探究大数据背景下的档案管理模式转型

李晓叶

[摘 要]现代信息技术不断进步有助于档案管理方法革新与电子化档案系统普及应用。进入21世纪以来，在诸多新兴信息技术中，大数据技术因能将原始数据加工转化为可利用信息而受到社会各界的普遍欢迎，各行各业在处理电子文本档案时都首选使用大数据技术。该技术可以帮助档案管理者收集相比实物档案更多的数据，且仅占用极小空间，数据保存成本较低，信息挖掘效率更高，具备较强可循环利用效果，管理者能够借助大数据技术记录并统计数字化档案库中不同领域数据的内在相关性，高效去除数据库中的无用或冗余数据。工作人员使用较为方便，管理难度不高。基于此，文章分析了大数据技术对现代档案管理方式革新的推动作用，并指出了基于全新信息技术构建的数字化档案管控机制的内在弊端，提出了具有参考意义的解决方案。

[关键词]数字化档案;大数据技术;信息安全

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.087

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）16-0-02

0     引 言

以大数据技术为代表的各类信息处理技术极大地解放了现代社会的生产力，让一体化集中管理制度普及成为可能。大数据技术能够处理相互之间毫无关联的原始数据并发掘其中价值，使之可为某一目的而被重复使用，或者同时用于不同目的。因此，企业必须意识到大数据时代数据的应用潜力是无穷无尽的。为了更好地发挥数据可利用价值，档案管理部门应将其转化为经济效益及社会效益，做好电子数据的收集与储存工作。随着技术革命的出现，各行业的档案管理模式发生了改变，档案管理部门必须与时俱进，保证档案数据处理模式与现代社会的技术相适应。

1     大数据技术对现代档案管理体系革新的推动作用

1.1   突破了数据存储的空间条件限制与信息追溯的时间条件限制

传统形式的纸面档案管理无法完整地记录信息录入档案的时间，可追溯性不高;在信息技术产生并应用之前要完成业务数据录入与储存必须消耗大量时间成本;档案存放占用较多空间;在查询档案内部各项信息之前需要办理烦琐复杂的手续，修改处理纸质档案信息的难度大，耗费时间长;档案管理者的工作热情普遍不高。但大数据技术条件下，管理者可在任意时段修改编辑电子档案的数据，帮助有需求的用户在数字化档案库中查找想要的信息，档案管理工作不再有空间条件方面限制，且使用大数据技术处理档案数据的管理系统能够在录入档案资料的同时记录资料录入时间，且无法由管理者进行二次修改。这就保证了档案信息的可追溯性，一旦发生信息编辑错误或存储设备损坏，管理系统可以临时调用云端存储的数据进行全面修复，避免因人为活动造成档案数据遭受不可修复的损坏。

1.2   改变了数据存储模式，延长了档案使用寿命

大数据技术为信息数据更换了具备更长使用年限的载体，减轻了档案修复和保存消耗的资金成本，提高了档案中有价值数据的转移效率。在面临突发自然灾害或人为失误时，基于信息化技术构建的档案系统有更强的抗风险能力与自我修复能力，利用大数据技术构建的数据存储体系不会因某一终端设备损坏受到结构性损伤。相比之下，纸质档案容易因各类突发事故或次生灾害受到不同程度的损坏，或者纸质档案因时间限制发生老化破损，纸张因过度脆化而难以使用常规手段进行查阅，丧失继续使用的价值。大数据技术采用分布式存储机制，能够提高档案储存的安全性、增加档案使用寿命，且数据库日常运转的稳定性高于纸质档案馆，技术层面的升级革新能减少对纸张的大规模使用，减少对林木资源的消耗，老化的纸质档案无法循环利用，而废旧的电子设备可回收利用，更加节能环保。

1.3   改变了档案管理人员的工作模式

传统纸质档案时代的档案信息录入工作是分阶段的，个人材料上交时间并不统一，各项基础性信息的录入并不完整，个别文化素质不高的工作人员对某些专业性较强的档案信息把握不准确，对内容理解有较大偏差，容易发生误录和归档类别错误问题，不利于用户使用档案数据。引进大数据技术的档案部门可定期清查云端电子化档案的信息数据完整性，将个人化的档案信息处理工作转变为部门所有员工合力完成的集体任务，通过均分档案信息处理任务减轻员工的个人工作压力，从源头控制好档案信息处理工作的质量与效率，依靠信息技术保证档案数据的可用性，避免因个人理解力不足而错录档案信息的情况发生，档案部门的管理员可借助大数据技术查询基本信息的类别，在做好信息分类后再对个人信息进行数字化归档处理。

