事业单位档案管理规范化及档案利用效益研究

郑心怡

（灵寿县经济责任审计中心 河北 石家庄 050500）

1 档案管理工作的作用

对于企业事业单位而言，档案管理工作是日常工作的基础内容，档案数据信息，可以为单位管理决策提供参考依据。档案管理内容涵盖范围广，涉及人事档案、业务档案、文书档案和安全档案等内容，不同工作的内容和性质有所差异，相应的管理模式也不尽相同。在单位人员晋升和调整方面，或是突发事件的应急处理，以及投资决策等工作，均可以查阅档案资料，以此为依据合理部署，彰显档案管理工作价值，并反作用于档案管理工作规范化、系统化发展。故此，在当代社会飞快发展中，需要高度关注档案管理工作的重要性，依托于现代化网络技术以及档案管理方法，尽可能地挖掘档案潜在价值，为档案事业繁荣发展添砖加瓦。

2 推进事业单位档案管理规范化的举措

2.1 加强对档案管理工作的重视度

为了提升事业单位档案管理工作水平，充分发挥档案管理对事业单位的推动作用，事业单位管理人员应当重新审视档案管理的重要性，带头加强对档案管理工作的重视度，将档案管理工作列入日常的重点工作内容中，并要求所有部门加以支持和配合。同时，事业单位还应当积极展开档案管理人员培训，逐步提高档案管理人员对日常档案管理工作的重视度，形成明确的管理责任感，使得档案工作逐渐脱离传统的状态，朝着科学、规范化的方向发展。

2.2 优化事业单位档案管理的基础设施建设

在新时期的事业单位基础建设当中，档案室属于一个非常重要的组成部分，事业单位应当努力加大资金投入，加强基础设施建设，优化档案管理流程。随着档案管理工作内容的不断增加，事业单位应当为档案管理部门提供相应的基础设施与设备，确保所有的工作内容都能够有相应的设备支持。由于传统的纸质档案资源在保存的过程中很容易出现损坏状况，因而在新时期的档案管理工作中，还需要尽可能完善通风防火与防潮等方面的设施建设，避免再度出现文件损坏的状况。对于档案室内的基础设施，要经常性地展开各类检查与维护，确保它们处于正常的使用状态。

2.3 建立健全基础的事业单位档案管理机制

对于传统事业单位档案管理制度过于混乱的状况，事业单位应当召集相关管理人员，共同制定统一而规范的档案管理制度。如档案管理工作应当由档案管理人员全权负责，其他人员不得过多干涉；档案管理资料柜的钥匙应当仅仅分配给档案管理员，其他人员不得配置，避免出现随意翻阅文件档案而导致资料丢失的状况；建立统一的借阅表，所有人员在借阅文件档案的时候，都需要在借阅表上进行登记，确保借阅信息能够追溯到个人，这也有助于档案资料的迅速追回，避免出现这种文件丢失的状况。此外，应当加大基础的监管制度，明确事业单位档案管理机制的重要性，经常性地检查档案管理人员的日常工作，确保档案管理工作能够严格围绕档案管理制度来完成，逐步提高档案管理工作的科学性与规范化。

2.4 通过培训提升档案管理人员专业素质

在新时期的事业单位档案管理工作中，应当通过培训提高档案管理人员的专业素质，明确档案管理工作的所有业务，制定完善的工作职责与机制，结合所有档案管理人员的能力来具体划分工作内容，使得所有档案管理人员都能够做好基础工作内容。在展开档案管理人员培训的过程中，不仅要提高档案管理人员的基础档案管理能力，还需要积极引进先进的档案管理方式。只有不断提高档案管理人员的专业素质，才能够推动事业单位档案管理朝着科学化的方向持续发展。

2.5 大力实行电子化档案管理

信息时代下各行各业发生了翻天覆地的变化，档案管理工作需要同步创新，灵活运用信息技术和网络技术，渗透到社会生产生活中。基于网络技术，可以实现数据信息高效收集和保管，提升信息化水平。电子化档案管理，并非是完全剔除纸质档案，而是纸质档案和电子档案并存，尽可能减少档案流失、磨损以及人为操作失误等情况，推动档案管理信息化发展。

3 提升事业单位档案利用效益的思路

事业单位档案资料毫无疑问具有很大的价值，因此其利用效率的高低能够直接体现出档案管理工作的水平。因此，只有将提高事业单位档案资料利用效率作为推进事业单位档案管理规范化的最终落脚点，才真正有助于单位领导借助于这些档案资料作出更好的决策，继而助力单位实现更好的发展。具体来说，首先要提高事业单位档案管理人员对档案资料的合理利用意识，确保所有的档案管理工作都能为档案资料被有效利用而服务。另外，应针对事业单位档案工作的服务机制进行创新，创新目的在于尽可能使这些档案资料更好地服务于领导决策，服务于生产科研，服务于任何有需要的人员进行查阅。要实现这一目标，一方面需要建立和健全事业单位档案利用制度，通过制度落实来提高档案管理人员服务的积极性和工作热情，激励其从以往的被动型服务转变为主动型服务；另一方面需要对当前事业单位档案检索的工具进行全面更新，彻底摒弃传统的人工检索或半人工检索，全面落实现代电脑智能化检索方式，从而切实提高档案资料检索的准确性和速度。只有这样，才能真正实现对事业单位档案资料的更高效利用，实现事业单位档案管理服务水平的与时俱进，推动单位更加快速、健康地发展。

4 结束语

总之，事业单位属于公益性质机构，其工作内容是面向整个社会的，档案管理属于事业单位管理中的一项重要工作。所以，事业单位应按照时代发展要求，对目前的档案管理工作加以创新优化。事业单位应对档案管理工作内容、形式及制度进行创新和调整，对档案管理人员加强培训，提高其专业技能和职业素养，以此提高档案管理工作质量，为社会主义现代化建设提供优质服务。