华北石油局、华北分公司办公室为例》[J].中国商界（下半月），2009（03）：232-233。