管理心理学视阈下提高事业单位档案服务水平研究

蒋璀 王同军 钟德燕 吴磊 甘利涛 唐晋

[摘 要] 文章从管理心理学的视角，深入分析事业单位档案工作人员的心理现状，探索如何科学运用管理心理学，使其发挥积极作用，构建帮助档案工作人员树立自信心、提高思想觉悟、增强职业认同感的策略，为改善事业单位档案工作现状提供新思路。

[关键词] 管理心理学；事业单位；档案工作

中图分类号：G271 文献标识码：A

管理心理学是通过对管理活动中人们行为规律的分析以探索其潜在的心理机制，在我国社会主义现代化建设中发挥着越来越重要的作用。档案，是个人、组织、单位各项重要实践活动的真实记录，每一份档案都是宝贵的历史资料。然而，档案的收集、整理、入库等日常管理工作，对档案工作人员来说往往是枯燥乏味的。文章将对事业单位档案管理存在的问题进行分析，从而进一步研究档案工作人员的心理现状，探索调动档案工作人员积极性的策略，以期能够提高事业单位档案工作效率和服务水平[1]。

一、事业单位档案管理及工作人员心理现状

（一）专业化水平较低，人才结构尚需优化

近年来，随着我国档案事业的快速发展，档案工作队伍建设取得了令人瞩目的成绩。但由于事业单位偏向于档案实体的管理，对档案工作人员的管理还存在一些问题：一方面，档案人员参加培训学习的机会不多，工作效率不高，专业化水平较低；另一方面，档案管理人员年龄结构两极化、学历结构偏低、专业技术职务中级居多，且专职少、兼职多，工作队伍尚不健全。

（二）缺乏创新意识，服务水平不高

创新对于事业单位的发展非常重要，档案工作人员的创新能力的提高能够促进事业单位的发展。调查发现，部分档案工作人员安于现状，创新意识不够，服务水平不高，管理方式陈旧，科研不积极，科研成果转化率低，导致档案利用不足。一方面，事业单位档案服务中主要以查借阅原件为主，缺乏档案编研、档案展览等形式，延伸服务非常少；另一方面，在办公自动化、档案数字化等智能办公的大背景下，一些事业单位还主要以纸质件的办公、保存为主，档案查借阅不够便利，造成档案的利用率低[2]。

（三）软硬件条件欠缺，缺乏职业认同感

目前，大多数单位的工作重心都放在能直接产生效益的工作上，对档案工作重视程度不够。这跟档案工作属于基础工作，不能直接出成绩有关。一方面，许多单位档案室设备陈旧，智能化、信息化进程缓慢，影响到日常的工作效率。再加上资金投入不足，专业培训不到位，无法跟进学习国内外前沿知识，长期发展滞后。另一方面，激励机制的缺乏，待遇偏低，也使得档案管理人员缺乏对单位、职业的认同感。缺乏职业认同感，不仅对档案工作人员的身心、情感、认知、行为等有着较大的负面影响，也会对档案借阅对象产生消极影响，进而影响到整个单位的健康发展[3]。

二、档案管理工作中应用管理心理学的重要性

（一）激发档案工作人员的工作热情

心理学研究结果表明，通过行为的动机分析、行为推动、行为改造，能够分析出行为产生的原因，对人力开发和保护的强调，又能够提高人的创造性。管理部门如果能够重视档案工作人员的诉求，满足其物质和精神上的合理需求，一定程度上有助于激发档案工作人员的工作热情，提高其工作效率，增加其工作成就感。

（二）提高档案工作人员的思想觉悟

相对其他部门而言，档案部门比较闭塞、自我价值体现不足、上升空间狭小，容易产生心理偏差。领导者如果学习管理心理学的有关理论和方法，研究档案工作人员的心理及其变化规律，把握其思想、行为转变的特点，针对性地开展思想教育工作，将有助于提升档案工作人员的思想觉悟。

