浅谈信访档案的特点与管理

姜雪

摘 要：在政务工作当中，信访档案的管理是其中非常重要的一部分，而且对真实和准确的标准要求比较高。随着我国进入信息化时代，信访档案工作也有了一定的变化。本文从信访档案的特点入手分析，探讨了促使信访档案管理有效的策略。

关键词：信访档案 特点 管理

随着我国综合国力的上升，信访档案在信息化大潮下，其工作也随之产生了变化，尤其是信访档案管理。在我国社会环境中，信访档案工作是直接面对群众，而且是服务群众的重要工作之一，也与群众利益有直接切实关系。所以，信访档案管理工作怎么强化自身服务，为来访群众提供优质服务，已经成为当下工作当中的重要课题。

一、信访档案的特点

（一）内容庞大繁杂

我国因为是社会主义体制，人民当家做主，充分享有自由、民主，所以我国才会有群众信访，信访档案来自群众，内容也涵盖面也比较广。在信访档案内容当中，其包含了我国各个阶层、领域的群众的反馈信息，有机关、事业单位、企业，也有干部、企业法人;有涉及工业、农业、电力、水利、文化、卫生、城建、教育等等，所以，从每年信访材料，以及所涉及的人、事、物等方面来看，内容是庞大的、繁杂的。

（二）载体多样化

我国的信访对象不会受到任何限制，所以涉及我国各阶级，信访载体也就包含了各种样式的信纸等，在内容上也有各种各样的颜色、字迹等，其中使用的书写方式也包含了地方方言、汉语拼音等样式。

（三）材料的交叉

信访档案材料的处理是经过不同的机关、领导共同处理、干预而产生的相关文字资料，而且信息量也比较大。在信访材料的形成过程中，有直接的信访部门处理产生的，也有相关上级单位移交，以及委托办理等各种形式。为了确保信访事件的全面性、真实性，所以来自不同相关单位的材料都要置入一个案卷当中。

（四）信访时间的随机性

在一般的档案管理当中，相关单位把有关材料经过一定的处理后，依据时间前后顺序保存且归档，但信访材料是不能按照一般档案管理方法进行保存归档。在信访材料处理当中，往往因为事件的复杂性、周期长，上訪群众因为不满结果进行二次，甚至多次上访，以及多年前的信访档案再次上访，导致无法结案。所以，为确保信访材料的真实性、全面性，针对不同阶段的信访材料都要置入一个案卷。

（五）复杂的材料来源

因信访对象的不受限制特点，涵盖城市、乡镇、企业、集体、个人等多个方面，所以信访者人群非常广泛。一部分信访者为受到政府的关注，同一时间内向城市多个政府单位、有影响力的名人、领导写信投诉，这种情况也时有发生。

二、促使信访档案管理有效的策略

（一）强化工作人员管理观念

在具体的信访档案管理过程中，各单位相关工作人员需要不断强化管理观念，保障工作组织到位。第一，在进行信访档案工作之前，要构建相对比较完善的组织结构，信访档案工作组要由相关单位领导作为组长，同时信访工作的中层领导小组要由相关科室的领导组成，从而实现、监督各个科室档案工作的持续、稳定进行。第二，在科室当中也需要一个兼职管理员，负责信访工作档案的归纳、保存、管理的工作，以及把档案的相关工作置入科室议程当中。因为信访档案其本人具有的重要性和保密性，相关工作人员需要充分落实岗位职责，满足保密需要。第三，还需要确保相关经费的投入，尤其是信访档案管理方面的数字化、信息化的构建，更需要稳定、足够的资金投入，并且有专项资金预算，保障信访档案管理等工作需要的基础设备、维护、运行，从而促使信访档案管理运行的稳定性。

（二）管理流程规范化

因为信访档案管理本身具有很高的敏感性，这就需要档案管理过程、流程充分的规范化。相关部门在具体的信访档案管理过程中，需要不断地完善管理制度，在工作中有制度可依，进而合理地开展日常工作，这样才能保障其流程规范化。在我国相关部门颁布的相关法案和条例框架下，相关单位要依据自身特点构建相关的管理制度，其中包含信访档案归档、保管、借阅、统计、保密、责任制度等。这有通过不断完善相关的制度和体系，才能有效地促进信访档案管理的规范化发展。

（三）推进信息化建设

因为信访档案管理具有周期长的特点，所以其利用价值比较持久，随着时间的流逝，信访工作的持续进行，信访档案的积累也会越发的庞大，传统档案保存方式在保存时间和要求，以及档案调用等方面都比较落后，容易造成信访档案的损毁、丢失等后果。所以，面对这些情况，其信息化、数字化的推进是信访档案发展的必经之路。信息化、数字化的发展，不仅仅是档案数字化，而是要充分利用电子科技的大数据、加密、存储等技术，提高信访档案的使用效率、保密性、安全性、调用便捷性等。

三、结语

综上所述，在当下信息化不断深入工作、生活的背景下，信访档案管理也需要紧跟时代大潮，充分分析自身的特点，同时结合信息化特点，不断完善信访档案的管理理念、观念、制度、体系等，将管理流程规范化，不断推进信访档案管理的信息化建设，进一步提高档案管理服务质量。

参考文献

[1]张婵妹.基层信访档案工作的问题及解决思路[J].中国档案，2018（05）：64.