流程化管理 信息化控制

徐怡旻 刘刚

摘 要：近年来内部控制、业财融合、财务信息化成为会计界的热点问题，如何建设学校的内部控制体系？如何将学校内部控制流程贯穿于学校经济活动信息化管理系统中？构建一个怎样的基于内部控制体系的财务内控信息化平台？针对以上问题，以山东某高职院校为例，详细介绍了該校内控信息化建设的做法、步骤及经验，以期为进一步提高高校财务信息化管理水平提供参考。

关键词：内部控制  高职  财务信息化  业财融合

一、项目建设背景

2014年，财政部下发了《行政事业单位内部控制规范（试行）》，规范要求在全国范围内开展行政事业单位内部控制建设工作。2016年教育部也出台了配套的《高等学校内部控制指南（试行）》，自此高等学校内部控制建设开始推行，指南要求高等学校建立一套合理、完善、有效的内部控制体系，以此规范学校日常经济活动，保证经济活动合法合规、资产安全和使用有效，财务信息真实完整等。

二、学校的现状分析

利用SWOT分析法，结合行政事业单位内部控制要求，对学校目前的运行管理及财务信息化建设情况进行分析，找出了自身的优势和劣势。

（一）优势

1、领导重视，各项制度较为健全，执行效果好

学校不断完善以学院章程为核心的内部管理体制和运行机制体系。按照“科学、规范、可操作性强”的原则，全面开展规章制度检查和清理工作。明确学院管理过程中的各种责权利关系，形成健全、规范、统一的制度体系。

2、校内预算以业务事项为预算项目，达到财务与业务深度融合，有利于内部控制向业务事项的延伸

学校从2007年开始推行二级预算管理，期间进行了数次的改进和完善，目前形成以业务事项为主线的校内预算管理模式。学校所有预算资金都有业务事项作为载体，每个业务事项都有财务经费作为保障，财务经费与实际业务相对应，有明确的功能用途和经济用途，使得业务更具有可执行性。

（二）劣势

1、 信息系统缺项，不能涵盖业务流程管理的全周期

多年来，学校一直很重视信息化建设，各个部门也都有各自的信息化管理系统。但从高校内部控制建设的视角出发，我们的信息系统存在缺项，不能涵盖业务流程管理的整个周期。

比如学校虽然建立了财务预算管理系统、资产管理系统、政府采购管理系统，但是按内部控制的要求，资产管理系统之前缺少合同管理系统;会计核算管理系统之后缺少预算绩效评价系统等，诸如此类系统的缺失，使学校经济活动内部控制存在管理缺项，增加了管理风险。

2、系统之间各自为政，缺乏数据的交互共享

学校各部门信息系统相互独立，各系统之间缺少必要的对接和数据交互。比如政府采购管理系统与财务预算管理系统各自独立，致使采购经费资金来源控制不严。财务预算系统与会计核算管理系统无联系，导致预算执行信息滞后，数据准确性不高。

（三）机遇

2016年6月，财政部发布《管理会计基本指引》明确提出了管理会计应嵌入单位相关领域、层次、环节，以业务流程为基础，利用管理会计工具和方法，财务和业务有机融合。由此可以得出“业财融合”，是学校事业发展的必然选择。

（四）挑战

目前“业财融合”模式没有范本，处于探索期。

三、项目建设目标及实施步骤

基于上述情况，学校确定启动“以业财融合”为目标的业财一体化财务内控信息化平台建设。

该项目立足“管控前移、流程融合、信息共享”理念，通过科学的管控手段对学校业务、财务等管理流程进行重新构建，进一步实现学校管理的流程化、规范化、科学化、信息化，使学校业务系统与财务系统数据信息实现无缝衔接，数出一门、数据共享，达到内部控制的目的，充分发挥财务监督管控职能，最终实现学校经济业务的全过程闭环管理目标，提升工作效率、提高学校管理水平。

项目按“整体规划，分步实施”的原则，分成三个建设阶段，第一阶段为“内控体系建设”阶段，第二阶段为“内控信息化”阶段。第三阶段为“业财一体化”阶段。

四、项目建设情况

（一）内控体系建设阶段

为确保《行政事业单位内部控制规范》的顺利实施，学校以“领导干部熟悉内控、一般干部理解内控、纪检监察掌握内控”为目标，深入开展内部控制体制机制建设宣传教育。成立内部控制领导小组及工作机构，以问题为导向对单位层面、业务层面的内部控制工作进行有针对性、实效性的摸底调查，对单位未涉及或缺失的制度进行完善和补充，按预算业务、收支业务、采购业务、资产业务、合同业务、基建业务六大模块进行梳理，编制相应流程图，编写整理流程说明以及详细风险点说明，规范单位各项经济活动。

