内控视角下公立医院合同管理的实践思考

摘要：从内部控制的视角探索公立医院合同管理实践，合同管理实务中尚存在管理力度欠缺、管理过程风险性、管理模式滞后等不足。通过完善内部控制制度，严格制度执行;强化流程监督，控制过程风险;创新管理模式，优化合同信息利用，提高合同精细化管理水平。

关键词：内部控制;合同管理;公立医院

随着公立医院规模逐渐扩大、经济业务迅速增长以及医疗卫生体制改革不断深入，公立医院在提供医疗服务的同时，日常经济活动日益增多。经济合同成为公立医院经济活动的重要文本载体，并融合参与各方主体的责任、权利和义务为一体，涵盖工程类、固定资产类、信息软件类、以及维保服务类等多种业务活动，在公立医院经济运行中发挥着重要作用。

一、内控视角下合同管理概要

《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）明确规定，行政事业单位应当建立健全合同内部管理制度，实施合同归口管理，建立沟通协调机制;加强订立管理、登记管理并对合同履行实施有效的监控。该规范为公立医院合同管理工作指出具体的风险评估和控制方法，有助于合同管理规范化、科学化和精细化。

合同管理是指合同自签订前调研至合同执行结束并归档的整个过程，包括对合同的调研、签订、履行、变更、终止、存档等环节的执行、管理与评价。合同管理是公立医院内部控制关键环节，并成为提高管理效益的有效途径。

二、合同内控管理存在的主要问题

当前，合同管理越来越被重视，强化合同管理在公立医院日常经济管理中的作用。内审机构也将合同审计纳入日常审计内容，以加强合同管理内部控制。然而，逐渐完善的合同管理中仍存在一些不容忽视的问题。

（一）管理力度的欠缺性

1、合同管理投入力有限。部分公立医院对合同管理工作重视程度仍不足，对合同具有法律约束性的理解不够深入，未能将合同管理纳入医院的基础性工作，易产生“重医疗服务、轻管理”思想。合同归口管理领域的人员力量和经费投入仍很有限。

2、內控制度不完善，合同管理制度尚不健全。目前，多数公立医院内部控制制度不够完善，未能保证合同管理的有效运行。合同管理制度大多流于形式，与实际工作脱节，缺乏指导意义。合同管理过程往往侧重于对合同签订流程，而轻视对合同执行即权利义务履行等后续环节的监管，无法真正保障公立医院合法权益。

3、制度执行力度不足。由于执行过程中疏忽遗漏和监管力度不足，缺乏严格的考核细则，合同管理制度并未能得到执行落实。同时，合同管理各部门间可能由于职责不够明晰，容易出现相互推诿的现象，不能真正发挥各部门的把关作用。

（二）管理过程的风险性

1、合同管理过程中的法律风险。公立医院对外经营管理的活动，如医疗设备与服务采购、工程施工等，会涉及到履约期限不明、责权不清等诸多合同法律风险。目前，公立医院还未建立有效的合同法律风险识别及防控机制，法制建设基础较为薄弱。

2、合同管理过程中的质量风险。合同方的资质和信誉是确保合同质量的前提。合同中若未明确表示对提供服务或产品的质量控制和约束条件，会导致设备物资以及安全管理等质量问题，为医院带来不必要的经济损失。

3、合同管理过程中的价格风险。合同的条款中在价格方面约定不公平、不明确或者年度间差异较为明显，以及付款期限的约定违背常规，偏袒一方等，极易造成公立医院资金的浪费和埋藏风险隐患。

（三）管理模式的滞后性

1、合同相关信息利用率低。虽然合同量正在逐年攀升，但是大多数公立医院的合同管理模式仍处于手工记录和Excel表格简单汇总相结合的管理阶段，其弊端较为显著，主要表现在：合同文本整理耗时费力、合同执行记录零散片面，合同存档信息不够完整，合同付款跟踪信息的准确性不高等，导致合同之间的信息关联性难以追溯以及合同相关信息利用率低。2、与业务管理相脱节。合同标的物与采购物品的入库系统相脱节，为

存货的线上管理带来一定阻碍。合同执行与会计核算的脱节，不利于合同执行情况的复核，不便于事后的财务核对和审计监督。合同管理与采购、财务核算以及审计检查的勾稽关系不明显，易带来管理工作中的重复与孤立。

3、管理效能短板突显。随着公立医院预算、财务、成本管理的信息化，手工化合同管理模式带来工作效率低、管理效益弱、信息滞后性等管理短板日益突出，阻碍公立医院整理管理效能发挥。

三、合同内控管理举措

（一）健全制度，严格执行力度

1、增加投入，提高重视程度。合同制度的执行不力、合同风险防范意识的缺失、合同管理方式的落后等，很大程度上可以归结于没有对合同管理工作的足够重视。公立医院要增加资金投入，合理安排合同归口管理部门，并由专人负责，将内部控制建设工作制度制度化和常态化。归口管理部门必须高度重视，防患于未然，对容易疏忽的管理漏洞和易出现风险点的关键环节，严格履行职责，强化管控力度。

