浅析计算机档案管理技术与应用

陈嬿文

【摘  要】从20世纪70年代末期开始引进计算机技术到我国的档案部门。计算机技术在档案管理的主要应用的领城有，档案计算机的著录和档案自动标引、计算机档案编目和检索、计算机辅助立卷、文档管理一体化、档案原文存贮与检索、计算机档案业务工作辅助管理、档案信息储存的数字化、档案保管环境的自动控制、档案字迹褪变的信息增强和恢复性处理、多媒体档案信息存贮和管理、数字微缩技术、档案管理信息化和网络化等。

【关键词】计算机;档案管理;技术;应用

一、计算机档案著录和自动标引

（一）计算机档案著录

计算机档案著录就是由计算机辅助人工来完成对反映档案文件外部和内部特征的各种信息，包括文件编号、档号、题名、责任著词、密级、保管期限、规格的采集和编排，使之有序化的过程。

1.计算机档案著录的一般流程

（1）档案信息的采集。档案信息的采集是指对将要著录进电脑系统的纸质档案收集其手工著录卡片、文件目录或案卷目录、档案原件等相关的原始材料，为档案信息著录工作提前做好准备。

（2）档案目录数据库的建立和项目设置。具体包括：建立档案目录数据库、设置档案著录项目、定义项目类型和长度等。

（3）档案信息数据的录入。把已经整理好的需要归档的文件的案卷目录、文件的目录、形成时间、题名，责任者，页数等信息对照系统数据库设置好的项目格式录入计算机档案管理系统的过程叫做档案信息数据录入。

2.著录规则与项目

《档案著录规则》主要是关于2008年我国政府制定并组织实施的对于促进全国公民档案资料著录管理工作业务相关性和行业工作规范化的国家标准。我国目前主要制定实施和正在执行的收藏档案文件着录采集管理办法规则主要内容有：归档文件整理规则（中华人民共和国档案行业标准DA/T22-2000），档案著录规则（中华人民共和国行业标准DA/T18-1999），明清档案著录细则（DA/T 8-1994）。

（二）档案自动标引

档案自动标引是指档案文件的正文、发文稿纸、底稿或公文文件处理单进行数字化和检索的词频统计通过运用计算机技术，自动直接选择识别出有关联的词句或对照系统里主题词表和分类表把检索出有关联的词句形成一定的主题词或分类号的过程。档案自动标引的定义有以下几种：从标引的范围来看，可以分为全文主题标引和题名主题标引;从标引技术的应用来看，可以分为抽词标引和赋词标引;从选用的标引词来看，可以分为关键词标引和主题词标引。

二、计算机档案编目和检索

计算机不单只有数据处理功能和数据存储功能，还可以运用计算机对需要归档的文件进行编目和检索。计算机档案编目是在对档案机读目录进行处理的基础上，一般计算机都拥有目录录入检索、排列顺序和打印输出的功能，把计算机系统内的档案目录信息按照一定的格式进行排列组合并打印输出各种不同类型的档案目录的过程。

（一）计算机档案编目的基本功能

（1）自动提供各种档案的标准和目录格式的编辑，如案卷目录、书内目录、全引型型类别的目录、归档档案的型类和目录。

（2）自动提供各种档案自由目录格式式的编目，如专题目录、分类目录、科技档案目录、人事档案目录等的编辑和打印。

（二）计算机档案编目的过程

（1）按照用户的需求，在档案目录数据库中检索、收集相关的目的息，保存在一个临时的数据区域里。

（2）按用户的要求对临时区域里的档案目录信息进行排序处理。既可以按照单一条件排序，也按照两个以上的组合条件进行排序，前者如“卷内目录”编目按照“文号”进行排序，后者如“革命历史档案目录”编目就可以按照“时间”和“档号”两个条件组合来排序。

（3）输出不同格式的目录。包括标准格式输出、自动生成格式输出、输出到文件再排版输出等方式。

（三）计算机档案编目的输出

计算机档案编目的输出版式主要有薄册式和卡片式两种。薄册式目称书本式目录，是以表册的形式，将案卷或文件目录的条目按一定的规则编排，打印在纸上，形成目录薄册。薄册式目录的编辑须遵循档案工作国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-1988，2009 年修订）和行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）有关规定。卡片式是将一个案卷或多份文件的目录信息按一定的规则进行编号排列顺序，打印在纸上，形成卡片式目录。

（四）计算机档案检索

计算机档案检索，是指利用计算机及网络和配套设备，根据利用者的要来，制定相应的检紫策略，从计算机档案数据库中获得所需档案信息的过程。

三、计算机辅助档案管理发展

中国的应用计算机技术管理档案工作起步较晚，但发展迅速。1983年只有个别档案部门专业地利用微型电脑进行计算机对档案进行自动化的编目、检索工作的试验，至1989年底，约1000台微、中、小型电脑进行了设备并送往全国各级档案机构。全国数百个档案单位和部门根据自身的需求设计建立了一套大小差异不等，功能各异的档案目录数据库，研制出各自独特的档案编目及对档案进行检索的信息化系统。中央档案馆档案目录数据库的录入总量高达30万条，是国内最大的档案资料目录数据库，其他档案数据库平均每一次录入的目录数超过4万条。

计算机辅助档案管理的一种学术性活动，实践与理论相融合的技术性科研、教学，系统的建立并开展实际应用，均标志着我国在档案管理中所采取的计算机技术方面有一个良好的展示。如何从我们的实际情况出发，积极稳妥地推进我国档案信息处理工作的标准化，如何促进科学技术的发展與我国档案管理工作的实际需求很好地相互结合，制订一套优先考虑我国档案管理工作中应用于计算机切实可行的中近期性目标、具体对策及其实施的步骤。

总结

随着信息时代的发展，计算机档案管理方法表现出越来越明显的优越性。总体来说，在计算机技术的带动下，我们的档案管理工作进入了一个全新的时代，它为从事档案管理的各个档案部门工作带来了非常多的便利。我国档案管理事业必将迈进另一个全新的高度。

参考文献：

[1]刘瑛.档案信息化建设的意义和策略[J].大连大学学报.2012.

[2]富玉.关于建设数字化档案管理的几点思考[J].现代商业.2010.

[3]蒋储军.档案数字化的组织与实施[J].兰台世界.2007.