企业档案的收集与归档

李慧

摘 要： 档案作为企业知识资产和信息资源的重要组成部分，在企业的生产、经营和各项管理活动中发挥着积极作用，但应归未归、保管利用不规范等问题严重影响了企业档案资源的完整与安全。

关键词： 归档范围;保管期限;收集要点;整理规则

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.278

1 企业档案的定义

企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。

2 归档范围与保管期限

2.1 如何理解归档范围。企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。其主要来源主要是本企业形成的文件;本企业引进项目、外购设备等接收的文件;所属单位及参股企业应向本企业提交的文件;本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件;本企业执行、办理的外来文件。企业应根据经营管理范围和业务活动类型制定文件归档范围和保管期限表。主要有文书、科技（科研、基建、设备）、人事、会计档案;机关履行行业特有职责形成的专业档案;照片、录音、录像等音像档案;生产业务数据、电子邮件、网页信息、社交媒体档案;印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等实物档案;项目建设类文件应依据企业在项目建设中的性质确定（建设单位、设计单位、施工单位、监理单位文件归档具体范围参见《建设项目档案管理规范》DA/T 28）;其他档案。另外，各种形式的电子档案与传统载体档案具有同等效力。

2.2 保管期限的确定。保管期限应根据文件对企业、国家和社会所具有的现实和今后工作查考、凭证作用以及历史研究价值确定。一般分为永久和定期两种。凡是反映本企业主要职能活动和历史面貌，对本企业、国家和社会有长远利用价值的文件，列为永久保管;凡是反映本企业一般工作活動，在一定时间内对本企业各项工作有参考价值的文件，列为定期保管，可根据其参考利用价值分为30年和10年。

2.3 什么是档案资源体系。完整的归档范围;准确的保管期限;完善的归档制度是档案资源体系建设的关键要素。2014年中共中央办公厅国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中指出“以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系为目标，进一步完善档案工作体制机制，加大对档案工作的支持保障力度，推动档案事业科学发展”。各单位档案机构要认真履行职责，建立健全文件材料归档制度，及时制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料（包括应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等），要向本单位档案机构移交，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。对损毁、丢失档案的，档案行政管理部门要依法查处，并督促档案形成单位积极予以补救。

3 收集要点与整理规则

收是档案部门根据应归范围向形成或经办部门、单位（个人）发出归档要求，并将应归文件进行审核、鉴定和接收的过程;归是形成或经办部门、单位（个人）根据归档要求，对应归文件进行系统整理、组件或组卷后，编制交接清单经本部门、单位领导核准后向档案部门移交的过程。

3.1 收集要点。档案工作应做到完整、准确、系统、安全。本单位印发文件：正文底稿一起归档，底稿要有拟稿人、会签、领导签，存档的纸质文件需加盖章印，不可缺页，完整、准确并真实有效：外来文件：正文、批办单一起归档，批办单要完整填写来文信息，按照领导批办意见进行办理;会议记录、纪要：原始手写记录需要存档，同时也要将整理后的会议记录附签发稿一起归档，如有在会议中讨论的议案、议题、请示报告等要一并附后归档;重要会议：诸如党代会、职代会需要成套归档，一次会议作为一件归档;其他专项文件如人力资源管理文件，要跟进相同事项进行组件整理;照片、视频文件归档要有拍摄人注明照片的“六要素”，事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等;视频类文件要按照每件事形成的单独一段归档，类似我们文件的按件归档。

3.2 档案整理基本规则。归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系;归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用;归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理;归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。管理类文件的组件，归档文件一般以每份文件为一件，正文、附件为一件;文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）;简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件;来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件;有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。归档文件排序，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;转发文在前，被转发文在后;原件在前，复制件在后;不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后;正本在前，发文稿纸和定稿在后。管理类文件的年度判断。将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

4 结语

企业档案的收集与归档应以国家档案法律、法规为根本要求，坚持依法管档、高效用档，从严规范档案管理各环节，积极进行档案开发利用，不断丰富和优化档案资源结构，确保档案保管和利用安全，提升档案开发利用创新程度，为企业发展提供精准、高效服务。

参考文献

[1] 《企业档案工作规范》，DA/T42-2009（国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施）.

[2] 《电子文件归档与电子档案管理规范》（中华人民共和国国家标准（GBT18894-20106））.