2、健全内控制度，完善合同制度制定。健全的内控制度管理是医院管理的“顶层设计”。完善合同管理制度是合同管理内部控制有效的前提，是合同管理工作落实的保障和依据。

合同管理制度应囊括合同管理的全方面、全过程，包含管理流程、部门职责分工、人员配备、监督检查等各个环节的具体规定。按照《合同法》，结合公立医院的运营管理实际，完善合同管理制度、规范合同管理行为，形成科学的合同内控管理机制，为合同管理工作提供制度指导范本。

3、严格执行，落实制度实效。任何一项制度只有得到有力执行，才能发挥制度的内部控制的效用。针对执行中出现的问题，及时汇总整改，并重新修订本单位的合同管理制度。加强合同管理过程中不相容岗位分离和关键岗位轮岗，详细约束合同签订、履行、登记、归档等关键环节的细则，以明确归口管理部门的职责。合同申请部门对合同起草、签订及技术条款把关、履行等负主要责任，财务部门从合同总价和付款相关条款进行把关，监察审计部门从内控视角开展监督审查，各司其职，全方位管控。

制定周密的考核细则，定期进行考核有助于制度的落实，将合同制度的考核结果作为绩效奖惩的重要依据，以督促制度的执行。同时，明晰合同管理各部门的职责，避免推诿，及时堵塞管理漏洞。

（二）强化流程，控制过程风险

1、合同订立前的风险管理。建立合同会签流程，明确具体审核内容、审查方法、审查职责等。由责任科室、分管领导、院办公室、行风监察、财务、审计等部门进行多维度审查，并提出签署建议。

会签流程中，充分把握合同签订必要性，即是否符合审批程序、有无财务预算、经济事项合法性与合理性，以避免盲目采购;严格审查合同方主体资格、资质，把控供应商选择;审查合同条款规范性，确保内容合规公正。要求采用招标方式的采购事项，还需审核是否符合招标文件规定。关口前移，扎实做好前期调研工作审查。

2、合同履行中的风险管理。按照合同标的物类别，分类式精细化管理。货物采购合同履行时，审查是否及时验收入库，交付规格、包装、有效期等，有无按照合同进度付款，是否执行招标采购价格等。对于基建和设备采购合同，认真监控工程和设备交付安装进度，把握好付款管控节点，把关交付质量与安全标准，按合同要求付款，杜绝超预算、超标准、延期交付等现象，最大限度规避合同支付风险。

3、合同执行结束的风险管理。还需完善内部审计制度和方法，提升內部审计监督水平，定期抽查与回顾性审查相结合，深入开展合同执行绩效评价，确保工作落到实处。进一步优化合同管理机制，紧抓合同管理关键风险点，做到事前防范、事中控制、事后评价，全面加强合同风险防控，保证合同管理的效率和质量。

（三）创新模式，优化信息利用

1、提高信息利用率。充分利用信息化手段进行合同管理已成为当前的共识，然而，将合同纳入信息管理系统，并非简单地实现合同电子化管理。

合同信息化要努力实现合同履行环节内部控制的信息化程度。其中，合同信息化平台上线前的基础信息的设置尤为关键。涉及合同编号方法、关键信息的录入、审核、变更、续签、终止及查询等功能的设定，实现全方位信息登记管理，便于后期统计和审查。信息实用性增强，优化信息利用率。

2、深入业务，强化合同关联性。合同信息化平台呈现特有的信息勾稽关系，便于协同管理。续签及补充合同的签订作为子合同，管理更为立体化、清晰化地呈现业务全貌。相同供应商不同时间段的合同一目了然，横向与纵向的展示便于对供应商全面地评估。

预警管理功能更加体现合同信息化的深度智能化管理。建立合同执行跟踪机制，实现合同全生命周期的动态监管，进一步防范合同违约风险。合同内部控制信息化管理更从反方向发力，倒逼相关业务部门在内部控制管理中规范行为，提高风险管控意识。

3、智慧平台，精细化管理。合同信息化管理平台的搭建，既能实现在线分类管理，提高管理效率，实现合同管理规范化、流程化，便于实现有效内部控制，又能实现合同管理相关信息的共享，为推动公立医院整理信息化建设奠定基础。借助合同管理软件平台，不断提升合同管理精细化水平。

四、总结

紧抓合同管理，可谓牵住公立医院内部控制的“牛鼻子”。合同管理涉及公立医院内的多个部门与科室，签订前的审批、调研和招标，签订时的流程审核，签订后的台账与存档，执行时的审计、纪检和财务等科室监督，执行后的跟踪评价，形成有序、规范的全过程管理，呈现动态性、系统性的管理过程。精细化的合同管理保障公立医院经济活动合规和高效。强化合同内控管理，积极发挥管理效能，提升管理水平，助推公立医院高质量发展。

参考文献：

[1]陈晓华.公立医院合同管理的法律风险初探[J].现代医院管理，2019（6）.

[2] 崔静.内部审计监督在医院经济合同管理中的实践应用[J].中国卫生经济，2017，（8）.

[3] 宋玉雍.浅议公立医院经济合同管理[J].卫生经济研究，2017（3）.

作者简介：

仇媛媛（1989年 9月）女，汉，供职于南京市职业病防治院.