1.4   提高了信息流通速度

档案信息在录入数字化档案管理系统后，必须通过大数据技术进行处理，因为只有将数字化信息进行数据化利用，才可以发挥信息的潜在利用价值，获取更多的经济收益。传统形式的纸质档案库无法将信息通过大数据技术加工并进行数据化处理，信息流通速度较慢，无法高效传输具有时效性的资源。而在大数据时代，数据化的档案信息能够在网络空间进行高速同步分享传输，依托云平台能够让每个接入信息分享网络的个体在云端存取各领域的数字化档案信息，各类自动化的云服务能够降低普通人查阅专业技术化档案并从中提取可用数据的难度，为平台记录数据开辟更多的使用途径，档案中记载的信息数据价值能够在云共享活动中得到充分利用。

2     利用大数据技术管理档案信息的弊端

2.1   档案信息管理队伍的素质不高，难以维护信息安全

大数据技术全方位地改变了档案信息的存储形式，也为档案信息管理人员提出了新的工作要求。信息时代的档案数据管理工作对工作人员的专业素质要求较高，如果工作人员对现有的信息分类方法缺少理解，就无法保證档案录入工作的效率与准确性，部分档案部门工作者业务能力不高，难以全面理解数据表达的意义，不具备主动在数据库中寻找问题并解决问题的大数据意识，网络技术知识匮乏，无法妥善操控信息设备，未能掌握数据分析技巧，容易埋没关键性数据的重要使用价值。此外，部分员工道德水平较低，无法坚守既定的行业行为准则，容易对外泄露机密数据。这些素质不高的员工拖慢了档案管理体制向信息化方向升级的速度，成为现有档案管理体系中的不稳定因素，档案部门管理者必须对其加以清除。

2.2   档案信息管理方法未能跟上技术升级步伐

档案管理队伍使用的信息管理措施与纸质档案时期基本一致，未能进行系统性的优化革新，档案管理人员仍习惯在将信息录入电脑之前进行归类，保留了一些在整理纸质档案时养成的工作习惯，例如，在重要档案上做明显标记便于未来查询等。多数档案管理者不习惯使用数据处理软件对信息进行分类，分析信息含义时受到固有思维的限制，无法根据档案信息本身的性质做出更精准的分类，新时代技术革新推动了档案信息一体化发展进程，融为一体的数据比分为不同类别的数据更具重复利用价值，工作人员使用传统的档案信息处理办法无法完成信息库中各大数据集的重组搭配工作，也无法保证重组后的档案信息数据的还原性，档案管理人员自身掌握的数据样本较小，数据分类或重组经验不足，无法按照现有的行业质量标准处理档案中的各类数据。

3     提高数字化档案管理效率的可行措施

3.1   重建档案部门管理结构与管理队伍，提高人员专业素质

由于现存管理队伍素质不高，且管理人员习惯陈旧管理模式，对信息技术的使用技巧掌握不足。只有人员素质随着技术升级而升级，才能切实提高档案信息管理效率，提高数据信息存取查阅速度。因此，档案管理部门必须重建管理队伍，提高工作人员的专业素质和办事效率，使他们保持工作的积极性，让新购置的信息处理设备发挥更大的效用。因为我国信息行业的高端技术人才供应不足，无法满足社会各行业的用人需求，所以档案部门可与国内高校合作，共同培养一批具备较强的算法设计能力与较高统计学学科素养的数据分析师，缩减面向社会招募人才消耗的时间成本，建立完整的大数据分析人才培育体系，引进国外具备相应工作经验的优秀行业人才，为档案管理工作注入活力。高效率的档案处理工作必须由具备相应大数据处理经验的专业人才队伍作为支撑，新时代的档案管理者应对数学和统计学知识有所了解，并掌握基本的编程技巧，具有较高的网络科学与信息技术素养。主管人员可对档案管理人员进行系统性的专项能力训练，培育基层工作人员的敬业精神与服务意识，使之遵守行业纪律规范，提高档案管理工作

的纪律性。

3.2   创新档案信息管理方法，开发信息的内在价值

现代档案管理工作必须面对海量的数据信息，专业的数据分析师能够从大量原始数据中挖掘具有一定参考价值的信息，档案管理工作者不应沿袭旧时代的工作思路与方法，而应改变数据分析方法，在整理汇总档案信息的同时将信息加工为可采集的数据，并探索其具体的应用途径。将用户查询过的档案信息作为数据分析的线索与出发点，预测用户下一次查询数据的类别与方向，通过大数据技术进行数据汇总与深度挖掘，探明大多数档案查询者关注的是哪种信息，根据档案信息关注度的变化推出具有吸引力的附带式信息查询服务。

4     结 语

在档案管理制度中应用大数据技术，为改变纸质档案时代的管理方法与管理队伍组织模式提供了有利条件。新的管理模式应以现代化信息技术为基础，强化档案管理人员的办事能力，提高信息查询服务的质量，发现数据在不同领域的应用价值，提高档案管理工作的社会效益，保证档案部门的管理能力随着科学技术的革新不断升级。

主要参考文献

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