内部控制体系的建设为学校下一步财务内控信息化建设打下了很好的基础。

（二）内控信息化建设阶段

学校启动财务信息化建设，编制财务内控管理系统方案，建立基础信息库，确定辅助核算项目、各类人员权限、进行数据初始化，将内部控制流程植入财务信息化系统。收费系统、工资系统、预算编报、经费申请、网上报销、会计核算均已上线运行。系统上线后，大大提高了工作效率和财务服务水平，取得的成效主要有：

1、预算管理方面

系统上线之前，校内预算编制、执行全部依靠财务人员手工完成，费时费力，工作量大。二是由于预算系统与核算系统各自独立，财务预算执行情况反馈不及时。三是财务预算执行绩效考核缺乏量化分析依据，由于财务预算管理系统自身功能限制，业务事项不能细明记录，与核算系统对账产生困难，使得财务预算管理的绩效考核缺乏有力的数据支撑。

系统上线后，预算编报模块，支持N上N下的上报模式，使财务人员从大量的汇总数据中解脱出来，提高了工作效率。二是经费申请、网上报销、会计核算系统的无缝对接，实现不同业务模块间数据传递，强化财务预算管理与会计核算的联系，预算执行反馈更加及时。

2、经费申请、报销方面

系统上线前，经费申请和报销全部线下完成，报销人员整日奔波在找各级领导签字的路上，办事效率极低。

系統上线后，经费申请、报销全部线上完成，通过智能化处理，让教职员工体验自助式的服务，避免重复工作，解决了报账难、报账慢的问题。

3、各类专项资金支出查询方面

系统上线前，对于各类项目资金验收工作财务部门要有专人去负责原始单据的查找和复印，牵扯了财务人员大量时间和精力。

系统上线后，原始发票以电子附件的形式上传系统，项目负责人可以在系统中查询到该项目的所有支出及所属附件，并可自行打印，大大减少了财务人员的工作量。

4、精细化管理、成本管理方面

多年来学校一直以业务事项为校内预算项目，但是由于学校财务预算系统和财务核算系统各自独立，以业务事项为主线的预算无法与会计科目形成一对一的对应，成为预算实现“业财融合”的最大瓶颈，无法发挥这种预算模式的优势。

系统上线后，财务预算和财务核算实现了无缝对接，为我们探索“业财融合”模式下的财务管理提供了很大空间，以分专业生均培养成本为例，对于二级学院自己的预算支出，我们可以通过各专业学生人数、教师人数、教师课时量，实验实训耗材领用量等计算出各专业直接费用，对于行政管理部门、后勤保障部门形成的间接费用，我们可以分析其成本动因，按成本动因将各类间接费用归集到各专业培养成本中，最后除以本专业学生人数，得出本专业生均培养成本。

（三）“业财一体化”阶段

学校OA办公、人事、学生、教务、资产等系统与财务内控信息化平台对接，将学校经济活动内部控制功能嵌入“业财一体化”平台。可实现对学校各项经济活动进行有效的监控与全面评估。该平台的建设，打通了学校原有系统之间的障碍，提高了原有系统之间的协同能力，将财务活动与业务活动、管理活动产生的关键信息集于一个数据库中，使财务数据具有了管理数据的特点，实现数据共享，提升数据价值，最终实现财务实时反映业务并推动业务改善，业务及时自我纠偏并实时反馈到财务，从而有效提高学校各职能部门的整体协同性，不断提高学校运行效率和效果。

五、项目建设中的体会

（一）领导的重视与支持是信息化建设的有力保障

内部控制是“一把手”工程，财务内控信息化建设更要各级领导的大力支持，保证项目的顺利实施。

（二）结合实际，扎实推进是信息化建设的根本

不论是内控体系的建设还是财务信息化的建设，都要立足自身情况并结合先进的管理理念，理论与实际相结合，避免生搬硬套，使设计的流程、采用的管理模式具有较强的操作性，便于落地实施。

（三）建全制度，规范流程，是信息化建设的基础

“没有规矩，不成方圆”这句古语充分说明了规范的重要性，缺乏明确的规章、制度、流程，再先进的信息化手段也达不到提高管理水平的目的。

（四）做好项目实施的事前预案，保证项目有效施实

编写《学院财务信息化操作手册》明确了各类业务经办人、审核人的职责、权限，对各类具体业务需上传的附件、各审核人应审核的事项做了详细描述，具有很强的可操作性。为财务信息化项目顺利实施提供了有力保证。

参考文献

[1]周艳娥.业财融合助推高校财务管理转型的路径探讨[J].钦州学院学报，2018.

[2]彭威.基于内控视角的高校经济活动信息化平台研究[J].会计之友，2018.