以信息化应对企业合同法律风险管理与控制

杜金璞 郭继科

本文从企业合同管理的现状出发，结合笔者多年合同管理实务经历，分析目前企业合同管理中存在的普遍问题，从建设合同管理信息系统方面对企业合同管理提出了合理化建议，以期能够改进管理模式，优化内部控制，提高工作效率，全面防控企业合同法律风险。

近年，市场经济的快速发展导致企业合同数量大幅度增加，随着全面依法治国的深入推进和国家法治建设的不断完善健全，对企业依法合规的要求越来越高。当前，企业中绝大部分的法律纠纷诉讼案件都是因为合同管理不规范或者履行过程中监管不到位而引发的，合同是企业通向市场的桥梁和纽带，也是产生纠纷、引发风险的根源，合同管理作为企业管理与风险防范手段愈发重要。

合同管理，是一个涉及多部门、多环节的动态管理过程，包括确定合同相对方、合同谈判、合同起草、合同审核、合同签订、合同履行、合同归档、合同纠纷处理等环节。从控制风险的角度来看，合同管理可划分为事前、事中、事后管理，审核合同文本属于事前管理、监督合同履行属于事中管理、应对合同纠纷属于事后管理，各个环节控制法律风险的效果如同治病，事后补救不如事中控制，事中控制不如事前防范，如果合同事先管理不规范，合同未经审查或者不严，事中控制不到位，签订合同后没有及时监控，发生纠纷后才匆忙应对，无疑于亡羊补牢，为时已晚。因此，在合同管理过程中更应重视事前和事中的风险防范，提升合同管理和风险管控能力成为一个亟待解决的问题。

一、企业合同管理现状

（一）法治意识薄弱，风险防范观念较差

承办部门对可能发生的风险认识不足或者存在侥幸心理，合同倒签的现象比较普遍，经常将一些已经开始履行或者履行完毕的合同提交法务部门审查，不能有效维护企业合法权益。

（二）管理重点错位，忽视合同动态管理

合同管理中存在“只见树木，不见树林”的片面做法，把大部分精力都倾注在合同准备、合同签署上，却不及时监控合同履行，不能及时发现履行异常情况，合同履行不到位也未及时维权，这些忽视合同动态管理的行为都给企业发展埋下了潜在的法律风险。

（三）管理手段落后，合同管理效果不好

在当今信息化的时代背景下，我们企业还在使用传统的合同管理模式，合同审批、反馈修改意见、归档整理等工作仍通过纸质文件进行，无法即时反馈审核意见，及时掌握合同管理进度，全面监督合同履行情况，导致合同审批周期过长、工作效率不高、监督作用发挥不到位，不利于有效防控合同法律风险，已经难以满足现代企业合同管理的需要。

二、建立合同管理信息系统的总体思考

传统的合同管理中所采用的人跑纸送、书面审查、人工归档等方式因其传递滞后性和操作复杂性，导致合同信息缺乏有效的集成管理，合同管理部門之间合作不紧密、信息不对称，监管能力不足，导致企业运营成本上升，容易引发法律风险，严重影响企业合同管理整体水平。随着互联网和信息技术的快速发展，开发、建设及应用合同管理信息系统，逐步实现合同风险管理信息化已成为现代企业合同管理的必然趋势。

建立合同管理信息系统，即采用现代企业的先进管理思想，利用信息技术，从企业合同管理现状出发，设计一套贴合承办部门办理需求、审核部门管理需求，加强业务整合、优化管理流程、固化管理要求，借助系统对企业合同管理工作中合同起草、审核、签订、履行、结算、归档等环节进行全覆盖管理的信息化模式，形成以操作及时、有效、便捷为目的，以信息整合管理为主要目标的新型合同管理模式，进一步提高工作效率，优化内部控制，完善运营体系，增强合同管理的透明度，降低企业发展风险，为企业高质量发展保驾护航。

