互联网+时代企业档案管理的难点及对策

刘燕军

【摘  要】企业的发展与壮大离不开社会主义经济的快速发展和科学技术水平的不断提高。随着社会经济的不断发展和企业经营管理的改革与创新，传统档案管理模式已不能满足企业现代管理的需求。同时，互联网+时代的日益进步和深度应用改善了企业的经营与管理水平，而实现档案管理信息化并挖掘档案信息价值，对企业的发展尤为重要。文章在分析企业档案管理工作现状的基础上，结合信息化手段，探讨了优化企业档案管理工作的有效路径。

【关键词】互联网+时代;企业档案管理;难点;对策

1企业加强档案管理的意义

企业在生产实践与经营管理中，真实具体反映企业的实际状况，更多的需要企业档案资料的支持，对于企业档案来讲不仅是一份简单的资料，其作为企业资源重要的组成部分，能够为企业未来的发展提供重要的依据。档案的良好性主要表现在人力资源细节信息记录完善，能够使得企业根据这些档案来对企业进行良好的管理，例如员工职位调动等，保证企业能够对相关人才进行合理地运用，从而使得企业在未来得到更好的发展。良好的档案管理还能够有效地增强企业相关知识以及技术的储备，使得企业的知识产权以及机密文件得到有效管理，为企业未来良好发展提供保障。良好的企业档案管理还能够使得企业在发展过程中逐渐增加风险抵抗能力，在有相关法律纠纷过程中能够有实际的证据，从而保证企业的合法权益。总的来讲，良好的档案管理能够使得企业得到更好的发展，获得更大的经济效益以及社会效益。

2互联网+时代企业档案管理的难点

2.1缺乏建立档案管理信息化的意识

作为一个经济组织，企业将利润最大化作为所有业务活动的终极追求。这也导致部分企业领导者对档案管理工作产生偏见，认为档案管理不像生产、销售或技术研发一样可以直接产生经济效益，因此他们很少花费精力关注档案管理工作，更不会对档案管理进行投资。可以预见，随着企业的转型升级，后续必然出现存档设备过时、档案管理人员短缺等问题，然后又会衍生出档案管理工作人员工作积极性不高，影响档案管理工作效率的问题。此外，除了企业领导层缺乏对档案管理的重视及创新观念，企业档案管理人员意识不强也是制约档案管理信息化水平提升的关键因素之一。一方面，档案管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，认为档案管理就是对信息进行采集和整理，岗位可有可无，工作积极性不高。另一方面，一部分档案管理人员的信息素养较低，缺乏对档案管理信息化的认知，认为档案管理就是对纸质资料的整理归档，既不熟悉现代信息技术，更缺乏对档案大数据支持企业经营管理重要性的认知。由于领导层和档案管理人员缺乏对档案管理信息化的认知，因此进一步放缓了企业档案管理信息化发展的进程。

2.2管理模式不恰当

企业档案信息化建设中管理模式的选择很重要，不同类型、不同生产结构的企业选取的管理模式是不同的。有很多企业盲目跟风，并没有考虑企业自身的特征，使得最终档案信息化建设存在很多的安全隐患。在信息化的数字档案中，载体与信息是相互分离的，这虽然提升了编辑修改的便捷性，但却增加了档案信息的安全隐患，数据信息很容易被篡改，并且很难查出来是谁篡改的，很容易为不法分子提供便捷，很难保证信息的安全可靠性。管理模式的错误选择使得档案信息的安全性受到威胁，甚至可能使企业的重要信息数据外泄，阻碍了企业的全面平稳发展。

2.3企业档案数字化率不足

大数据时代首先应以数据为基础，形成数据库再进行挖掘、分析。但是，在企业档案资源质量层次上还不一致，影响因素主要有：企业整合信息资源时向各专业进行收集，丰富了档案种类，但增加了有效资源的筛选工作量，降低了档案质量;再有工作人员鉴别有价值资源的范围和工作量相应增大，整合、分析工作难度增加，因此提升档案资源质量是一个需要关注的问题。

3互联网+时代企业档案管理对策

3.1提升档案管理人员自身素质，培养并强化档案管理人员信息化意识

现代企业信息化建设的关键在于缓解人才缺乏的问题，企业档案管理信息化建设要从源头，即加强技术人才队伍建设着手解决。具体可从以下几个方面进行改进：一是增强企业管理层和档案管理人员的信息化意识。企业管理层要充分认识到档案管理信息化人才是档案管理信息化建设的基石，因此企业要引进一批计算机水平高、熟悉档案信息技术的专业人才。要培养档案管理人员的信息化意识，只有具备了较好的意识，档案管理人员才会自觉地参与信息化档案管理工作。二是在档案人员招聘时，要充分考虑人员后续的岗位适应性及软件系统应用等问题，要根据档案管理信息化的具体要求招聘合适的人员。为了建设一支与企业转型升级相适应的现代档案管理信息化人才队伍，有必要为此类人力资源提供优良的条件。三是加强岗位培训。企业可以根据自身需求和信息化技术更新发展状况，定期举办信息化技术应用培训班，平时也可以发送各种档案管理信息化技术和理论、案例资料等，督促档案管理人员学习和借鉴，提高他们的业务素质。不断提高档案管理人员操作电子文档和计算机的能力，提升管理人员学习的积极性，鼓励他们积极参加企业举办的信息教育培训，增强自身对档案安全保护意识，并不断提高专业知识水平和工作效率。

3.2科学构建一体化的管理体系

为了更好地保证企业档案信息的正确和流通，实现档案归档的准时精确，提升档案内容的完整性，企业有必要构建一体化的档案管理系统。首先要重视档案管理平台的信息化建设，有移动互联网的加持，平台的建设会简单很多，平台建立的准则除了便捷性、统一性之外，还要重点关注安全性，信息的安全性是企业建设信息化平台的基本要求。平台的建立能够很大程度解决软件的不兼容问题，保证各个部门信息传输的相通性和有效性，一体化管理体系平台的建立能够实现档案处理的及时性，规范档案信息处理的流程，员工也可以通过平台来进行监督，保证工作的积极性。

3.3档案信息数字化发展

档案信息数字化是档案发展的重要一步，是档案资源从纸面到流动起来的数据的重要一步。建立档案信息化资源利用制度，实现档案资源收、管、用全过程的规范管理，让信息化与工业化两化融合在档案工作中充分实现。建立数据定向开放，有序利用，安全保存等方面的制度，促进档案信息资源的共享利用，真正让企业收集有用的资源、充分利用需要的资源。

结束语

总之，在移动互联网时代，企业档案信息化建设是社会发展的常态，档案信息对于一个企业来说十分重要，因此信息化建设的时候每一个环节都要仔细推敲，确保将每一个问题都扼杀在萌芽中。企业在进行档案信息化建设的时候要注重过程中出现的问题，寻求最合理的方法解决问题，保证档案信息在收集、存档、传输、归档、查询等各个环节都处于安全便捷的条件下。要想真正实现档案的信息化建设，企业就必须不断提升自己的信息技术水平，提升信息建设的速度，提升数据使用的效率，只有打好这些基础才能最大化地保证档案信息的安全，高效利用，从而从根本上提升企业的管理水平，促进企业长远健康发展。

参考文献：

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