三、如何科学运用管理心理学发挥其积极作用

档案工作需要紧跟管理发展新理念，不断探索档案管理新手段，本研究从以下方面探索当前档案管理工作中问题的解决方案。

（一）领导行为

领导行为通过整合组织中的有利因素，引领成员实现组织的整体目标和个人价值追求。由于档案部门不是事业单位的主责主业，在本单位的重视程度不够。同时，与专业的档案管理机构的联系也不密切，导致业务提升渠道不畅通。因此，改变档案工作面临的困境，可以从改变领导行为着手。领导者通过对本单位的资源整合，对档案工作场所、设施设备、人员配备给予支持；制定相关的工作规划为档案工作人员谋划工作愿景；通过组织形式多样的职工活动展示档案工作人员的成绩和风采，让其他职工认同档案工作的价值，营造团结协作的工作氛围。如此以往，领导行为不仅对档案工作产生积极效果，甚至会影响到整个单位的工作成效[4]。

（二）激励行为

通过激发人的动机，激励行为能够使人有朝着所期望的目标前进的动力。激励行为可以调動人的积极性和创造性，引导和规范人的行为，凝聚人心以及提高组织绩效和实现组织目标。档案工作人员如果长期工作积极性低下，就会造成自我评价低，工作态度消极。在档案工作中使用一定的激励方式，能够提高职工的胜任力，提升自我成就感，保障档案工作成效。方式有：（1）设定档案工作的中长期或短期目标，编制相关的工作标准和评优机制，细化工作内容。（2）建立良好的上下级关系和同事关系，搭建沟通渠道，形成和谐的工作气氛。（3）创造良好的工作环境，完善硬件设施，保障工作便利。

（三）创新理论

创新是涉及多种心理活动过程的心理范畴。创新主体应具备创新的动机，在创新过程中采用不同寻常的方法，产生独特的效果，使得组织和个人的效益显著。收集、整理、保管、统计、移交、编研和利用等是档案工作最基础且不能少的工作。随着办公自动化、档案数字化的进程不断推进，这些基础的工作若能实现数字化的管理，必将使档案信息资源得到更有效的利用，将“死”档案变“活”档案。然而，事业单位档案信息化管理不是某一个部门就能包揽的，需要多部门多方位多渠道多层面合作，方能加大档案共建共享力度，加快创新发展。

（四）人性管理

人性化的管理，就是在团队管理过程中关注人性要素，尊重个体，有一定的激励机制，使人的潜能被发掘，团队成员能从中得到成长、获得发展机会，并在整个团队中发挥出积极的作用。在事业单位的档案工作人员队伍中，既有专职，也有兼职，就应当视其岗位的不同，根据工作需求、工作态度、工作看法等因素，建立健全工作机制、组织对应的培训学习，以打造专业的工作队伍。此外，加快档案信息化建设，组织学习相关新技能，提升档案工作人员对岗位的认可度，也是人性管理的体现[5]。

四、结语

在事业单位的档案管理工作中，运用管理心理学方法，能更好地掌握档案工作人员的心理及其变化，人性化管理以提高其思想素质和政治素养，培养专业型、复合型人才；还能够科学整合人力资源，实现资源配置最优化，大大提升工作效率，以档案事业的进步保障整个单位的事业发展。

参考文献：

[1]刘永芳.管理心理学[M].北京：清华大学出版社.2008.

[2]蔡亚琼.从管理心理学角度谈高职院校的档案管理与利用[J].兰台世界，2016（14）：70-71。

[3]王婷婷.浅谈如何利用管理心理学知识缓解档案工作人员的职业倦怠[J].现代国企研究，2016（8）：151。

[4]严悦.从心理学角度对高校档案利用服务工作的思考[J].信息系统工程，2015（4）：154-155。

[5]Scott I. Donaldson View authors OrcID profile Joo Young Lee Stewart I. Donaldson，Evaluating Positive psychology Interventions at work：a Systematic Review and Meta-Analysis[J].International Journal of Applied Positive Psychology，2019，4（3）：113-134.