法律援助档案管理的意义及利用探思

葛均全

（莒县法律援助中心 山东 日照 276599）

引言

档案管理对法律援助发展十分重要,法律援助档案管理工作有着自身性特征,在我国经济体系快速发展的背景下,对档案管理有了全新的要求,以往传统的档案管理模式难以满足社会发展需要,同时也会出现各种各样的问题。基于此,法律援助档案管理工作必须要与时俱进,创新管理思维与管理结构,以便完善以往传统档案管理模式的不足,进而提升法律援助档案管理工作的实效性。

1 提高法律援助档案管理效能的重要性

第一,当前我们正处在“双创”的社会宏观背景下,如何超越或突破传统档案管理模式是摆在基层单位档案工作面前亟待解决的问题。在新时期,要想提高基层单位管理效能,就要坚持与时俱进,构建科学、现代的档案管理架构,摆脱传统档案管理理念或是档案管理系统的制约,通过科学的收集、保管档案信息,以便最大化地发挥档案的价值,从整体上促使档案管理工作水平和效率提升,为相关单位的稳健长远发展提供强有力的保障。第二,有助于提高档案资源的利用效率。当前部分基层单位在具体的档案管理中,由于单位管理者没有从思想上认识到做好档案管理工作的必要性,加之档案管理人员对传统人工管理模式的延续操作,因此,在档案资料的编制和保存方面比较随意。在新时期,想要提高档案管理效能,相关单位要投入人力物力,引入先进技术和管理方式。与此同时,档案管理人员要与时俱进,加强学习,强化专业知识,充分利用信息技术,科学有序地对档案资料进行收集、整理、编制、存储。便于在使用档案的时候,快速及时找到档案信息资料,提高相关工作人员查找档案的主动性,从整体上促使档案利用效率提高[1]。

2 法律援助档案管理工作现状

档案管理对法律援助发展十分重要,法律援助档案管理工作有着自身性特征,在我国经济体系快速发展的背景下,对档案管理有了全新的要求,以往传统的档案管理模式难以满足社会发展需要,同时也会出现各种各样的问题。制度是任何一项工作标准化发展的必备依据，档案管理也不例外，只有具备健全完善的管理制度，才能够保证这项工作的细致性、严肃性、标准性，最大限度避免档案工作出现各种纰漏，保证档案管理整体效率与水平。从当前的档案管理工作现状来看,仍然存在一些问题,其主要集中在两点：第一，意识不强。在档案管理发展过程中,档案管理的意识仍然存在薄弱与陈旧的特征,许多管理人员以及专业人员的管理理念都停留在基础层面上,部分领导在思想层面上并不重视。而管理人员的管理意识也存在陈旧特征,对于信息化管理的重视度不足,认为传统管理模式便可,导致管理工作水平相对较差。第二，管理设备陈旧。因为档案管理工作依赖于财政的支持,再加上管理意识的欠缺,导致资源投入档案管理不多,管理设备陈旧,管理资源较少,导致管理工作的整体水平较差[2]。

3 促进法律援助档案管理工作规范化、科学化的措施

3.1 加强对档案管理工作的重视度

为了提升法律援助档案管理工作水平,充分发挥档案管理对法律援助的推动作用,法律援助管理人员应当重新审视档案管理的重要性,带头加强对档案管理工作的重视度,将档案管理工作列入日常的重点工作内容中,并要求所有部门加以支持和配合。同时,法律援助还应当积极展开档案管理人员培训,逐步提高档案管理人员对日常档案管理工作的重视度,形成明确的管理责任感,使得档案工作逐渐脱离传统的状态,朝着科学、规范化的方向发展[3]。

3.2 引入现代化档案管理模式

传统的依赖于手工操作的档案管理办法已经落后于时代发展,其不仅会由于操作失误影响档案资料的准确性,还会因档案检索不便而降低档案资料的利用效率。为此,法律援助档案管理人员要利用计算机技术优化档案资料的收集、录入、整理、打印、检索等各项步骤。这就需要档案管理人员养成边操作、边学习的好习惯,跟随档案管理信息化变革的步伐使自身成长为具备互联网信息化技术的优秀应用型人才。此外,现代化信息技术的引入也推动了档案整理归档过程的迭代,由传统手工操作走向电脑操控,从而极大地提升了档案管理工作的规范化程度[4]。

3.3 强化协调工作水平

在市场发展背景之下,法律援助档案管理工作可以借助计算机方式实现对文字、文档、音频以及视频等多种信息的储存,并借助计算机、信息化技术的支持实现数据的高效率传输与共享,实现系统化的档案管理。对于管理人员而言,需要进一步提升信息的更新重视度,同时需要注重科室之间的相互协调工作,掌握管理领域和计算机软件的相关前瞻性技术,及时更新法律援助档案管理工作整体水平,构建完善的管理机制,为后续管控措施的落实奠定基础。法律援助各科室与职能部门之间需要坚持管理需求的融合性发展,更好地实现信息的共享,真正落实档案内部信息的及时传播以及高效率传递,保障软硬件设备正常运行的情况下,推动法律援助档案管理工作持续发展[5]。

4 结语

综上所述，在法律援助发展进程中,档案管理属于一种无形资产,其对于单位实现可持续发展有着重要作用。因此需要做好法律援助档案管理工作，引入信息化技术，强化档案资源利用价值，为日后法律援助服务工作提供有力的参考依据。