（一）合同管理信息系统的优势

一是提高合同审核效率。通过合同管理系统的设计与应用，对不同部门、不同人员进行授权，合同承办部门在提请合同审核时，只须将草拟的合同文本上传至系统，由系统自动提示职能部门工作人员和外聘法律顾问进行审核，让“事找人”而非“人找事”，实时向承办部门反馈审核意见。简化审批流程、提高审核效率，解决异地送审、长跑在外、久评合同的难题。实现合同评审及签订流程高效、有序的开展，达成企业合同管理全方位自动运行。

二是节约企业运营成本。通过使用合同管理系统，用信息化的手段减少异地送审人员车辆派置以及文件交流过程中办公耗材的浪费，节约企业运营成本。

三是解决查询归档难题。通过合同管理系统的建设，将纸质合同转化为电子化信息后，通过搜索即可查询到完整的合同内容和相关资料，既实现了快速调取信息资料的电子化办公模式，又解决了纸质文本难以长期妥善保存的归档难题，有利于合同信息资源合理使用和有效保存。

四是整合合同信息数据。通过合同管理系统的建设，一方面，可以对合同文件进行系统有效的归类整理，建立合同标准文本库，合同承办人员起草合同时既可根据需求在文本库中选择合同标准文本，又可参考己存档的同类文本，从而减少合同拟定、审核过程中的工作量。另一方面，系统可以自动将记录的数据生成统计信息，直观反映出企业合同管理总体情况，方便管理者进行决策。

（二）合同管理信息系统价值

一是找准问题症结，做好事前风险防范。建立合同管理系统以后，系统对合同办理关键节点进行逻辑控制，严格根据设定的审批顺序自动流转，前一环节办理结束才能流转至下一环节，从而杜绝“倒签合同”的现象;合同办理过程和合同审核意见由系统全程记录并公开，促使合同承办人、审查人起草合同文本、提出审核意见时更加认真负责、谨慎严肃，解决合同审核流于形式，不负责任的难题，有效防控合同法律风险。

二是防实签约过程，做好事中风险控制。建立合同管理系统以后，合同正式签订前通过系统上传拟签订的文本，印章管理部门通过查询和比对，做到“五不”，即未经法定代表人授权不用印，未经系统送审不用印，用印文本与系统文本不一致不用印，存在空白条款不用印、未有双方代表人签字不用印，确保合同在签订前无硬伤，筑牢合同签订前的最后一道防线。

三是填补履行空白，做好事后风险监督。建立合同信息管理系统以后，按照“谁承办谁履行”、“全覆盖监管”的原则，由系统自动监控并公示合同履行情况，合同管理部门可实现合同签订前资信调查、订立、审批、履行、归档的全生命周期管理，解决长期以来的合同履行情况只有承办人清楚的难题;由系统对履行期限、款项支付等关键节点实施提示，自动筛选履行异常的合同，甄别风险点，帮助管理部门精准查找问题，解决传统的线下管理手段无法有效监管合同履行的难题，有效防范合同风险，为企业依法合规经营保驾护航。

三、结束语

目前企业的日常经营活动与合同密切相关，合同管理的能力和水平直接影响到企业的健康持续发展。现已进入移动互联网、社会信息化、大数据时代，现代企业合同管理需要整体跟进和创新，重点以信息化系统为抓手，以网络技术提能力，以流程化固定防风险，通过建立合同管理信息系统，实现优化流程、规范运营、风险识别、数据治理、动态监控、创造价值的合同管理新路径，变“人为操作”为“电子操作”，让“无情电脑”代替“有情人脑”，从事后检查为主转变为事前防范、事中控制、事后监督全过程管理公开透明网络化操作，最大限度的实现企业合同管理部门的无缝衔接和自动管理，提升合同管理部门之间的配合契合度，用信息化手段推动制度的有效落实，真正做到“信息实时传递、问题及时处理、风险提前预测”，全面提升合同管理综合支撑能力，对合同管理风险进行源头控制，促使企业健康有序发展。

（作者供职于南阳市烟草公司;第二作者系通信作者）