基层计划生育档案现代化管理模式的探究

李雅丹

摘 要： 科学技术的快速发展使很多先进技术运用到各行业中，使其发展更为迅速，现代化管理模式是在信息技术不断发展进步背景下诞生的一种新型工作方式，与传统工作模式相比有着良好的应用优势，不仅可以提高管理工作的水平及效率，而且可以保障数据存儲及取用的安全性和稳定性，实现统一化的档案管理工作，减轻员工的工作压力，这符合时代发展的基本需求。

关键词： 基层计划生育档案;现代化管理模式

【中图分类号】G271     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.274

引言：近年来，我国加大对于人口普查力度，已经取得了非常不错的成就。计划生育是我国的基本国策，近年来，我国计划生育工作已经取得不小的成就。但是，如何加强基层计划生育档案现代化管理却成为了重要的问题。目前我国基层计划生育档案现代化管理中出现了不少问题，导致基层计划生育档案现代化管理水平较低，不利于促进基层计划生育档案的发展。

1 基层计划生育档案现代化管理工作应用优势

结合现代化管理模式的应用效果来看，其依靠于信息技术手段可以实现规范化、统一化的数据收集及管理工作。在档案数据不断增多的当下，应用信息技术进行自动化管理，能够有效减轻档案管理人员的工作压力，提高工作效率。同时，让管理人员可以将更多的工作精力放在如何有效开发和利用档案资源上，推动新时期档案管理工作的有序开展。最后，应用信息技术可以实现信息共享，方便受众群体根据自己的需求查找个人档案，还可以充分发挥出档案管理工作的服务属性，提高受众对档案管理工作的满意度。因此，现代化档案管理工作模式符合时代发展的基本需求，值得推广应用。

2 基层计划生育档案现代化管理工作的发展策略

2.1 加强基层计划生育档案管理工作信息管理水平

现代信息化社会背景下，在原有基础上，进一步加强基层计划生育档案管理工作的信息化管理水平，可以让基层计划生育档案管理工作质量、效率得到根本上的提升。基层计划生育档案应该建立起电子档案，在固有的信息管理系统和信息管理数据库基础上划分文书档案类型，分为不同的档案管理子系统，有目的地对现有基层计划生育档案进行分例、修编、保存，让基层计划生育档案管理工作的信息化水平得到根本上的提高。除此之外，在加强基层计划生育档案管理工作信息管理水平的同时，还要完善信息系统的网络安全防护体系，确保基层计划生育档案的信息安全，避免出现信息丢失、信息遗漏等情况。

2.2 加大对档案管理工作的监管力度

工作效率的提升除了提升人员综合素质和引进现代化管理办法，加强对现有工作人员的监管也是必不可少的环节。要想适应社会发展的需求，提高基层计划生育内部管理效率，切实有效的实际管理非常重要，在具体操作中，从档案基础的日常工作抓起，对内部归档准确性、档案存储完整性、内部服务完善性，以及档案资源的利用率等进行全面监督。尤其是当今电子化办公，一定要确保资料的安全性，加强对管理体系的安全防范设置，定期检查，发现问题必须及时加以整改，进一步推动基层计划生育日常档案管理工作的有序开展。

2.3 加强档案管理队伍建设

要符合基层计划生育档案现代化管理的实现，就要注重管理人员素质的现代化培养。强化培训及提高技能是基本要求。基层计划生育工作应加强档案管理队伍综合素质，鼓励档案管理人员学习新知识，给档案工作者多提供培训、外出调研、会议交流的机会，提升其综合工作能力和综合素质。基层计划生育档案管理人员在平日的管理工作中，应及时掌握档案事业发展的动态、积极创新工作思路，不断学习和实践，掌握一定的现代化办公技术，提高信息分析能力，成为具备高等文化素质、现代化管理技术、档案业务的掌握度、工作的组织和协调能力和综合管理技能、一专多能、一专多才的综合性档案人才。

2.4 规范数据收集及整理环节

在实际开展现代化管理工作时，必须要对数据进行规范化的收集及整理工作。通常情况下，档案管理部门需要统一档案的存储格式，比如，利用TXT格式存储文档，利用JPG格式存储图片。存储类型的选择要注重于考虑不同系统的兼容性问题，避免出现档案内容无法显示的问题。同时，由于档案管理部门不仅涉及到档案存储的问题，还需要考虑档案的开发及利用功能。这就需要管理人员在前期档案数据整理环节，利用计算机模拟人工立卷，再按照类别把所属的条目内容打印出来，用来替代传统以“卷”为单位案卷目录的检索工具。通过这种方式，可以给后续档案查找工作提供便利，而且也可以为后续档案存储工作的有序开展奠定基础，进而减轻员工的工作负担，提高工作效率。

2.5 建立完善的档案管理模式

首先，档案管理人员要制定完善的档案管理制度，明确档案管理人员的工作职能和工作范围，制定有效的考核和奖惩制度，督促管理人员提高管理效率;其次，档案管理人员要跟随时代发展的脚步，创新信息技术管理模式，提高管理的效率和质量;最后，要求管理人员要加强对人员岗位安排和人员素质的重视，切实提高工作人员的综合素质，促进基层计划生育档案管理工作的发展。

2.6 建立互动交流平台

基于城市当中每天的新增人口数量不断增加，为了确保基层计划生育档案管理工作的有序发展，计划生育部门的档案管理工作人员在进行数据登记工作的时候，还需要与受众群体进行密切的沟通交流。由于以往的沟通交流方式存在信息滞后性的问题，影响着档案管理工作的质量及效率。在现代化管理工作模式当中，工作人员可以利用网络渠道建立互动交流平台。让基层受众通过登录平台来自主登记个人信息，完成对档案数据的实时收集。

结语：综上所述，在信息化和现代化不断进步、飞速发展的新时代，基层计划生育档案管理要和时代发展要求密切联系起来，不断更新理念、提高服务意识，不断学习最新的管理技术和手段，利用新软件、新技术、新知识，利用有效的措施和档案理论知识，逐步实现资源共享。

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